La mise en place d’un accueil téléphonique à distance : la solution chez Serenity

L’accueil téléphonique à distance est un service mis en place pour gérer les appels entrants d’une entreprise. Il a comme objectif d’améliorer la relation client en facilitant le traitement des appels. Contrairement à sa réputation depuis des années, cette fonction ne se limite plus au standardiste téléphonique qui répond juste au téléphone. Il dispose désormais de nombreux services en parallèle qui le rendent de plus en plus performant.

Si vous travaillez au sein d’un établissement de santé, et que vous êtes en quête de solution efficace pour améliorer votre accueil téléphonique, vous êtes sur la bonne voie en optant pour cette solution. En effet, elle vous permet de bâtir une relation solide et stable avec vos patients, en commençant à les accueillir convenablement et chaleureusement au téléphone.

Quelles sont les solutions proposées pour optimiser cet accueil téléphonique ? Quelle alternative serait la meilleure pour votre établissement de santé ? Cet article vous dit tout.

Accueil téléphonique à distance : une relation client à la clé

Un cabinet médical reçoit plus d’une trentaine d’appels téléphoniques par jour. En effet, c’est le moyen de communication le plus pratique pour les patients pour prendre des rendez-vous ou pour se renseigner. Ainsi, face à ces appels intempestifs, de nombreux praticiens n’arrivent plus à traiter l’ensemble de ces tâches, ce qui peut grandement impacter sa réputation. C’est pourquoi, pour satisfaire la patientèle, la solution est de mettre en place un accueil téléphonique à distance de qualité. 

Bien gérer la relation client présente de nombreux intérêts :

• Fournir un accueil téléphonique personnalisé et humanisé : en joignant votre cabinet, vos patients s’attendent à recevoir des réponses personnalisées et surtout, instantanées. Bref, la télésecrétaire médicale va pouvoir offrir un accueil humain et de vive voix.
• Véhiculer une bonne image de votre cabinet médical: à partir du premier instant d’échanges, la télésecrétaire médicale dégage une bonne impression, avec un climat favorable. Cela permet d’avoir un impact positif auprès des patients

Les enjeux de l’accueil téléphonique à distance

Un accueil téléphonique à distance requiert des compétences et qualités particulières, dans le but d’assurer un accueil satisfaisant pour les patients. Aussi, il représente un geste stratégique capital, qui peut influencer le comportement et les décisions des patients. De ce fait, à chaque fois qu’un patient appelle, c’est une opportunité que la télésecrétaire médicale doit saisir. La fonction consiste à accorder une attention bienveillante à l’appelant.

Le secteur médical s’avère plus sensible que d’autres. Ce qui fait que le service de permanence téléphonique est exceptionnellement délicat. Ainsi, la personne en charge de cette fonction nécessite des capacités particulières dont l’empathie et la compréhension. Ces qualités sont indispensables pour réduire l’anxiété des patients. Par la suite, un sens aigu des priorités est indispensable pour pouvoir gérer les urgences et optimiser l’organisation des rendez-vous.

Comment choisir son prestataire ?

Parmi les nombreuses sociétés spécialisées dans le secrétariat téléphonique médical à distance, le choix n’est pas aisé. Cependant,  il convient de vérifier quelques critères de base pour faciliter vos recherches. Bien entendu, tout dépend de vos attentes. Avant d’entamer la recherche du bon prestataire, commencer à définir clairement vos besoins :

• Quelles tâches du télésecrétariat médical souhaitez-vous déléguer ?
• Auriez-vous besoin de services ponctuels ou pour pallier les absences dans votre cabinet ou d’une solution pour la remplacer entièrement ?
• Une continuité de services pendant vos absences et vos jours de congés est-elle indispensable ?
• Auriez-vous besoin d’une disponibilité en 24/24 ou seulement en journée ou en week-end ?
• Une prise en charge de la permanence téléphonique parviendra-t-elle à traiter les demandes de vos patients ?

Bref, la liste est exhaustive. Identifiez préalablement vos besoins. Plus vous arrivez à les préciser, plus vous pouvez vous attendre à des services de qualité.

L’accueil téléphonique externalisé grâce à une permanence téléphonique

La permanence téléphonique : l’essentiel à retenir

Le service de permanence téléphonique médical permet aux médecins de se libérer des tâches chronophages et de laisser une professionnelle s’en charger. Ce service client a comme objectif de gérer rapidement les appels entrants au cabinet, dans le respect de consignes spécifiques, de façon à optimiser ma relation avec les patients. Généralement, l’accueil téléphonique au sein d’un cabinet médical consiste à renseigner les patients, gérer les messages et le planning, qualifier et transférer les appels vers le collaborateur concerné.

La permanence téléphonique et le télésecrétariat médical

Le télésecrétariat médical peut être sollicité pour intervenir ponctuellement dans les rôles d’une vraie secrétaire médicale. Aussi, la qualité du traitement des appels sera satisfaisante. En effet, les professionnels auxquels vous allez confier votre accueil téléphonique disposent des compétences et des outils adaptés afin de mener à bien leurs tâches. Bien évidemment, tout se fait en se basant sur les consignes du praticien. A part la garantie d’un service client de qualité et efficace, il vous permet également de profiter de beaucoup plus de flexibilité. 

L’accueil téléphonique à distance par Serenity

Serenity présente tous les atouts d’une permanence téléphonique médicale à Madagascar. En effet, notre tarification et nos expériences nous démarquent de la concurrence. Active depuis déjà quelques années, nous proposons des télésecrétaires médicales compétentes qui vous accompagneront au quotidien. Avoir un accueil téléphonique humain au bout du fil rassure et fidélise les clients. Bref, cette mise en place présente un réel atout qui aide à accroître le nombre de vos patients.

Outre les compétences de nos télésecrétaires médicales, nous utilisons également des logiciels performants pour optimiser l’organisation, à savoir : Doctolib, Maiia, Callibri, et Ubicentrex. Ces derniers vont être d’une grande aide au quotidien des praticiens, en augmentant le taux de présence de la patientèle, en optimisant leur temps avec la prise de rendez-vous en ligne, et en communiquant aisément avec les patients. Enfin, en ce qui concerne les tarifs, vous choisissez la formule qui vous convient, et vous ne payez que les travaux dont vous bénéficiez.

En somme, même si le contact se fait à distance, l’accueil téléphonique doit toujours laisser une bonne impression. Traitez-le avec le plus grand soin, grâce à un call center à Madagascar.