Turnover dans un secrétariat téléphonique médical : comment y remédier ?

Votre entreprise de permanence téléphonique médicale connaît-elle un turnover élevé ? Avez-vous des difficultés à fidéliser vos télésecrétaires médicales ? Pensez-vous que vous consacrez trop de temps à la gestion de votre personnel ? Si votre réponse est oui, vous devez prendre une décision le plus vite possible. En effet, le turnover est un indicateur qui reflète la qualité de votre politique RH. En français, on parle de rotation d’emploi. Lorsque cet indicateur est élevé, cela signifie qu’il y a beaucoup de départs volontaires ou involontaires, ainsi que de nouvelles arrivées dans votre société.

Cela peut avoir des impacts négatifs sur votre business. Tout d’abord, vos clients peuvent être réticents à travailler avec vous s’ils se rendent compte que votre entreprise présente un fort taux de rotation ou de renouvellement de salariés. Ensuite, cela engendre de nombreux coûts. Ce qui peut pénaliser la santé financière de votre entreprise.

En outre, une perte de talents peut devenir une véritable faiblesse stratégique à long terme. Pour pallier cette problématique, avez-vous déjà envisagé la solution d’externalisation ? Décryptage.

Comprendre les raisons du turnover

Le turnover désigne le changement fréquent des effectifs dans une entreprise à la suite de départs. Ces départs peuvent être dus à un licenciement, une démission, une fin de la période d’essai, une retraite, etc. Un turnover faible signifie que les employés travaillent dans une entreprise où il fait bon vivre. Le contraire est le signe d’une mauvaise ambiance et d’un problème social qu’il faut résoudre. Aujourd’hui, un fort turnover est fréquent pour les entreprises. Selon une étude, cela aurait même doublé en 20 ans.

Par ailleurs, les secteurs les plus touchés par ce phénomène sont les entreprises travaillant dans le commerce, le secteur des TIC et de la télécommunication. Ce qui explique pourquoi votre télésecrétariat médical fait face à un important turnover. En effet, votre équipe doit assurer une productivité constante. Certains employés n’arrivent pas à suivre le rythme. De ce fait, ils quittent la société. Mais ce n’est pas la seule raison qui explique pourquoi les services de secrétariat téléphonique médical présentent un important turnover.

Secrétariat téléphonique médical : les causes du turnover élevé

La rémunération des salariés

Le métier de secrétariat téléphonique médical est un métier fastidieux. Pourtant, la rémunération des télésecrétaires est jugée trop faible. De ce fait, une des solutions pour diminuer le taux de turnover est l’augmentation de salaire. Malheureusement, cette option est assez difficile à envisager. Et pour cause, en France, les entrepreneurs ont du mal à développer leurs activités, car ils subissent une forte pression fiscale. C’est pourquoi, en tant qu’entrepreneur, cette contrainte ne vous permet pas de mieux payer vos télésecrétaires

Le problème de recrutement

C’est une réalité, votre entreprise de télésecrétariat peine à recruter des employés. Pourtant, ce ne sont pas les professionnels qui manquent. De nos jours, le freelancing connaît un succès fulgurant. Ce mode de travail touche tous les secteurs d’activité, y compris le domaine médical. C’est pourquoi, plusieurs télésecrétaires médicales expérimentées privilégient ce mode de travail hybride. Cela explique également la raison pour laquelle vous avez des difficultés à trouver des candidats. Vos employés ne veulent plus dédier leur carrière à votre organisation. Par conséquent, les départs sont nombreux.

Secrétariat téléphonique médical : d’autres raisons à connaître

Problème de management

Outre la difficulté à recruter et la rémunération insuffisante, le taux de turnover est important, car votre société présente un problème de management. Pour ce faire, il faut créer une cohésion d’équipe. Cela vous évitera une fuite de talents. De plus, vous aurez des collaborateurs engagés et motivés. Pourtant, vous n’avez pas toujours les compétences requises pour bien gérer une équipe. C’est pourquoi, vous devez déléguer cette tâche à de véritables managers.

Surcharge de travail

Il est important pour votre établissement de secrétariat téléphonique médical de fidéliser vos secrétaires médicales. En effet, si vous n’avez pas l’effectif idéal pour réaliser les tâches quotidiennes, vous risquez de créer une surcharge de travail pour vos employés. Face à une charge de travail trop importante, leur niveau de stress va augmenter. Cela peut nuire à leur équilibre de vie. C’est pourquoi, vos télésecrétaires quittent leur emploi. Pour remédier à cela, il est impératif d’avoir une bonne gestion des ressources humaines.

Secrétariat téléphonique médical : une perte financière

La pérennité de votre société dépend de plusieurs éléments. Pour assurer vos missions, il faut limiter les départs de vos employés. De plus, les départs, l’intégration et les arrivées vous coûtent cher. En effet, vous devez payer certains frais et indemnités. Explications.

Les coûts liés au départ

Que vous preniez l’initiative de renvoyer vos employés ou qu’il s’agisse d’un départ volontaire, le turnover engendre des coûts financiers importants pour votre établissement. Connaissez-vous les dépenses que vous devez prévoir pour un départ ? En voici une liste :

• Charges administratives.
• Indemnités de départ.
• Solde des primes.
• Salaire des heures de travail.
• Pot de départ, etc.

Les frais engendrés durant la période de remplacement

Qui dit départ, dit nouvelle arrivée. Mais avant cela, il faut passer par le recrutement. Par ailleurs, remplacer une secrétaire médicale n’est pas chose aisée. Cela prend du temps. De plus, les nouveaux candidats se font rares. Par ailleurs, les coûts liés au recrutement concernent :

• Frais de communication.
• Coûts des entretiens (temps passé durant l’entretien, coûts téléphoniques, etc.)
• Participation aux évènements externes (ex : salon de l’emploi).
• Diffusion des offres d’emploi.
• Négociation des salaires.

Les coûts liés à l’intégration

Après l’embauche d’un nouveau salarié, votre entreprise de télésecrétariat doit l’intégrer dans votre équipe. C’est un travail fastidieux lorsque ce schéma se fait à répétition. De plus, cela engendre des dépenses supplémentaires telles que :

• Charges administratives liées à l’intégration.
• Frais de formation.
• Achat de nouveaux équipements et matériels informatiques.
• Rémunération selon le nouveau contrat.
• Les autres avantages proposés par votre entreprise.

Secrétariat téléphonique médical : une perte de compétences

Diminution de la productivité

Le travail d’une secrétaire médicale à distance est répétitif. Elle travaille du lundi au vendredi et effectue les mêmes tâches au quotidien. En effet, elle s’occupe de la gestion d’agenda, la prise de rendez-vous médical. De plus, elle gère les appels téléphoniques des patients. Par conséquent, vous risquez également une perte financière suite à un départ. En effet, à partir du jour où votre secrétaire ne travaille pas, la production s’arrête. Elle reprend lorsque le nouveau remplaçant est opérationnel. C’est pourquoi, vous devez rapidement trouver un nouvel employé. Or, comme vous le savez, recruter une télésecrétaire médicale relève d’un parcours du combattant.

Impact sur l’image de votre société

Un turnover trop élevé n’entraîne pas uniquement des dépenses au niveau financier. Il a également une conséquence sur l’organisation de votre société. Vous perdez votre temps à la gestion RH. Pourtant, ce n’est pas votre cœur de métier. Puis, la nouvelle télésecrétaire assimile lentement ses fonctions. Ce manque de compétences peut diminuer la qualité de travail. Ce qui peut également ternir votre image aux yeux de vos clients. Ceux-ci veulent travailler avec une équipe expérimentée qui maîtrise le domaine du télésecrétariat.

Secrétariat téléphonique médical : résoudre le problème de turnover en interne

Ci-après 5 actions à mener pour réduire le turnover dans votre entreprise :

• Mettre en place une politique RH efficace.

Il s’agit d’effectuer un bon recrutement, savoir bien intégrer les nouvelles arrivées et leur offrir une formation adéquate. Ainsi, vous pouvez maintenir vos employés au sein de votre structure. C’est également un moyen de rentabiliser votre investissement lié à l’embauche.

• Proposer une rémunération attractive

Selon une étude menée par le cabinet de recrutement Robert Half en 2022, 77 % des professionnels français considèrent le salaire comme un critère pour faire le choix entre deux entreprises. De ce fait, si vous souhaitez garder votre équipe, il faut proposer un salaire motivant.

• Organiser des évènements

L’organisation des évènements est la solution idéale pour renforcer la cohésion d’équipe. De cette manière, les salariés ressentent un sentiment d’appartenance à votre entreprise. Enfin, les moments de partage permettent aux nouvelles arrivées de bien s’intégrer.

• Améliorer le cadre de travail

Une télésecrétaire médicale satisfaite au travail, ne pensera pas à changer d’entreprise. Pour assurer cette satisfaction, vous devez aménager l’espace de travail et les équipements. Ainsi, vous offrez à votre équipe un cadre de travail agréable, convivial et confortable.

• Avoir une bonne organisation

Bien que vous soyez une permanence téléphonique médicale, vos employés doivent avoir un bon équilibre entre leur vie professionnelle et privée. Pour ce faire, vous devez veiller à ce que chaque employé a la même charge de travail. Les horaires doivent être également adaptés pour diminuer le turnover.

Secrétariat téléphonique médical : externaliser une partie de vos activités

La réorganisation d’une nouvelle politique RH, l’aménagement de votre lieu de travail et l’augmentation de salaire peuvent représenter une difficulté supplémentaire pour votre société. Fort heureusement, vous pouvez recourir à une solution moins contraignante. Il s’agit de mettre en place une stratégie d’externalisation de services. Ce terme vous est familier, car les professionnels de santé sont nombreux à recourir à cette solution pour résoudre leur problème de turnover. Comment ça marche ? Ce processus se fait par plusieurs étapes :

1. Déterminer les activités à externaliser

Vous pouvez confier au prestataire extérieur la gestion totale ou partielle de vos activités. De ce fait, avant d’externaliser votre secrétariat téléphonique médical, il faut définir les missions que vous souhaitez déléguer. Pour cela, il est crucial de préparer un cahier des charges précis.

2. Sélectionner votre prestataire

Sur le marché, vous avez une myriade d’entreprises proposant un service de télésecrétariat externalisé. En guise d’exemple, vous avez les secrétaires freelances, les call center (centre d’appels) et les centres d’expertise en télésecrétariat médical. Vous devez trouver un prestataire qui répond à vos exigences.

3. Préparer un budget en amont

Un télésecrétariat externalisé peut renforcer votre équipe de manière régulière ou ponctuelle. Toutefois, quelle que soit la durée de votre collaboration, il faut préparer un budget. Recourir à l’outsourcing est synonyme d’un investissement rentable.

Secrétariat téléphonique médical externalisé : vos avantages

• Plus de flexibilité

Grâce à la sous-traitance, votre standard téléphonique reste ouvert, même en dehors des heures d’ouverture de bureau. Désormais, vous pouvez gérer les demandes des patients le week-end et les jours fériés. Cette flexibilité est le premier avantage de l’externalisation du télésecrétariat médical.

• Sans départ ni d’arrivée

Par la suite, vous n’avez pas à gérer le roulement de personnel étant donné que vos activités se font à l’extérieur. De plus, le nombre de personnel correspond à votre charge de travail. Cet effectif est revu en baisse ou à la hausse selon la croissance de votre activité.

• Aucun salaire à prévoir

L’externalisation consiste à payer une prestation facturée. Autrement dit, le prestataire effectue vos missions contre une rémunération. Généralement, ce service est moins coûteux, notamment si vous optez pour une sous-traitance à l’étranger, dans les pays francophones comme Madagascar.

• Gain de productivité

En sous-traitant vos services de secrétariat téléphonique médical, l’équipe externe gère à votre place les rendez-vous par internet, les appels entrants, les urgences, les emails, les plannings des médecins, etc. De plus, la production se fait en fonction de vos directives.

• Retour sur investissement rapide

En plus de faire des économies, l’externalisation de votre permanence téléphonique vous permet d’accéder à des profils qualifiés. Toutefois, il faut bien choisir votre partenaire. Un prestataire de confiance vous accompagne dans le développement de votre business.

 

Secrétariat téléphonique médical : notre solution d’externalisation

Si vous optez pour la solution d’externalisation auprès de Serenity, vous bénéficiez de tous les avantages que nous avons précédemment énumérés. Serenity, c’est votre entreprise de télésecrétariat médical à Madagascar. Notre équipe est composée de manager, de formateur ainsi que d’agents en front-office. Tous possèdent une expérience et une expertise qui vous feront gagner du temps et augmenter votre productivité. Grâce à notre politique de management, nous savons garder nos meilleurs talents.

De plus, même en cas de remplacement, la production continue grâce à la mise en place d’un service back-up. Une télésecrétaire médicale dédiée assure le relais durant l’absence ou les congés d’une de ses collègues. Par ailleurs, nous nous engageons à offrir un service de qualité à la hauteur de vos exigences. En choisissant notre offre, nos télésecrétaires francophones sont rapidement opérationnelles. Ainsi, vous pouvez vous focaliser sur le développement de votre activité. Enfin, Serenity vous accompagne au quotidien dans la réalisation des tâches suivantes :

• Accueil téléphonique des patients.
• Gestion relation client.
• Gestion des agendas en ligne sur doctolib et maïïa.
• Traitement des urgences.
• Prise de rendez-vous médicaux : confirmation, annulation ou changement de dates pour les consultations.

 

En somme, il existe différentes solutions pour remédier au problème de turnover. Pour fidéliser vos collaborateurs, diminuez leurs charges de travail en transférant une partie ou l’ensemble de leurs fonctions vers un prestataire de confiance comme Serenity.