Gérer un télésecrétariat médical : quelles sont les qualifications nécessaires ?

Aujourd’hui, dans n’importe quelle profession, il semble qu’avoir un diplôme est indispensable pour la réussite professionnelle. Toutefois, ceci n’est pas valable pour tous les projets. Des exceptions restent toujours possibles. Dans le monde de l’entrepreneuriat, il faut avant tout du savoir-faire et des qualités innées.

C’est pourquoi, aucune obligation de diplôme n’est requise pour devenir entrepreneur dans le secteur du télésecrétariat médical. Cependant, il ne faut pas se lancer dans cette aventure sans avoir de l’expérience. Selon une étude, la plupart des personnes qui décident de monter une permanence téléphonique médicale sont des anciens managers d’équipe ayant déjà travaillé dans ce domaine. 

De ce fait, vous n’avez pas besoin d’apprendre le métier. Au-delà des expériences, que faut-il faire pour bien gérer un télésecrétariat médical ? Nous allons mettre au clair certains points.

Quelles sont les qualités pour bien gérer un télésecrétariat médical ?

Dans les pays occidentaux, la réussite sans diplôme est monnaie courante. Bon nombre de dirigeants d’entreprise de renom ont connu un grand succès sans avoir de diplôme en poche. D’autres sont allés à l’université, mais ont abandonné leurs études pour se consacrer entièrement à leurs projets. De ce fait, la réussite sans diplôme est tout à fait possible.

Cependant, en tant qu’entrepreneur dans le domaine du télésecrétariat médical, d’autres qualités sont requises. Ces traits de personnalité et ces habitudes quotidiennes ne s’apprennent pas sur les bancs de l’université. Voici une liste non-exhaustive de ces dites qualités :

• Âme de leader.

Tout le monde peut avoir l’âme d’un leader. En effet, cela s’apprend avec le temps et grâce à l’expérience. Par ailleurs, être un bon leader signifie avoir des compétences managériales, être altruiste et responsable. De plus, vous devez savoir motiver toutes les personnes qui participent au déroulement de vos activités.

• Forte capacité de travail

Quel que soit le projet, un chef d’entreprise doit avoir beaucoup de détermination dans le développement de sa société. C’est pourquoi, cela demande beaucoup de temps de travail. Il faut donc se préparer à avoir beaucoup de tâches lorsqu’on se lance dans cette aventure. Cependant, il faut faire attention à ne pas tomber dans l’épuisement professionnel.

• Être organisé

Pour réussir en tant qu’entrepreneur, il est essentiel d’être méthodique dans son travail, ses idées et sa vie professionnelle. Par ailleurs, vous devez connaître avec précision les moments où l’on doit travailler et les tâches à accomplir. Pour ce faire, il faut tenir à jour un planning de manière régulière.

 

Gérer un télésecrétariat médical : savoir déléguer

Comme nous l’avons dit précédemment, vous avez une grande quantité de tâches à accomplir dans votre quotidien. Cependant, sachez que vous ne pourrez pas tout maîtriser. C’est pourquoi, vous devez vous entourer de personnes de confiance, capables d’aller dans votre sens. Grâce à cela, vous pouvez créer une bonne image professionnelle.

Par ailleurs, gérer un télésecrétariat médical requiert également une aide externe. Sous-traiter votre permanence téléphonique est le meilleur moyen de vous focaliser sur vos tâches principales. De plus, cette solution permet d’optimiser vos coûts tout en bénéficiant d’un service de qualité. Recourir à un télésecrétariat externalisé vous apporte également plus de flexibilité.

En effet, votre équipe externe peut travailler sur des horaires plus larges. Ceci est d’autant plus valable lorsque la sous-traitance se fait auprès d’une entreprise de secrétariat téléphonique à l’étranger, par exemple un call center médical à Madagascar.

Pour finir, vous devez bien déterminer les tâches à externaliser. Puis, il faut faire confiance à votre prestataire, car c’est un expert qui maîtrise également votre métier. Enfin, il est essentiel d’assurer le suivi des tâches que vous avez confiées.

Gérer une entreprise : s’entourer de personnes compétentes

Pour bien gérer un télésecrétariat médical, il faut avoir les ressources nécessaires. Généralement, ce sont les télésecrétaires médicales qui sont les piliers de votre organisation. En effet, elles gèrent les appels téléphoniques, prennent les rendez-vous médicaux, organisent les plannings des médecins (médecins généralistes ou spécialistes) et effectuent d’autres tâches administratives.

Par ailleurs, vous aurez également besoin d’un ou plusieurs managers d’équipe. Cela dépend de la taille de votre activité. Un superviseur est nécessaire pour une équipe de dix (10) à vingt (20) télésecrétaires. Au-delà de cet effectif, il faut revoir le nombre de managers.

Bien que les secrétaires téléphoniques médicales soient des personnes compétentes, elles ont besoin d’une formation avant leur prise de poste. C’est pourquoi, vous avez également besoin de recruter un formateur. Celui-ci ne sera pas simplement chargé de la formation.

Il va également suivre la montée en compétences du personnel en front-office. Lorsqu’une secrétaire est en difficulté, il va l’aider à s’améliorer. Bref, toute l’équipe travaille ensemble pour la bonne marche de votre entreprise de télésecrétariat médical. Il est à noter que chaque poste possède ses propres compétences et qualités.

Les compétences d’une télésecrétaire médicale

Qu’il s’agisse d’un ancien ou d’un nouvel employé, une formation est toujours nécessaire avant de prendre les rdv et traiter les appels entrants des patients. Cette formation permet aux télésecrétaires de s’imprégner de leur environnement de travail. Puis, c’est le moment d’apprendre à utiliser les logiciels de planification des agendas des praticiens.

Cependant, il faut éviter de travailler avec des débutantes. En effet, si vous souhaitez garantir une bonne réputation auprès des professionnels de santé, il faut des personnes à la fois compétentes et expérimentées. C’est pourquoi, il est important que la secrétaire médicale à distance possède des compétences en technique de secrétariat ou dans la gestion administrative.

Elle peut avoir ces compétences en ayant suivi une formation professionnelle ou un parcours universitaire. Par la suite, étant donné que toutes les tâches se font à distance, l’utilisation des outils informatiques est cruciale. Autrement dit, une assistance médicale à distance doit savoir manipuler les outils de base ainsi que les nouvelles technologies.

 

Les qualités et les compétences d’un superviseur

Un superviseur d’équipe n’est pas un simple chef d’équipe. C’est également un élément clé dans l’organisation de votre plateforme téléphonique. En effet, il a pour rôle de suivre l’avancement du travail de chaque télésecrétaire.

Il doit également motiver sa troupe pour atteindre les objectifs fixés. Par ailleurs, il intervient lorsqu’une télésecrétaire répond à un appel difficile. En d’autres termes, il répond aux demandes du patient pour que celui-ci soit satisfait de son parcours de soin.

Par ailleurs, il faut savoir qu’il n’y a pas de formation spécifique pour devenir superviseur. On n’apprend pas cela dans les universités ou dans les centres de formation. Généralement, seules les meilleures télésecrétaires ayant une forte capacité de management sont promues à ce poste.

C’est la raison pour laquelle ce métier requiert beaucoup d’expériences. Enfin, tout comme la télésecrétaire, il doit également maîtriser les techniques de secrétariat et connaître l’environnement médical.

 

Les qualités d’un bon formateur

Après la phase de recrutement, il faut former vos nouveaux collaborateurs. Le formateur a pour rôle de perfectionner les connaissances des télésecrétaires. Elles doivent parfaitement manipuler les outils que vous utilisez pour prendre en charge les demandes des patients.

Le télésecrétariat médical doit offrir un service client de qualité pour fidéliser et acquérir de nouveaux patients. De ce fait, un formateur a besoin d’être organisé. Il est également nécessaire d’être un bon pédagogue. Pour ce faire, l’écoute active est une qualité essentielle.

En effet, il faut savoir comprendre les télésecrétaires pour pouvoir les aider à se développer. Par ailleurs, il est à noter que devenir formateur est une vocation et non un métier. En effet, tout le monde ne sait pas transmettre une bonne énergie et capter l’attention des autres.

La bienveillance est aussi une qualité nécessaire pour former les secrétaires médicales à distance. Pour finir, gardez en tête que le formateur est l’ambassadeur de votre organisation, car il représente vos services auprès de vos employés et de vos clients.

 

Gérer un télésecrétariat médical : il faut disposer des meilleurs outils

Outre les ressources humaines, il est également nécessaire d’utiliser des outils performants. En effet, la gestion des appels urgents, des consultations, des rendez-vous médicaux ne peuvent pas se faire sans employer des outils comme les logiciels de gestion d’agenda en ligne, les outils CRM et le CTI (Couplage Téléphonie Informatique) qui permet d’offrir un accueil téléphonique personnalisé.

Grâce à ces technologies, il est plus facile d’effectuer la gestion des appels entrants et des agendas médicaux. Par ailleurs, certains équipements sont aussi indispensables pour les activités de l’assistante médicale :

• Une connexion internet à haut débit. 
• Un bon ordinateur portable ou un PC de bureau.
• Des équipements bureautiques de qualité : imprimante, micro-casque pour les échanges avec les patients, etc.

 

Enfin, il est également nécessaire d’avoir un emplacement adéquat pour les activités. En effet, votre équipe va passer la plupart de leur temps au bureau. En guise d’exemple, les télésecrétaires passent en moyenne 10 heures par jour sur leur lieu de travail.

De plus, elles doivent répondre au standard téléphonique du lundi au vendredi. De ce fait, l’environnement doit être agréable pour une meilleure productivité.

 

Gérer un télésecrétariat médical : cas de l’externalisation

Si vous décidez d’externaliser vos activités, vous devez assurer que le prestataire soit en mesure de vous offrir la même qualité de service que votre entreprise. En effet, c’est votre image qui est en jeu. De ce fait, privilégiez un sous-traitant compétent dans votre domaine.

Comme susmentionné, déléguer certaines de vos tâches permet de conserver votre efficacité. Non seulement, vous gagnez du temps, mais vous offrez également l’opportunité à votre entreprise de se développer. Pour cela, vous devez transmettre un brief complet et précis à votre nouveau partenaire.

D’où l’utilité d’un cahier des charges. Le centre téléphonique médical externe doit suivre les éléments que vous avez inscrits dans ce document. Par ailleurs, les télésecrétaires médicales doivent être expérimentées. Ainsi, votre activité sera rapidement opérationnelle.

En somme, avoir un diplôme spécifique est optionnel lorsqu’on souhaite gérer un service de télésecrétariat médical. Il est surtout nécessaire d’investir du temps et de l’argent pour développer une activité florissante. Savoir confier votre service est aussi à envisager pour faciliter votre mission de manager.