Recruter une télésecrétaire médicale dédiée : quelle solution opter ?

En France, le poste de télésecrétaire médicale dédiée est très recherché sur le marché du travail. Les permanences téléphoniques ont du mal à compléter leurs équipes en raison de la pénurie de main-d’œuvre. Pourtant, une secrétaire médicale occupe une place essentielle dans le fonctionnement d’un établissement de santé. Qu’elle travaille à distance ou en interne, elle assure plusieurs fonctions. Elle s’occupe de la gestion des agendas des médecins, gère le standard téléphonique, effectue la prise de rendez-vous des patients. Bref, elle s’occupe de la gestion administrative d’un cabinet médical.

C’est pourquoi, il est important de recruter des assistantes professionnelles et compétentes. Pour cela, les télésecrétariats en France ont recours à un cabinet de recrutement ou procèdent eux-mêmes à leurs embauches. Malgré ces efforts, les candidatures se font rares. Fort heureusement, pour pallier le manque de main d’œuvre, il existe une autre solution très connue, mais peu utilisée.

Il s’agit de recourir à la sous-traitance à l’étranger, notamment dans les pays francophones comme Madagascar. Cette solution s’avère être efficace. Comment ? Nous allons vous expliquer.

Faire appel à un télésecrétariat médical externalisé : une alternative au recrutement

Les permanences téléphoniques médicales font face à un problème récurrent : la difficulté de trouver une télésecrétaire médicale dédiée. Les candidatures se font de moins en moins nombreuses. Cela s’explique par différentes raisons :

1^ère raison

Premièrement, les professionnelles du métier privilégient le travail à distance depuis la crise sanitaire. En effet, cette période a incité plusieurs travailleurs à réfléchir sur leurs carrières et aux difficultés de leurs conditions de travail. C’est pourquoi, de nombreuses secrétaires médicales ont décidé de devenir secrétaire indépendante. Grâce au télétravail, elles éliminent leur temps de trajet, car elles n’ont plus à se déplacer. En parallèle, elles diminuent également leurs dépenses. Pour finir, elles améliorent leur productivité. Par conséquent, tout cela a supprimé les présences en bureau.

2^ème raison

Deuxièmement, les entreprises de télésecrétariat en France connaissent un taux élevé de turnover. Les départs et les arrivées se font trop fréquemment. En effet, l’époque où les employés passaient toute leur carrière au sein d’une seule entreprise est bien loin. Tout d’abord, cela nuit à leur carrière. Puis, la nouvelle génération est bien plus encline à connaître une carrière professionnelle mouvementée. Or, le métier de télésecrétaire attire beaucoup plus ces jeunes travailleurs. D’où la difficulté à recruter des employés talentueux et fidèles dans ce secteur.

3^ème raison

Vous avez du mal à fidéliser vos employés, car la rémunération ne leur correspond pas. Lorsqu’une opportunité se présente, ils vont quitter votre entreprise. Pourtant, il est difficile de prévoir une augmentation de salaire lorsque vous êtes une TPE ou une PME. Par ailleurs, pour résoudre ces problèmes de recrutement, la solution est de confier le service de secrétariat à un prestataire externe. Un télésecrétariat médical externe peut gérer vos appels en votre nom selon vos directives et vos besoins.

 

Quels sont vos avantages à externaliser les activités de télésecrétariat ?

Il faut savoir qu’une entreprise de télésecrétariat médical à Madagascar fonctionne de la même manière que votre permanence téléphonique. En effet, les agents assurent la gestion de la relation client, répondent aux appels téléphoniques des patients, organisent les rendez-vous, traitent les urgences, transfèrent les messages aux praticiens, etc. Par ailleurs, en tant que dirigeant de votre établissement, recruter votre personnel ne doit pas être votre priorité. Le prestataire prendra soin de le faire à votre place. L’externalisation de vos services de secrétariat vous permet de bénéficier de nombreux avantages.

Télésecréaire médicale dédiée : avantage n°1

Tout d’abord, vous vous libérez des contraintes liées au recrutement d’une télésecrétaire médicale dédiée. Le processus de recrutement touche diverses activités :

• Identification de vos besoins.
• Recherche de candidats.
• Sélection des candidats.
• Intégration des nouvelles recrues.

 

Télésecréaire médicale dédiée : avantage n°2

Par la suite, recourir à un télésecrétariat externalisé vous permet de confier également la gestion du personnel. Le centre d’appels assure la gestion quotidienne des salariés :

• Planification des congés.
• Organisation des absences.
• Gestion de paie et rémunération des salariés.
• Formation des secrétaires téléphoniques médicales.

 

Télésecréaire médicale dédiée :  avantage n°3

Enfin, une plateforme téléphonique médicale externe gère d’autres missions en lien avec la gestion administrative des salariés. Il s’agit notamment de :

• Gestion des imprévus.
• Organisation des horaires.
• Mise en place d’un environnement de travail sécuritaire, motivant et hygiénique.
• Satisfaction et fidélisation des employés.

 

Comment se passe le recrutement de télésecrétaire médicale dédiée dans un call center médical ?

Comme nous l’avons évoqué plus haut, le recrutement d’une télésecrétaire médicale dédiée peut vous prendre beaucoup de temps, car vous recevez peu de candidatures. Par conséquent, vous n’arrivez plus à vous concentrer sur la croissance de votre entreprise. En faisant appel à un télésecrétariat médical externalisé, vous confiez les contraintes administratives liées à l’embauche de votre équipe. Grâce à cela, vous économisez du temps et de l’argent. Par ailleurs, la procédure de recrutement au sein d’un call center médical se passe comme suit :

1^ère étape

Vous faites part de vos attentes au centre d’appels offshore. Lors de ce contact, vous expliquez le profil que vous recherchez :

• L’expérience professionnelle (débutante ou expérimentée).
• La formation et les diplômes.
• Les qualités de la télésecrétaire médicale.
• La liste des responsabilités.

 

2^ème étape

Par la suite, le chargé de recrutement ou le responsable des ressources humaines va prendre soin de trouver des candidats répondant au profil demandé. Chez Serenity, notre centre d’appels médical à Madagascar, la procédure de sélection est assez rigoureuse afin d’assurer un recrutement de qualité. Pour trouver les meilleurs candidats, nous mettons en place une stratégie efficace :

• Créer des offres d’emplois soignés.
• Utiliser des canaux de communication divers : site de recrutement en ligne, réseaux sociaux (linkedin et facebook).
• Participer à des évènements. Exemple : salon de l’emploi.
• Organiser des portes ouvertes ou job dating.

 

3^ème étape

Après la préparation du recrutement et la diffusion des offres d’emploi. Le chargé de recrutement va étudier les candidatures. Ensuite, il procède à la procédure de sélection :

• Tri des CV.
• Entretien téléphonique et physique.
• Préparation de l’entretien du candidat sélectionné avec les managers du centre d’appels (superviseur ou responsable opérationnel d’activité).
• Dernier entretien avec le client pour finaliser le choix.

 

 

Télésecrétaire médicale dédiée : une solution temporaire ou permanente ?

Externaliser votre télésecrétariat médical est la solution pour vous consacrer en toute sérénité à votre métier. Le centre téléphonique gère tout ce qui concerne les ressources humaines, la comptabilité et autres imprévus. Par ailleurs, il est important de souligner que l’externalisation peut se faire de manière ponctuelle ou régulière. Autrement dit, la télésecrétaire médicale dédiée peut être embauchée en CDI ou en CDD.

Un contrat en CDI

En premier lieu, une secrétaire médicale à distance peut effectuer une gestion complète du cabinet médical en assistant quotidiennement les praticiens. Dans ce cas, elle travaille à temps plein pour l’établissement de santé. En optant pour une externalisation à Madagascar, le secrétariat médical externalisé gère la totalité de vos activités. De son côté, la télésecrétaire médicale à Madagascar obtient un CDI (Contrat à Durée Indéterminée) lorsque sa période d’essai est concluante. Par ailleurs, le contrat ne peut être rompu qu’en cas de démission, de départ en retraite ou en cas de licenciement.

Un contrat en CDD

Contrairement à un CDI, un CDD fixe à l’avance la durée du contrat de l’employé. Un call center recourt à ce type de contrat lorsque vous externalisez votre service de permanence téléphonique de façon périodique. En effet, il se peut que votre entreprise rencontre une augmentation temporaire d’activité. Cela se produit durant la période hivernale, par exemple. Dans ce cas, la télésecrétaire médicale recrutée vient en renfort à votre secrétaire en interne lorsque les appels sont trop nombreux. Cependant, elle prend en charge les appels des patients uniquement pendant cette période.

Une solution en cas d’absence prévu ou imprévue

Vous avez du mal à gérer vos appels téléphoniques lorsque l’une de vos télésecrétaires est absente. En effet, vous devez revoir votre planning. Pour cela, vous allez répartir les tâches entre celles qui sont disponibles. Pourtant, cela provoque une surcharge de travail. En faisant appel à un secrétariat téléphonique à distance, la production continue même en cas d’absence d’un agent. Chez Serenity, nous avons mis en place un service back-up. Une télésecrétaire médicale dédiée se charge de prendre les appels de celle qui est absente. De cette manière, la permanence téléphonique fonctionne du lundi au vendredi, le week-end et les jours fériés sans interruption.

Comment recruter une télésecrétaire médicale dédiée sans faire beaucoup d’investissement ?

Dans un marché hyper concurrentiel, vous souhaitez diminuer vos dépenses. Ainsi, vous pouvez envisager de développer votre activité. Malheureusement, certaines charges vous freinent dans votre projet. Les coûts de recrutement en fait partie. En effet, pour recruter des talents qui vont apporter une valeur ajoutée à votre entreprise de télésecrétariat, vous devez prévoir un budget qui n’est pas moindre. Mais quels sont les frais liés à l’embauche d’une télésecrétaire médicale dédiée ?

Le frais de recrutement

Comme nous l’avons dit plus haut, le recrutement passe par plusieurs étapes. Par ailleurs, pour obtenir une multitude de candidatures, vous devez diffuser des offres d’emploi en utilisant diverses méthodes. L’utilisation de canal de diffusion a un coût. Si vous décidez de faire appel à un cabinet de recrutement, vous devez également payer les frais de prestation. Grâce à l’externalisation, vous gagnez du temps et vous vous libérez des coûts de recrutement.

La formation

Selon les dispositions du Code du travail, la formation professionnelle est obligatoire pour une entreprise. Généralement, elle doit être dispensée en interne. Une formation permet d’améliorer les compétences de vos télésecrétaires médicales. Celles-ci seront mieux armées pour répondre aux demandes des patients et offrir un service de qualité. Néanmoins, la formation nécessite de faire une dépense. La solution est d’externaliser vos tâches administratives. Ainsi, vous évitez de prendre en charge les frais de formation.

La rémunération

La rémunération d’une télésecrétaire médicale dédiée comprend différents éléments. Concernant les charges directes, vous devez prendre en compte son salaire net, les cotisations sociales et les charges patronales. Or, en sous-traitant vos activités, que ce soit de manière partielle ou totale, vous payez une prestation. Autrement dit, vous n’avez plus à payer toutes ces charges. De plus, la facturation mensuelle se fait à l’appel et non au rendez-vous. Dans tous les cas, faire appel à un centre d’appel vous revient moins cher.

 

Serenity, bien plus qu’un télésecrétariat médical

Pour recruter rapidement du personnel compétent, l’outsourcing offshore reste la solution la plus efficace. Cependant, il est crucial de trouver un prestataire expert dans ce domaine. La plupart des entreprises sont réticentes à délocaliser leurs activités à l’étranger pour deux raisons différentes. D’une part, elles sont tombées sur un mauvais prestataire. D’une autre part, elles n’ont pas expérimenté cette pratique, mais restent sur des préjugés. Or, une collaboration porte ses fruits à condition de trouver le bon prestataire.

Que ce soit pour un projet à court terme ou à long terme, vous pouvez renvoyer vos appels vers notre centre d’expertise en télésecrétariat médical. Nos télésecrétaires expérimentées prendront les appels sans que les patients ne se soient rendu compte de quoi que ce soit. Notre objectif est de devenir un véritable partenaire à qui vous pouvez confier votre relation client. Notre expertise est un réel atout pour l’image d’un cabinet médical. Chaque collaborateur tient une fonction essentielle.

1-Les télésecrétaires sont les premiers contacts avec les patients. Elles veillent à la satisfaction de ces derniers et véhiculent une image positive du cabinet médical.

2-Les formateurs assurent la montée en compétence des collaborateurs. Ils forment les nouvelles télésecrétaires et aident celles qui ont des difficultés dans l’exercice de leurs tâches.

3-Les superviseurs gèrent le planning de l’équipe et veillent à ce que les agents atteignent leurs objectifs.

4-Le responsable d’activité dirige l’équipe de production, gère le personnel et s’assure de trouver les bons candidats pour le poste de télésecrétaire médicale.

Pour finir, nos services concernent :

• La gestion des appels entrants.
• L’accueil téléphonique.
• Le traitement des relances ou des confirmations de rdv.
• La prise de rendez-vous médicaux.
• La gestion des plannings médicaux.

 

Que vous soyez un cabinet médical, une permanence téléphonique, une clinique ou un établissement de santé et que vous avez du mal à recruter des télésecrétaires médicales, externalisez votre secrétariat et contactez Serenity !