Télésecrétariat médical à distance pour assurer la continuité de vos activités

L’été arrive à grands pas. Comme tout le monde, vous souhaitez partir en vacances pour profiter des journées ensoleillées. Vos salariés seront également nombreux à profiter des congés estivaux. Ce qui est tout à fait normal, car c’est la meilleure période de l’année pour prendre une petite pause et se changer les idées.

Pourtant, vous avez du mal à sortir de votre environnement de travail. Il est vrai que votre statut vous oblige à gérer plusieurs tâches en même temps. Cependant, un repos vous fera le plus grand bien. Les congés ne sont pas uniquement destinés à vos employés. 

Vous avez également le droit de profiter de quelques jours de repos. Il ne s’agit pas d’abandonner votre poste, mais de prendre du recul sur votre travail. De cette manière, vous revenez à vos activités pleinement rechargées. 

Rassurez-vous, votre entreprise peut toujours fonctionner pendant votre absence. Comment ? En faisant appel à un télésecrétariat médical à distance. Zoom sur le sujet.

Pourquoi est-il important de prendre des congés ?

Lorsqu’on décide de se lancer dans l’entrepreneuriat, il est difficile de penser aux vacances. En effet, une prise de temps libre peut être vue comme maladroite pour un dirigeant de société. De plus, vous travaillez dans le secteur médical. Dans ce domaine, les activités se font en continuité.

C’est pourquoi, vous souhaitez être toujours présent pour gérer, faire le suivi et décider des orientations pour le bon fonctionnement de votre entreprise. En effet, en prenant, ne serait-ce que quelques jours de repos, vous avez l’impression de quitter vos tâches.

Pourtant, sachez que la prise de congé pour un chef d’entreprise est un droit légal. Tout comme le reste de votre équipe, vous avez le droit au repos, aux vacances et au temps libre. Mais au-delà d’un point de vue légal, les congés permettent d’améliorer la productivité et la satisfaction au travail.

Selon une étude menée par Harvard Business Review, les employés qui partent régulièrement en vacances sont plus heureux et moins susceptibles de ressentir le burn-out. Cette règle s’applique également aux dirigeants d’entreprise. De ce fait, le repos est essentiel pour la santé mentale et physique. Une déconnexion est également nécessaire pour améliorer la performance de votre entreprise.

Des conseils pour se déconnecter de votre travail

D’après une étude du Groupe IFOP, 3 dirigeants d’entreprise sur 4 sont « hyper-connectés » pendant leurs congés et pendant leurs moments de loisirs. Grâce aux nouvelles technologies, ils peuvent consulter leurs mails et effectuer quelques appels professionnels même en étant dans un pays étranger.

En effet, ils veulent s’assurer que tout se passe bien pendant leur absence. D’autres continuent de travailler pour une raison d’organisation. Ils veulent éviter le débordement à leur rentrée. Quoi qu’il en soit, l’hyper-connexion est néfaste pour plusieurs raisons.

Tout d’abord, vous avez du mal à avoir un vrai équilibre entre votre vie personnelle et professionnelle. Puis, votre manque de confiance envers vos salariés peut les démotiver. C’est également un facteur de stress, car vous ne profitez pas de votre repos comme il se doit.

Par ailleurs, une accumulation de stress peut amener jusqu’à l’épuisement professionnel. Pour éviter cela, il est important de faire le vide et de profiter du moment présent. Soyez uniquement joignable en cas d’extrême nécessité.

Si vous avez du mal à vous déconnecter pendant vos voyages, voici quelques astuces qui peuvent vous aider :

• Organiser votre départ et votre reprise en effectuant un « to-do-list ».
• Déléguer vos responsabilités à un tiers (employé, nouveau salarié ou à une entreprise de télésecrétariat).
• Prévenir votre entourage et vos collaborateurs de votre indisponibilité.
• Désactiver les notifications sur votre smartphone, votre tablette, votre ordinateur.
• Opter pour un voyage déconnecté.
• Prendre de la hauteur sur votre activité.

L’externalisation est plus rentable que le recrutement

Lorsque vous devez programmer des congés, vous devez trouver un remplacement temporaire. Si vous dirigez une petite structure, vous pouvez confier vos fonctions à l’un de vos salariés. Toutefois, la personne désignée ne maîtrise pas forcément le fonctionnement global de votre secrétariat téléphonique médical. De ce fait, il peut se perdre dans l’organisation.

Par conséquent, cela peut avoir un impact sur la qualité de vos services. Par la suite, vous pouvez songer à recruter un remplaçant. Autrement dit, vous embauchez une personne pour gérer temporairement votre entreprise. Par ailleurs, cela nécessite de l’investissement en temps et en argent.

En effet, il faut rédiger une fiche de poste, faire une annonce, effectuer les entretiens. Outre le coût de recrutement, vous devez également payer un salaire selon le contrat de travail (intérim ou CDD). Enfin, il faut penser au coût du traitement administratif. En outre, recruter nécessite un budget.

Si votre budget vous le permet, vous pouvez envisager cette option. A contrario, il est possible d’opter pour un télésecrétariat médical à distance. Dans un premier temps, externaliser votre permanence téléphonique médicale vous évite de fermer vos bureaux. En effet, une fermeture peut causer une perte de clientèle et donc une diminution de votre chiffre d’affaires.

Puis, vous ne payez pas de charge salariale ou des frais de recrutement. Vous pouvez diminuer vos dépenses en optant pour un centre d’expertise en télésecrétariat médical à Madagascar. Pour finir, étant un expert dans le domaine de la santé, le prestataire peut faire les choses comme vous en aviez l’habitude. Ce qui peut réduire votre charge mentale.

Pourquoi opter pour des services de télésecrétariat médical à distance ?

En faisant appel à un télésecrétariat médical à distance, vous pouvez profiter pleinement de vos vacances. En effet, une équipe dédiée va gérer votre secrétariat. Superviseur, formateur, télésecrétaire médicale vont assurer vos activités du lundi au vendredi, le samedi et dimanche.

Le service de secrétariat externalisé peut gérer à votre place les appels téléphoniques, les urgences médicales, effectuer les transferts d’appels et récolter les informations sur les patients du professionnel de santé. Les cabinets de santé, les professionnels médicaux et paramédicaux, les médecins généralistes et spécialistes y trouvent également leur compte avec cette solution.

En effet, ils gagnent plus de flexibilité. Lorsque leurs établissements sont fermés, ils peuvent compter sur le télésecrétariat pour réceptiionner les appels entrants et gérer les tâches administratives. De ce fait, le téléphone ne sonne pas dans le vide, car les appels sont renvoyés vers le call center médical.

Enfin, les patients apprécient que le standard téléphonique soit constamment disponible. En effet, ils ne peuvent pas prévoir leur maladie. Ils auront besoin d’une assistance à n’importe quel moment. C’est pourquoi, il est important d’assurer l’exécution des tâches même lorsque vous partez en congé. Grâce à un centre d’appels externalisé, la prise de rdv et les agendas médicaux des praticiens ne seront pas interrompus.

Comment le télésecrétariat médical à distance assure le service pendant vos congés ?

Les prestations d’un télésecrétariat médical à distance fonctionnent comme un service de secrétariat classique. L’équipe de secrétaires expérimentés dans le secteur de la santé répond aux demandes des patients sur divers canaux de communication (email et téléphone). 

Elles travaillent durant les jours ouvrables, le week-end, et même les jours fériés selon des horaires spécifiques. Par ailleurs, elles assurent un accueil téléphonique personnalisé à chacun des patients. Puis, pour éviter les rendez-vous médicaux non-honorés, elles vont rappeler les patients. 

En cas de désistement, elles vont leur proposer une nouvelle date de rdv. Enfin, elles prennent tous les messages et les appels tout en respectant les directives du praticien. Par ailleurs, avant de partir en congé, vous devez briefer les managers d’équipe.

Ils doivent vous tenir informer en temps réel si un problème survient. En effet, la décision finale vous revient malgré que vous déléguez vos tâches pendant un certain temps. Vous ne devez pas perdre le contrôle de vos activités. Gardez en tête que le prestataire joue uniquement le rôle de partenaire.

Bénéficiez d’une formule modulable et sans engagement

Tout d’abord, l’externalisation du secrétariat médical ne se fait pas au hasard. Il faut une bonne préparation. Avant d’y recourir, il faut définir à l’avance les tâches à confier au prestataire. Puis, vous devez déterminer la durée pendant laquelle vous avez besoin d’un service externe. 

En effet, le contrat d’outsourcing est sans engagement. Le télésecrétariat médical à distance peut venir renforcer votre service de manière permanente ou ponctuelle. D’une part, si vous décidez d’externaliser de manière permanente, dans ce cas, l’assistante médicale à distance accompagne le praticien au quotidien. 

Elle assure la mise à jour régulière des plannings médicaux, la prise en charge des appels des patients, la prise de rendez-vous par internet, etc. D’autre part, si l’externalisation se fait de manière provisoire, une seule personne suffit pour gérer le standard téléphonique du cabinet médical.

Elle sera à votre service uniquement pendant vos congés, durant les périodes de débordement d’activité ou encore quelques heures par semaine. De ce fait, une entreprise externe peut prendre en charge vos activités selon vos besoins.

Un bref résumé des bénéfices du télésecrétariat médical à distance lors de vos absences

Lorsque vous programmez de partir en congé, un spécialiste du secrétariat téléphonique médical peut vous assister pendant cette courte période. Ainsi, vous pouvez profiter en toute sérénité de vos moments en famille ou entre amis. Par ailleurs, un professionnel qui connaît votre métier vous permet de bénéficier de nombreux avantages :

• Un accueil téléphonique conforme à votre demande.
• Un volume d’appels respecté.
• Une meilleure flexibilité au niveau des horaires.
• Des réunions avec les clients sont maintenues.
• Des plannings à jour.

En somme, la solution d’externalisation peut couvrir vos besoins ponctuels ou temporaires. Elle s’adapte à toutes les structures quelle que soit leur taille (TPE, PME, grande société). Si vous souhaitez vous déconnecter, des télésecrétaires médicales à Madagascar peuvent exécuter vos missions pendant votre absence ou durant les congés de votre équipe.