Les facteurs qui le détermine le coût d’un secrétariat téléphonique médical

Le coût d’un secrétariat téléphonique médical reste souvent le sujet qui bloque un établissement médical d’externaliser ce service. Voilà pourquoi il n’est pas surprenant qu’ils dépensent chaque année des sommes considérables pour former des télésecrétaires en interne. Les primes d’assurance, les franchises élevées et autres frais remboursables ne sont que quelques-uns des coûts associés à la santé. C’est pour cela que l’externalisation secrétariat médical devient de plus en plus prisée ces dernières décennies.

D’abord, il faut savoir que le travail d’une secrétaire médicale varie selon les besoins des cabinets. D’une part, les secrétaires médicaux répondent au téléphone, planifient les rendez-vous et enregistrent les patients pour professionnels de la santé.  Deuxièmement, elle peut collecter les informations d’assurance des patients, transcrire les dictées des médecins et organiser les dossiers médicaux. D’autre part, elle peut coordonner la facturation des patients. Cela dit, le coût d’un secrétariat téléphonique médical varie selon les tâches demandées par votre établissement médical.

Combien coûte, alors, une permanence téléphonique médicale ? Devriez-vous sous-traiter à un prestataire de ce service ? Quels sont les facteurs de tarification d’un secrétariat médical pour les établissements médicaux?

Coût d’un secrétariat téléphonique médical : volume d’appels et temps

Savez-vous qu’une équipe interne traitant 100 appels coûtera plus cher qu’un centre d’appel médical ne traitant que 50 appels ? Cependant, le coût par appel diminue généralement lorsque le volume des appels est plus élevé. En conséquence, cela diminue votre dépense et rentabilise votre entreprise. Les économies de coûts sont la principale raison pour laquelle de nombreuses entreprises médicales externalisent les opérations de leurs secrétariats.

La durée moyenne de chaque appel est le facteur numéro un qui détermine le coût d’un secrétariat téléphonique médical. Cependant, la dépense la plus importante d’un centre d’appels médicaux dépend de chaque télésecrétaire médicale. Pour cette raison, la plupart des fournisseurs de permanence téléphonique médicale facturent judicieusement à la minute, et non à l’appel.

Coût d’un secrétariat téléphonique médical : intégration et jours fériés

Vous pouvez vous attendre à une augmentation des coûts comprise entre 5 % et 15 %. En effet, cela se produit si vous avez besoin que le centre d’appels s’intègre au calendrier en ligne de votre entreprise :

• pour fixer des rendez-vous ;
• pour accéder à un portail pour traiter les paiements.

Ces types d’appels nécessitent une formation supplémentaire et vont au-delà de la procédure standard de l’étiquette téléphonique d’un télésecrétariat médical.

Les agents en centre d’appel médical peuvent être amenés à travailler selon les conditions de l’établissement médical. Dans ce cas, comme la plupart des entreprises, ils reçoivent une majoration à temps et demie. Ces frais sont généralement facturés à un taux forfaitaire de 40 % de son salaire par jour férié. D’autre part, un agent qui travaille ces jours peut également être payé à 100% de son salaire mensuel de base.

Service de permanence téléphonique médical : les fonctionnalités standard incluses

Maintenant, vous avez une meilleure compréhension de la tarification des services d’un secrétariat médical. Parlons maintenant des options standards que vous pouvez avoir avec ce type de service :

• Assistance 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 : votre fournisseur répond généralement aux appels 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. La seule exception est une somme modique les jours fériés.
• Assistante bilingue : la plupart des télésecrétariats téléphoniques médicaux ont un personnel dédié pour aider les clients anglophones.
• Enregistrement des appels : à l’exception des états de notification à 2 parties, attendez-vous à ce que tous vos appels soient enregistrés. 
• Numéro sans frais : un numéro sans frais peut être fourni pour transférer vos appels.
• Livraison des messages SMS / e-mail : vos messages sont envoyés en temps réel par SMS, e-mail ou les deux. Cela peut inclure un fichier audio de la conversation complète. Vous pouvez inclure cette option dans le service que vous choisissez si vos clients aiment envoyer un message au lieu d’appeler.

Conseils pour faire le bon choix

Les services de télésecrétariat externalisé n’utilisent que quelques modèles de prix. Mais ces modèles laissent place à de nombreuses combinaisons de charge différentes. Pour cette raison, vous devrez déterminer quel modèle ou quelle combinaison vous convient. Tenez compte des besoins spécifiques de votre entreprise. Combien d’appels prenez-vous habituellement ? Ont-ils tendance à être longs ou courts ?

Les appels ont généralement tendance à être courts si vos patients appellent pour une prise de rendez-vous. Dans ce cas, vous en aurez probablement plus pour votre argent si vous choisissez le modèle de facturation par minute. D’un autre côté, si vos appels ont tendance à durer plus de quelques minutes, vous devriez opter pour un forfait qui vous facture par appel. Sinon, chaque appel pourrait devenir assez coûteux. De plus, votre établissement doit prendre une décision axée sur les clients.

Inscrivez-vous dès aujourd’hui à un service de réponse médicale

Il est essentiel de choisir le bon service de secrétariat médical pour assurer la rentabilité de votre cabinet. D’ailleurs, ce service est une solution si vous êtes enlisé et prêt à vous concentrer sur d’autres tâches. En effet, il est utile, abordable et conçu spécifiquement pour l’industrie médicale. L’externalisation du travail n’est pas un phénomène nouveau pour les établissements médicaux.

Vous devez prendre une décision éclairée lors du choix d’un fournisseur de centre d’appel médical. Les patients se sentent plus à l’aise lorsqu’ils savent qu’ils peuvent entrer en contact avec leur médecin. En conséquence, vous pouvez garder les patients existants heureux et en attirer de nouveaux en engageant un télésecrétariat téléphonique médical.

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