Télésecrétaire médicale : comment bien la choisir ?

Une télésecrétaire médicale est indispensable à un établissement de santé qui souhaite externaliser le service de secrétariat. Il s’agit de trouver un prestataire qui dispose d’une équipe compétente composée et professionnelle. Leur principal objectif est d’offrir un accueil de qualité aux patients et de s’affranchir des tâches administratives. Cette option est devenue une habitude pour les professionnels de santé. En effet, le télésecrétariat externalisé procure plusieurs avantages.

Tout d’abord, cela permet de réaliser des économies. Ensuite, le cabinet médical améliore son image et la relation avec sa patientèle. Enfin, l’établissement bénéficie de l’expertise du prestataire. Ce dernier joue alors un rôle important dans le bon fonctionnement des activités. De ce fait, le professionnel du secteur médical doit porter une attention particulière sur le choix de son prestataire.

Serenity vous propose de connaître les deux principaux critères pour vous aider à identifier le télésecrétariat qui vous convient.

En quoi consiste une télésecrétaire médicale ?

De manière générale, une télésecrétaire médicale s’occupe de la gestion complète d’un cabinet médical. Par conséquent, c’est un élément clé qu’il faut avoir au quotidien. Les fonctions qu’elle occupe sont :

• Prise en charge des appels

La permanence téléphonique est la principale fonction d’une télésecrétaire médicale. En effet, elle s’occupe de la prise en charge des demandes des patients et répond aux questions pratiques. De ce fait, une télésecrétaire dédiée doit connaître au préalable des jargons du domaine médical.

• Planification des rendez-vous

La gestion d’agenda médical fait partie des missions d’un service de télésecrétariat. La secrétaire téléphonique organise les rendez-vous et le planning des praticiens. Enfin, l’agenda médical externalisé permet de connaître les mises à jour et les modifications des plannings.

• Autres fonctions

La télésecrétaire médicale assure également tout l’aspect administratif de votre établissement. Cela comprend la transcription, la rédaction de compte-rendu, le paiement des factures, la gestion des contrats ou encore la saisie des courriers. Toutefois, cette demande dépend de vos besoins.

Premier critère : le type de prestataire

Avant toute chose, vous devez identifier le type de structures avec lequel vous souhaitez collaborer. Pour ce faire, vous avez trois options :

• La secrétaire indépendante

Il s’agit d’un travailleur indépendant qui propose une prestation tarifée en secrétariat médical à distance. De manière générale, cette personne travaille pour son propre compte. De ce fait, il faut s’attendre à ce qu’elle gère à la fois deux ou trois missions.

• La startup

C’est en quelque sorte une jeune entreprise qui gère une dizaine de télésecrétaires médicales. La particularité de ce type d’agence est qu’elle est encore dans une phase d’expérimentation. Toutefois, son but principal est d’offrir un service unique à son donneur d’ordre.

• Le centre d’appels

Un centre d’appels dispose d’une équipe de télésecrétaires médicales expérimentées. Elles appliquent les consignes de l’entreprise cliente. Il existe des centres d’appels spécialisés dans le secteur médical. C’est le cas de Serenity, un centre de relation client basé à Madagascar.

Second critère : le tarif

Le coût du service doit être également pris en compte lorsqu’on fait appel à un télésecrétariat externalisé. Par ailleurs, le tarif varie selon certains points à savoir :

• La destination

Il faut savoir que plusieurs pays ont une grande réputation en termes d’outsourcing. Néanmoins, chaque destination a sa particularité. Il en est de même pour le tarif. A titre d’exemple, Madagascar figure dans la liste des pays qui proposent une externalisation d’appel médical à coût réduit.

• Les besoins de votre établissement

Pour commencer, il faut établir à quel moment vous souhaitez recourir à une télésecrétaire médicale. Cela peut être à temps partiel ou alors à temps plein. Ensuite, vous définissez le volume d’appels traité ainsi que la liste des tâches assignées.

• L’expertise du prestataire

Le coût d’une prestation dépend aussi de l’expertise du prestataire. Bien évidemment, il y a toujours ceux qui cassent le prix et proposent des tarifs plus abordables. Toutefois, ne soyez pas seulement attiré par le prix, car il faut aussi se baser sur les expériences et le professionnalisme du prestataire.

Avant tout engagement, il faut donc analyser certains points pour bien choisir son télésecrétariat. En résumé, votre cabinet médical doit opter pour une télésecrétaire médicale adaptée à votre budget et à vos attentes.