Gérer les plannings médicaux : la délocalisation comme solution

Les professionnels du domaine du télésecrétariat médical ont plusieurs fonctions. Ils doivent gérer les plannings médicaux, prendre les rendez-vous des patients, réceptionner les appels téléphoniques, etc. Aujourd’hui, les établissements de santé ne peuvent pas se passer de ces professionnels, car le télésecrétariat est le pilier de leur organisation. 

Le secrétariat médical externalisé répond aux besoins de divers professionnels : médecins généralistes, spécialistes, mais également les chirurgiens.De plus, ces dernières années, tous les marchés ont évolué vers un environnement plus concurrentiel. Le domaine de la santé n’y échappe pas. 

Pour rester compétitif, les professionnels de ce secteur doivent établir des stratégies efficaces. La délocalisation en est un exemple. Pour cela, les dirigeants des entreprises de permanence téléphonique ont deux options. Lesquelles ?

Vous allez les découvrir dans cet article. Nous allons également expliquer ce que l’offshoring peut apporter à votre entreprise.

Délocaliser la gestion des agendas médicaux : à qui s’adresse cette solution ?

Tout d’abord, il faut savoir que la délocalisation du service de télésecrétariat s’adresse à tous les professionnels de santé, qu’il s’agisse d’un cabinet médical, d’une clinique, d’une maison de santé, et bien évidemment d’une permanence téléphonique. Par ailleurs, cette stratégie consiste à transférer la gestion d’une activité vers un pays étranger.

Généralement, la main-d’œuvre dans ce pays est peu coûteuse. C’est d’ailleurs la première motivation qui pousse les entreprises à recourir à cette pratique. Auparavant, la délocalisation de service ou « offshoring » en anglais, était victime de plusieurs préjugés. En effet, les donneurs d’ordre avaient du mal à collaborer avec un prestataire offshore.

Aujourd’hui, les sous-traitants offshore ont su se démarquer. De nombreuses entreprises ont pu expérimenter réellement cette stratégie et tirer des conclusions concernant la qualité du service en offshore. Bien évidemment, il est toujours possible de tomber sur un mauvais prestataire.

C’est pourquoi, il est essentiel de bien choisir l’entreprise avec laquelle vous allez collaborer. Par ailleurs, vous pouvez déléguer plusieurs tâches à un prestataire offshore. Celui-ci peut gérer à votre place les plannings médicaux, les appels entrants des patients et d’autres tâches administratives. 

Pour cela, il suffit de transférer votre ligne téléphonique. Le télésecrétariat externalisé doit également utiliser votre outil de gestion d’agendas. Généralement, doctolib est le logiciel le plus utilisé dans ce domaine.

Gérer les plannings médicaux : 2 façons d’y procéder

Pour bien gérer les plannings médicaux des professionnels de santé, vous avez décidé de délocaliser vos services. Par ailleurs, vous avez deux solutions. D’une part, vous pouvez créer une structure dans le pays d’accueil. Cela vous permet de garder le contrôle de vos activités. 

Cependant, la création d’une société peut prendre du temps, car vous devez passer par plusieurs étapes. Les pays francophones sont nombreux sur le marché de l’externalisation offshore. En guise d’exemple, vous avez les pays du Maghreb comme la Tunisie et le Maroc ainsi que les pays de l’Océan Indien comme Madagascar et l’île Maurice. 

Chaque pays possède son niveau de notoriété. Madagascar, par exemple, figure à la 4ème place des destinations les plus privilégiées des entreprises françaises. Comme nous l’avons dit précédemment, le coût de la main-d’œuvre dans la destination offshore est inférieur à celui de votre pays d’origine. Cela s’explique par plusieurs raisons. 

Tout d’abord, la rémunération d’une secrétaire médicale en France n’est pas la même que dans le pays offshore. Puis, le coût de la vie est également faible. Enfin, les tarifs sont très compétitifs.La seconde solution est de passer par un fournisseur de service, c’est-à-dire, une entreprise de télésecrétariat médical. 

Contrairement à la création de société, le service est opérationnel dans l’immédiat. En effet, le prestataire dispose déjà de toutes les ressources humaines et matérielles nécessaires pour gérer les activités de secrétariat téléphonique médical.

La réduction des coûts par l’externalisation offshore

Dans un marché hyper concurrentiel, recourir à un télésecrétariat médical offshore est une solution à envisager pour réduire les coûts d’exploitation. Tout d’abord, vous réduisez les charges liées à la gestion RH. Cela concerne le recrutement, la rémunération, les charges sociales et patronales ainsi que les frais de formation. Tout cela est à la charge du prestataire.

Face aux difficultés de recrutement, la délocalisation de la gestion des agendas médicaux est une option à privilégier. De plus, cela permet de réduire vos dépenses en matière d’infrastructure. En effet, une gestion interne nécessite de fournir des postes de travail. Or, en optant pour un service externalisé, vous avez une plateforme téléphonique déjà équipée.

Le service d’entretien est également compris dans le coût d’externalisation. Outre l’économie sur la location de bureau et les frais d’équipements, le tarif d’une prestation offshore est également un élément important. Par ailleurs, chaque centre téléphonique possède son propre tarif. Cependant, il ne faut pas se précipiter sur les tarifs alléchants.

Il faut garder en tête que la qualité a un prix. C’est pourquoi, la sous-traitance doit se faire auprès d’un prestataire qui a fait ses preuves. Enfin, une gestion d’agenda médical externalisé est réussie à condition de bien maîtriser votre budget. Autrement dit, une transparence financière est un facteur de réussite d’un projet d’externalisation.

Une gestion de plannings médicaux externalisée : pour une meilleure productivité

Délocaliser la gestion des plannings des médecins a un impact positif sur votre compétitivité. En effet, grâce à cette solution, vous pouvez vous focaliser sur votre cœur de métier. Vous ne perdez plus de temps dans la recherche de personnel. Vous utilisez votre temps dans le développement de votre service de permanence téléphonique.

En transférant la gestion de vos appels téléphoniques et des rdv médicaux, vous pouvez également avoir du temps pour fidéliser vos employés. En effet, les profils correspondants au métier de télésecrétaire médicale se font rares en France. De ce fait, la fidélisation des employés est importante pour éviter l’augmentation du turnover et de retenir les meilleurs talents.

L’offshoring permet également de faire appel à un prestataire qui maîtrise les enjeux de votre métier. Par conséquent, vous pouvez être certain que vous confiez vos missions à des experts possédant des compétences exceptionnelles. En guise d’exemple, si vous faites appel à un télésecrétariat médical Madagascar, les télésecrétaires sont francophones, diplômées et disposent de connaissance de votre environnement.

Confier la gestion des agendas médicaux constitue un moyen d’assurer la continuité des services au sein de votre entreprise. En effet, vos employés peuvent s’absenter ou arrêter brusquement de travailler. En conséquence, vos activités s’interrompent. Grâce à l’externalisation offshore, le prestataire s’organise pour qu’une télésecrétaire soit toujours opérationnelle pour gérer les plannings médicaux et l’accueil téléphonique des patients.

Outsourcing offshore : pour bénéficier d’une plus grande flexibilité

Si vous êtes à la recherche d’une solution flexible, l’offshoring est la réponse à votre problématique. En effet, le prestataire peut répondre aux réels besoins du marché en tenant compte de la qualité du travail. Pour gérer les plannings médicaux, il peut s’adapter à votre logiciel de gestion. De plus, il utilise également des outils CRM pour faciliter la collecte de données des patients.  

Cette flexibilité apparaît également au niveau des horaires. Dans un pays étranger, votre standard téléphonique n’est pas uniquement disponible durant les heures d’ouverture de bureau, du lundi au vendredi. En effet, les télésecrétaires médicales peuvent répondre à vos appels sur une plage horaire plus étendue. C’est pourquoi, vous n’aurez pas de débordements d’appels ni une file d’attente très longue au téléphone.

Votre quotidien est très rythmé. Lorsque vous avez une surcharge de travail, vous pouvez tomber dans le stress et oublier vos priorités. Externaliser en offshore est un moyen de faire face à toute éventualité. En effet, votre prestataire est plus réactif et flexible face aux urgences et aux imprévus. Rassurez-vous, vous serez toujours informé en temps réel de tout le management de votre équipe externe.

Pour finir, l’outsourcing offshore permet de mettre en place un contrat adapté à vos besoins. En effet, votre activité peut développer tout au long de l’année. Vous avez besoin de renforcer votre équipe et d’ajouter des postes supplémentaires. Le contrat d’externalisation peut être modifié en fonction de la croissance de votre activité ou il peut être résilié à tout moment.

Gérer les plannings médicaux : une relation de proximité

La gestion externe des calendriers professionnels des praticiens permet également d’entretenir une relation de proximité avec la patientèle. En effet, les secrétaires téléphoniques sont les premiers interlocuteurs avec les patients. Elles forment la vitrine du cabinet médical. C’est pourquoi, la qualité de l’accueil téléphonique peut influencer le choix du patient.

Celui-ci peut continuer son parcours de soin lorsqu’il est accueilli avec empathie et sourire. A contrario, il peut arrêter la communication. Dans le secteur médical, un bon accueil téléphonique permet de fidéliser les patients. Ces derniers peuvent parler de leur expérience à leur entourage. Bref, le savoir-faire de la secrétaire à distance a un impact sur la santé financière de l’unité de soin.

Les télésecrétaires qui répondent aux demandes des patients sont des personnes compétentes dans votre domaine. En effet, elles sont formées aux spécificités médicales. Puis, elles gèrent également les emplois du temps des médecins grâce à un agenda médical en ligne. Puis, elles informent les patients du fonctionnement de l’établissement de santé (créneau horaire, plan d’accès et autres informations).

Bien qu’un agent suive un script téléphonique précis, les messages d’accueil sont personnalisés en fonction des praticiens. Les réponses peuvent également changer en fonction des demandes des appelants. Bref, une secrétaire à distance a pour rôle de garantir la réputation du cabinet médical. Pour ce faire, elle doit appliquer vos consignes avec sérieux pour l’atteinte des objectifs.

En somme, transférer la gestion de votre service de secrétariat à l’étranger permet d’avoir une meilleure gestion des agendas. Un prestataire offshore compétent peut assurer un travail professionnel grâce à des assistantes médicales souriantes, courtoises et à l’écoute des patients. N’hésitez pas à recourir à cette solution pour améliorer la gestion de votre entreprise.