Gestion administrative médicale : la crainte des dirigeants de télésecrétariats en France
Les dirigeants de télésecrétariats médicaux en France font face à un grand problème dans la gestion administrative médicale. Ils ont du mal à recruter des employés en front-office. Cela s’explique par plusieurs raisons. Depuis la crise sanitaire, de nombreux employés français ont décidé de quitter les métiers « pénibles » et « mal énumérés ».
Malheureusement, le métier de télésecrétaire fait partie de cette catégorie. De plus, les attentes ont évolué. La tendance actuelle se tourne vers le travail à distance. C’est pourquoi, les secrétaires médicales se sont reconverties en assistantes virtuelles indépendantes. Bref, les candidatures se font rares. Vous peinez à trouver des candidats et à compléter votre équipe.
Par conséquent, cela peut ralentir le développement de votre entreprise. Vous n’arrivez plus à satisfaire les demandes des établissements de santé qui travaillent avec vous. De plus, la pénurie de main d’œuvre entraîne un ralentissement au niveau de la production. Cela peut vous faire perdre des clients.
C’est pourquoi, il faut agir rapidement. Quelle solution devriez-vous prendre pour faire face à cette situation ? La réponse est dans cet article.
Le phénomène de Grande Démission : késako ?
Comme aux Etats-Unis, la France est également touchée par un raz-de-marée de démissions dont la cause est liée étroitement à la période de covid-19. Selon le Ministère du travail, le nombre de démissions a augmenté considérablement fin 2021 et début 2022. On a recensé environ 520.000 démissions par trimestre, dont 470.000 postes en CDI.
Intitulé « La Grande Démission », ce phénomène touche de nombreux secteurs d’activité. Le secteur médical n’est pas épargné. En effet, vous avez constaté que vos employés, notamment les secrétaires téléphoniques médicales, sont nombreux à quitter leur poste. En voici les raisons qui expliquent ce phénomène :
- Changer de travail.
- Trouver un autre emploi.
- Se retirer de la vie active.
Par conséquent, cela provoque une augmentation du taux de turnover au sein de votre entreprise. De plus, la gestion administrative médicale occupe la plupart de votre temps. En effet, vous devez trouver de nouveaux candidats, passer les entretiens, gérer les départs et trouver des moyens pour fidéliser vos employés.
Cela ne vous permet pas de vous concentrer sur votre cœur de métier. Vous aurez du mal à développer votre activité. Ce phénomène pousse de nombreux télésecrétariats français à sous-traiter leurs activités à l’étranger, notamment dans les pays francophones comme Madagascar.
Difficulté de recrutement : les effets sur votre entreprise
Comme nous l’avons évoqué en introduction, le manque d’employés peut ralentir la croissance de votre entreprise. En conséquence, vous êtes contraint d’engager des employés sous-qualifiés. Le manque de qualification peut impacter la qualité de travail. De ce fait, les professionnels du secteur médical et paramédical peuvent être réticents à collaborer avec votre télésecrétariat.
Autrement dit, vos clients peuvent arrêter le contrat et poursuivre auprès d’une autre entreprise. Puis, cela peut entraver votre capacité à rester concurrentielle. La pénurie de main-d’œuvre peut engendrer une autre problématique plus grave. Votre activité peut s’arrêter à tout moment par faute de candidats. Vous perdez également trop de temps dans la gestion administrative médicale.
En effet, vous devez vous occuper des départs et des arrivées. Parfois, vous gérez également la formation des télésecrétaires pour qu’elles soient rapidement opérationnelles. Face à la difficulté à recruter du personnel compétent, il faut trouver des solutions. Ci-après des solutions pour remédier au manque de ressources humaines.
Comment surmonter le manque flagrant de personnel ?
Dans la catégorie des emplois de bureau et de services administratifs, la main-d’œuvre se fait rare. Le métier de secrétaire médicale fait partie de cette catégorie. Par ailleurs, pour résoudre cette problématique, vous avez deux solutions :
- Améliorer votre gestion interne
Pour fidéliser vos employés, il faut savoir ce qu’ils veulent réellement. En guise d’exemple, une secrétaire téléphonique médicale veut que son travail soit plus gratifiant. Elle veut également avoir une rémunération plus équitable. Enfin, elle souhaite travailler dans un environnement où elle se sent appréciée et bien traitée. De ce fait, vous devez revoir plusieurs éléments concernant les conditions de travail :
- La culture de votre entreprise.
- Les avantages sociaux.
- La rémunération de vos employés.
- La communication interne.
- Le management d’équipe.
- Faire appel à un prestataire extérieur
La sous-traitance est la deuxième solution à envisager. En premier lieu, cette alternative vous évite d’actionner les leviers pour améliorer votre gestion administrative. Puis, un changement interne requiert de l’investissement en temps et en argent.
Or, vous ne disposez pas toujours des ressources pour y parvenir. Enfin, vous avez le choix entre faire appel à un télésecrétariat en France ou externaliser en offshore. Dans les deux cas, vous devez prendre en compte certains points :
- Les activités que vous allez externaliser.
- L’expertise du prestataire.
- Les profils de l’ensemble de l’équipe (superviseur, formateur, télésecrétaire).
- Le système managérial de l’entreprise.
- Le coût du service.
La difficulté d’une gestion administrative médicale interne
Comme nous l’avons dit précédemment, vous pouvez résoudre en interne le problème de recrutement. Pour cela, vous explorez les pistes d’amélioration citées plus haut. Concernant la recherche de candidats, vous pouvez déléguer cette tâche à un responsable de recrutement.
Celui-ci se chargera de l’entretien, de la gestion des dossiers, du processus de recrutement, et même de la gestion des ressources humaines.Puis, vous pouvez effectuer une révision salariale pour motiver vos employés. Cela dépend uniquement de vous.
En effet, la loi n’oblige pas une entreprise à accorder une augmentation de salaire à ses collaborateurs. Par ailleurs, pour mieux comprendre les attentes de vos employés, il faut communiquer avec eux. Vous serez surpris d’entendre leurs suggestions.
L’objectif est d’améliorer la satisfaction de vos employés pour réduire le taux de roulement au sein de votre entreprise. Bien que ces stratégies soient efficaces, elles nécessitent une préparation budgétaire. C’est la première difficulté à laquelle vous devez faire face.
Par la suite, cela peut également prendre du temps. Vous allez investir dans :
- La recherche d’un recruteur.
- La révision du contrat de travail.
- La préparation des évènements internes en entreprise pour favoriser la motivation de votre équipe.
- Les réunions avec vos salariés.
- La gestion des compétences, etc.
Bref, vous devez investir beaucoup de temps et d’argent dans la mise en place d’une politique RH efficace. Cela vous éloigne de l’essentiel : le développement de votre activité.
En quoi l’externalisation offshore peut-elle vous aider dans la gestion administrative médicale ?
Tout d’abord, l’externalisation de services est une pratique consistant à se libérer des tâches qui ne relèvent pas de votre activité principale. La gestion administrative médicale en est un exemple. En choisissant d’externaliser votre activité, vous vous libérez de cette fonction. En effet, c’est le prestataire qui se charge de la gestion des salariés, du recrutement et de tout ce qui concerne l’administration du personnel.
Mais pourquoi opter pour l’offshoring ? Avant tout, il faut savoir que le métier de télésecrétariat est très en vogue dans le secteur de l’externalisation. Par la suite, cette vague de démission ne touche pas les destinations offshores. C’est tout le contraire. A Madagascar, par exemple, les entreprises de télésecrétariat enregistrent beaucoup de candidatures au poste de télésecrétaire médicale.
C’est pourquoi, il est plus facile de trouver des talents pertinents. Toutefois, la prise de rendez-vous, la réception des appels téléphoniques et la gestion des agendas médicaux semblent être des tâches simples. Or, devenir une télésecrétaire médicale requiert du savoir-faire et du savoir-être. Par ailleurs, en optant pour un télésecrétariat médical externalisé, vous ne serez plus en situation de sous-effectif.
Le télésecrétariat offshore est-il différent de votre entreprise ?
La première différence entre une permanence téléphonique médicale en France et à l’étranger réside bien évidemment au niveau du lieu d’exercice d’activité. Cela implique une différence culturelle. C’est pourquoi, il est préférable d’externaliser vers un pays francophone.
Sur le marché de l’outsourcing offshore, il en existe plusieurs à l’instar du Maroc, la Tunisie, l’île Maurice ou encore Madagascar. Par la suite, il faut savoir qu’un service de de télésecrétariat médical effectue les mêmes missions, qu’il soit implanté à l’étranger ou en France :
- Gestion des appels entrants des patients.
- Prise de rendez-vous par internet.
- Organisation des plannings des médecins.
Contrairement à votre service, le secrétariat à distance ne travaille pas uniquement du lundi au vendredi, pendant les heures d’ouverture des bureaux. En effet, l’externalisation du secrétariat téléphonique vous permet de bénéficier d’une souplesse au niveau des horaires. Votre standard téléphonique est ouvert sur des plages horaires plus étendues. La législation du travail dans certains pays autorise cette flexibilité des horaires.
Gestion administrative médicale : externaliser pour éviter l’effet entonnoir
L’effet entonnoir signifie que les offres n’arrivent pas à satisfaire les demandes d’actions. Dans le domaine du télésecrétariat médical, cela signifie que la plateforme téléphonique n’arrive pas à gérer le flux d’appels entrants par manque de personnel disponible. Lorsqu’un patient contacte son cabinet médical, il y aura une longue attente en ligne. Son appel peut se basculer sur le répondeur.
De ce fait, prendre un rendez-vous va devenir une source d’anxiété. Face à ce mécontentement, il peut contacter d’autres établissements de santé. En tant que responsable de la gestion du secrétariat médical, c’est votre rôle d’assurer la satisfaction et la fidélisation des patients. En outre, vous offrez un service client de qualité. Cela commence par l’accueil téléphonique.
Dès le premier contact, il faut établir une relation de confiance avec le patient pour qu’il puisse continuer son parcours avec l’unité de soins. Si vous manquez de personnel, cela crée une frustration des patients. Or, en ayant l’effectif adéquat, vous n’aurez pas de débordement d’appels.
Des télésecrétaires médicales externes peuvent renforcer votre équipe afin d’éviter une mauvaise expérience aux patients. Comment ça marche ?
- Elles travaillent pour les professions médicales (médecin généraliste ou spécialiste).
- Elles prennent en charge les demandes de renseignements, les consultations, les urgences, les rdv.
- Les télésecrétaires à distance remplacent les absents (congé, départ ou arrêt maladie).
- Elles assistent les praticiens dans leur quotidien (période de pic d’activité ou non).
Pour résumer, l’externalisation de votre service de permanence téléphonique peut pallier le manque de ressources en interne. En parallèle, vous réalisez des économies par rapport à l’embauche de personnel à temps plein. De ce fait, n’hésitez pas à recourir à cette solution pour maintenir votre productivité et améliorer votre compétitivité.
