Télésecrétariat médical : quelles sont les différentes options ?

Le fonctionnement d’un établissement médical dépend des activités liées à la prise de rendez-vous. Qu’elles soient par téléphone ou en ligne, ces tâches peuvent être gérées de plusieurs façons. De nos jours, il est rare qu’un cabinet médical gère en interne la gestion des appels ainsi que la mise à jour des agendas médicaux. Pour cela, il fait appel à des services externes. Il s’agit de recourir à un prestataire extérieur qui a pour métier principal la gestion de la permanence téléphonique.

Par ailleurs, qui dit permanence téléphonique dit également gestion d’agenda. Actuellement, il est possible de coupler le service du télésecrétariat médical avec une solution de prise de rendez-vous en ligne. Grâce à l’avancée technologique, les patients procèdent de différentes manières pour communiquer avec leur cabinet médical. De ce fait, il ne s’agit plus de faire un choix entre un secrétariat à distance et une prise de rendez-vous en ligne, mais d’avoir un service deux en un.

Quels sont les services proposés par ces deux solutions ? Comment optimiser la gestion des patients ? Voici quelques pistes.

Secrétariat téléphonique à distance ou télésecrétariat

Lorsqu’on parle de secrétariat téléphonique à distance, on se réfère au télésecrétariat médical. Ce service est mis en place dans les années 80. Aujourd’hui, c’est une pratique courante pour les professionnels de santé. En effet, ces derniers font appel à des plateformes téléphoniques pour optimiser la gestion de la relation client. L’objectif de ce service est d’offrir un accueil de qualité aux patients pour les fidéliser et acquérir en même temps de nouveaux patients.

L’externalisation de l’appel téléphonique permet de bénéficier de nombreux avantages. Le télésecrétariat garantit une image de qualité à la structure médicale. En effet, l’équipe de télésecrétaires est compétente à ce niveau. Côté financier, il n’est plus question d’investir dans du matériel et des locaux. De plus, le coût de ce service est accessible pour n’importe quel type de structure : maison de santé, cabinet médical, ou encore clinique. C’est donc une solution simple, pratique et efficace.

Prise de rendez-vous en ligne

Le secteur médical a connu un changement depuis le développement des réservations sur internet. En effet, de plus en plus de patients recourent à la prise de rendez-vous en ligne. En  France, près de 40% des rendez-vous médicaux se font en ligne. D’où l’importance de se mettre à l’ère digitale. Pour les établissements médicaux, c’est une manière de pallier l’absence de secrétaire et de moderniser la gestion des agendas médicaux. Pour mettre en place un agenda médical en ligne, il faut utiliser des logiciels spécifiques.

Une entreprise de télésecrétariat tel que Serenity utilise ces outils pour faciliter l’organisation quotidienne d’un cabinet médical. Un outil de prise de rendez-vous en ligne comme l’agenda doctolib présente diverses fonctionnalités. Grâce à cela, les rendez-vous non honorés diminuent abondamment. De plus, il est plus facile pour le patient de trouver un créneau disponible pour caler un rendez-vous. En résumé, ce service est à la fois moderne, rapide, mais également efficace.

Pourquoi ne pas combiner le télésecrétariat et la prise de rendez-vous en ligne ?

Effectivement, l’arrivée d’internet a basculé les méthodes de prise de rendez-vous. Toutefois, il est à noter que même si cela limite les appels téléphoniques, d’autres patients préfèrent le canal téléphonique. En majorité, ce sont les seniors qui choisissent d’appeler pour prendre un rendez-vous chez leur médecin. Cela peut aussi être le cas pour les personnes qui n’ont pas accès à internet et aux différents appareils mobiles. Ou simplement parce que les personnes privilégient le contact humain.

En bref, quel que soit le motif, un télésecrétariat médical doit proposer un mixte de ces deux alternatives. En d’autres termes, il faut coupler l’accueil téléphonique avec l’agenda en ligne. Ainsi, vous permettez à vos patients de vous joindre selon les moyens de communication qui leur conviennent. Il existe différentes entreprises qui proposent cette formule combinée. En guise d’exemple, un centre de relation client à Madagascar comme Serenity propose un service complet en termes de gestion de télésecrétariat.

Les avantages d’un service combiné

L’avantage d’un télésecrétariat combiné à un agenda en ligne va au-delà de la continuité de réponse fournie aux patients. En effet, cette alternative permet à votre entreprise de :

• Filtrer les appels

Tout d’abord, les simples demandes de rendez-vous peuvent se faire gratuitement sur internet. Le patient aura accès à l’agenda partagé pour voir les horaires disponibles et inscrire son rendez-vous. De ce fait, les secrétaires médicales dédiées ne prennent en charge que les demandes spéciales et urgentes.

• Gagner du temps et de l’argent

Un service plus complet vous permettra de gagner en temps et en argent. En effet, un outil de prise de rendez-vous permet aux télésecrétaires de traiter efficacement les demandes des patients. De plus, tout est réuni sur le même agenda. De ce fait, les télésecrétaires et les praticiens peuvent avoir un accès en temps réel des informations sur l’agenda médical en ligne.

En outre, le télésecrétariat se complète parfaitement avec un service de prise de rendez-vous en ligne. De ce fait, si vous êtes à la recherche de ce type de service, vous pouvez simplifier votre quotidien en faisant appel à Serenity.