Secrétaire médicale en interne ou externalisée ?

Une secrétaire médicale tient une place centrale dans le bon fonctionnement d’un établissement de santé. Pour cela, ces entreprises médicales ont deux options : recruter une secrétaire médicale ou externaliser le service de secrétariat. Pour réussir à s’imposer face à la concurrence, ces structures nécessitent la mise en place de solutions flexibles, performantes et agiles. En effet, elles vont permettre de s’adapter rapidement aux contraintes imposées par l’actualité du marché tout en respectant l’organisation de l’établissement de santé.

Actuellement, même si l’internalisation du secrétariat médical se fait très rare, ce service existe toujours. En effet, certains praticiens veulent conserver un accueil physique au cabinet pour se rapprocher beaucoup plus de leur patientèle. En revanche, d’autres confient la gestion de leur secrétariat à un prestataire spécialisé qui se trouve le plus souvent au-delà de leurs frontières.

De ce fait, quelle option est la plus avantageuse ? Devriez-vous passer par le processus de recrutement ? Ou alors opter pour le télésecrétariat externalisé ?

Qu’est-ce que le métier de secrétaire médicale ?

Qu’il s’agisse d’une embauche en interne ou d’une externalisation du secrétariat médical, une secrétaire médicale est indispensablepour un établissement médical. En effet, elle intervient le plus souvent dans les structures telles que les hôpitaux, les cliniques, ou encore les cabinets médicaux. Il est également possible de les rencontrer dans d’autres entités médicales telles que les laboratoires d’analyses, les maisons de retraites, les cabinets de radiologie, etc.

Son intervention est doublement bénéfique, par rapport aux cabinets médicaux, aux professionnels de santé et à leurs patients. En effet, une secrétaire médicale apporte une réelle assistance au quotidien des praticiens. Par ailleurs, elle exerce un contact direct et régulier avec les patients au cours des missions d’accueil. Bref, une secrétaire médicale participe grandement au bon fonctionnement d’un établissement de santé.

Ses principales interventions

Généralement, les domaines d’intervention d’une secrétaire médicale sont presque les mêmes, qu’il s’agisse d’un secrétariat médical externalisé ou d’une mise en place en interne. On peut rencontrer :

• La tenue et la gestion du standard téléphonique médical : la prise de rendez-vous ou le traitement des demandes des patients
• La gestion d’agenda médical : enregistrer et répertorier les rendez-vous patients, gérer les urgences, gérer les créneaux des médecins, etc.
• L’accueil téléphonique ou physique des patients : réception des patients et installation en salle d’attente en cas d’un accueil physique

D’autres tâches administratives supplémentaires peuvent s’y ajouter pour une secrétaire médicale en interne, comme :

• La réception et la rédaction des courriers médicaux
• Le suivi des dossiers médicaux des patients
• La gestion des stocks de l’établissement de santé
• La saisie et l’archivage des dossiers

Secrétaire médicale : les qualités requises

Quel que soit le domaine d’intervention d’une secrétaire médicale, voici quelques qualités qui lui sont indispensables :

• L’aisance relationnelle : ce métier nécessite un excellent sens du relationnel aussi bien avec les praticiens, qu’avec les patients
• Un grand sens de l’initiative : l’autonomie est un point crucial dans un tel métier de service. De ce fait, la secrétaire médicale se doit de s’adapter aux personnalités des médecins, ainsi qu’aux spécificités de ses activités.
• Une grande empathie : Il est essentiel de faire preuve d’une grande empathie pour pouvoir travailler dans le secteur médical. Cela contribue à une bonne approche pour rassurer les patients nerveux et inquiets.
• La discrétion : un service de secrétariat médical de qualité passe par cette qualité tout en respectant la déontologie professionnelle.

Bref, ces qualités sont tout autant indispensables, que le cabinet médical embauche une secrétaire médicale, ou qu’il décide de recourir à un télésecrétariat médical.

Pourquoi recruter une secrétaire médicale en interne ?

Apporter un côté humain grâce à un accueil physique

Mis à part les appels téléphoniques, une secrétaire médicale se doit également d’apporter un côté humain dans l’accueil des patients. Cette fonction permet de fournir une prise en charge de qualité. En général, son intervention apporte une certaine proximité avec le client tout en offrant une certaine disponibilité.

Assister quotidiennement les professionnels de santé

Pour les établissements de santé qui ont l’habitude de recevoir beaucoup de monde, faire appel à une secrétaire médicale est un réel atout du service client médical. En effet, les médecins peuvent se consacrer entièrement à leurs patients, sans soucier de l’accueil et du traitement des demandes des clients. Elle s’en occupera, même les demandes qui ne sont pas d’ordre médical.

Les avantages d’externaliser le secrétariat médical

Certes, recruter une secrétaire médicale présente des avantages. Cependant, cette solution semble être assez coûteuse et contraignante du point de vue des ressources. A cet effet, le recours à la mise en place d’un télésecrétariat médical externalisé à Madagascar peut être la solution à vos besoins d’agilité et de souplesse pour s’adapter aux contraintes imposées. Qu’est-ce que vous allez bénéficier ?

• Une grande disponibilité pour répondre à vos appels : les prestataires externes proposent une plage horaire plus vaste pour assurer votre disponibilité, même en dehors des horaires.
• Un accueil humanisé et personnalisé : une télésecrétaire médicale dédiée saura faire preuve d’empathie et d’écoute envers les patients appelants.
• Une organisation optimisée : le fonctionnement évolué du secrétariat médical externalisé permet de transférer les appels sur une directe pour permettre aux praticiens de rester joignable pour les appels importants.

Externalisez votre secrétariat médical chez Serenity

Faire appel à une télésecrétaire médicale permet de bénéficier d’une gestion optimisée des appels entrants, telle une secrétaire médicale en interne. Pour ce faire, vous pouvez solliciter les services de Serenity, un centre d’expertise en télésecrétariat médical à Madagascar. En effet, nous mettons à disposition des professionnels de santé des agents de référence qualifiés et dotés d’une connaissance accrue dans le domaine.

Par ailleurs, en choisissant de travailler avec nos télésecrétaires médicales expérimentées, vous faites confiance à des profils experts, particulièrement sélectionnées avec soin. De plus, nous proposons des solutions flexibles afin qu’elles puissent travailler selon vos besoins et vos directives. Bref, conçues pour être fiables, efficaces et moins coûteuses que l’embauche d’une secrétaire classique. Nos solutions s’engagent à vous satisfaire selon vos besoins.

Ayant une grande importance sur la survie de vos activités médicales, il faut bien choisir le prestataire en secrétariat médical avec qui vous allez collaborer. Pour une externalisation à Madagascar, les télésecrétaires médicales chez Serenity sont aptes à répondre à vos besoins. N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations à ce sujet.