Fidélisation des employés : cas de vos télésecrétaires médicales 

Depuis la fin de la période pandémique, le taux de démission en France s’est largement développé. Selon une étude, il a atteint 2,7 % au premier semestre en 2022. Ce phénomène touche la plupart des secteurs d’activité. Par ailleurs, cela peut avoir des répercussions pour les entreprises.

Dans le domaine de la santé, les entreprises de permanence téléphonique sont également affectées par une augmentation des départs. En tant que dirigeant d’entreprise, vous éprouvez des difficultés à fidéliser vos collaborateurs, notamment vos télésecrétaires médicales.

Il faut savoir que l’augmentation du taux de roulement du personnel peut avoir des impacts négatifs sur votre entreprise. Pourtant, les télésecrétaires médicales sont essentielles pour le bon fonctionnement de vos activités. Sans elles, votre télésecrétariat ne peut pas gérer les appels entrants, les agendas professionnels des médecins ou encore la prise de rendez-vous par internet.

Bref, elles forment le pilier de votre organisation. Mais savez-vous pourquoi il vous est difficile de fidéliser vos employés ? Voici quelques éléments de réponse à cette question.

 

Pourquoi est-il important de fidéliser vos télésecrétaires médicales ?

La fidélisation des employés est très importante pour la pérennité de votre entreprise. Lorsque vos télésecrétaires médicales quittent leur poste, les conséquences sont nombreuses :

• Impact financier

Si vos salariés souhaitent partir après quelques mois, cela peut engendrer des pertes financières pour votre permanence téléphonique. Puis, vous pouvez également dépenser de l’argent dans le processus de recrutement. Enfin, vous devez prévoir le coût de la formation de vos collaborateurs.

• Perte de temps

La recherche de nouvelles secrétaires téléphoniques médicales est assez difficile, car les candidatures sont peu nombreuses. De ce fait, trouver les meilleurs talents peut prendre beaucoup de temps. Selon une étude, le recrutement peut prendre en moyenne 5 à 10 semaines.

• Déséquilibre de l’entreprise

Lorsque vous n’arrivez pas à fidéliser vos collaborateurs, cela peut causer beaucoup d’absentéisme dans votre entreprise. En effet, votre équipe perd sa motivation. Ils trouvent plusieurs excuses pour rater une journée de travail. Un taux d’absentéisme élevé a un impact direct sur votre production.

 

Pourquoi vos télésecrétaires médicales quittent-elles votre entreprise ?

Le départ de l’une de vos télésecrétaires médicales est rarement une bonne nouvelle pour vous. Non seulement, vous perdez du temps dans la gestion administrative, mais vous vous demandez également si elles partent vers vos concurrents. Quelles sont les raisons qui poussent vos employés à quitter leur poste ? Voici quelques explications à ces départs incessants.

Pour des raisons personnelles

Dans certains cas, les conjoints d’un de vos collaborateurs ont obtenu un autre poste. Par conséquent, ils doivent déménager pour exercer leur nouvel emploi. Face à cette situation, la secrétaire médicale doit changer de destination et démarrer un nouveau projet.

Le problème de management

Les agents perdent leur motivation dû à un problème de management. En effet, la gestion de votre équipe peut être trop autoritaire ou laxiste. Ils peuvent se sentir oppressés et non considérés par le manager ou le superviseur. En conséquence, cela peut démotiver vos employés.

Des difficultés d’adaptation

Comme toute entreprise, vos employés doivent partager les mêmes valeurs et adhérer à une culture d’entreprise. Malheureusement, tout le monde ne s’adapte pas à vos méthodes de travail et aux valeurs que vous souhaitez véhiculer. Cela explique également le taux de turnover élevé.

Vos télésecrétaires médicales se posent des questions

Plusieurs questionnements sont survenus auprès des employés après la crise épidémique du covid-19. En effet, ils ont pris conscience que tout peut s’arrêter du jour au lendemain. C’est pourquoi, ils ont revu leur priorité. Désormais, ils veulent favoriser leur bien-être tout en trouvant un équilibre entre leur vie professionnelle et personnelle.

Par ailleurs, les missions de télésecrétariat médical sont très chronophages et fastidieuses. Les secrétaires médicales à distance s’occupent de la gestion des appels téléphoniques et des agendas du professionnel de santé (médecin généraliste, spécialiste ou chirurgien, cabinet médical, etc.). Elles doivent répéter ces tâches du lundi au vendredi.

C’est pourquoi, leur métier n’est pas très passionnant. La crise sanitaire leur a ouvert les yeux sur ce qui est vraiment important à savoir leur santé physique et mentale, ainsi que leur sécurité. D’où la raison de la « Grande Démission ».

 

Elles veulent du changement en termes de condition de travail

La rémunération fait également partie de l’une des sources d’insatisfaction au travail. En effet, vos employés pensent que leurs taux horaires sont très bas. Or, ils occupent des postes à forte pénibilité. C’est pourquoi, ils veulent une amélioration de leurs conditions, notamment au niveau de leurs salaires.

Malheureusement, vous ne pouvez pas prévoir d’augmentation pour chaque poste. Tout d’abord, la taille de votre entreprise ne vous le permet pas. Puis, en tant que PME, vous avez besoin d’optimiser vos coûts. Vous devez consacrer votre budget à vos activités principales.

Or, la gestion de personnel n’est pas une priorité. Une secrétaire médicale demande également une augmentation, car leur charge de travail est trop importante. En effet, étant donné que vous manquez d’effectif, ce sont les employés qui sont présents dans votre entreprise qui s’occupent de toutes vos missions.

Les télésecrétaires médicales veulent avoir plus de considération

Favoriser la qualité de vie au travail (QVT) joue énormément sur la fidélisation des employés. En effet, votre entreprise de télésecrétariat médical reste avant tout un lieu de travail, il ne faut pas oublier que vous employez des personnes. Ces dernières privilégient beaucoup leur environnement de travail et les conditions qui l’accompagnent. Un environnement de travail positif signifie :

• Avoir des postes de travail ergonomiques.
• Veiller aux conditions d’hygiène et de sécurité.
• Participer à des évènements relatifs au travail.
• Utiliser des matériels modernes et simples à utiliser, etc.

 

L’amélioration de ces éléments permet de favoriser la productivité de vos employés. Vous bénéficiez également d’autres avantages :

• Renforcement de l’esprit d’équipe et la motivation des employés.
• Réduction du taux d’absentéisme.
• Amélioration de la productivité et de la satisfaction professionnelle.
• Amélioration de l’engagement des salariés.

 

 

Elles veulent adopter une nouvelle forme d’organisation de travail

Outre le phénomène de grande démission, de plus en plus de secrétaires médicales veulent travailler en tant qu’assistantes indépendantes. Et pour cause, un travail en freelance apporte plus de flexibilité. Autrement dit, elles peuvent organiser leur journée comme elles veulent. En effet, lorsqu’elles travaillent dans un local, elles doivent se plier à des créneaux horaires spécifiques.

De plus, en adoptant le statut de freelance, elles peuvent limiter les appels téléphoniques qu’elles gèrent. Une télésecrétaire indépendante gère un volume d’appels moins conséquent qu’un service de permanence téléphonique. Par ailleurs, le télétravail a également connu un grand succès pendant la période de crise sanitaire.

Certaines entreprises dans différents secteurs d’activité étaient contraintes d’organiser le travail à distance pour assurer la pérennité de leurs activités. Cela a donné une idée aux employés. Ainsi, de nombreux travailleurs ont décidé d’adopter cette méthode afin de retrouver un sens à leur vie professionnelle.

Votre entreprise ne propose pas une perspective de carrière

Comme nous l’avons expliqué plus haut, il est important d’offrir à vos salariés des avantages et des salaires compétitifs. Outre cet élément, votre permanence téléphonique médicale doit également prioriser la gestion de carrière. Autrement dit, vos employés doivent s’assurer que vous proposez une opportunité d’évolution dans leur vie professionnelle.

A contrario, il y a de fortes chances qu’ils démissionnent. Selon une enquête, 70 % des salariés d’une entreprise veulent quitter leur emploi, car ils ne peuvent pas progresser dans leur poste actuel. Bien évidemment, une promotion est envisageable à condition que la personne fasse ses preuves. De ce fait, la proposition d’une promotion est un moyen de prendre en considération le travail et l’avancement de l’employé dans sa vie professionnelle.

Malheureusement, cette mission relève du domaine de la gestion des ressources humaines. La mise en place de ce processus peut prendre beaucoup de temps. C’est pourquoi, vous n’arrivez pas à développer correctement vos affaires. Votre entreprise subit un haut risque de rotation de personnel.

 

L’outsourcing : la solution pour embaucher de nouveaux employés

Pour assurer la continuité de vos activités, vous avez deux choix. D’une part, vous pouvez prendre en considération les attentes de vos employés en matière de :

• Bien-être physique et psychologique.
• Conditions de travail.
• Rémunération.
• Évolution de carrière professionnelle.
• Mode d’organisation de travail

 

D’autre part, vous pouvez opter pour une solution plus simple. Il s’agit de recourir à un télésecrétariat médical externalisé. En effet, en externalisant certaines de vos missions, vous évitez de gérer des tâches administratives. Le prestataire n’aura pas simplement à gérer les plannings médicaux, les appels entrants et les urgences.

Il va également prendre en charge de la gestion RH. Cela implique :

• Le recrutement des équipes et la recherche de nouveaux employés.
• La formation des télésecrétaires médicales.
• La gestion de la Qualité de Vie au Travail (QVT).
• Les rémunérations.
• La valorisation des compétences.

 

En somme, il n’est pas toujours facile d’établir une stratégie de rétention des collaborateurs. Pour éviter une baisse, voire l’arrêt de votre activité, il est préférable d’opter pour une solution clé en main : externaliser votre permanence téléphonique médicale.