Comment fournir un excellent service client dans le domaine du télésecrétariat médical ?

Les patients attendent un service client médical de qualité dans le secteur de la santé. Alors que d’autres industries peuvent permettre aux entreprises de s’en sortir avec un minimum d’effort, le domaine de la de santé laisse peu de place à l’erreur. Les gens considèrent souvent un excellent service client comme un élément essentiel. Par conséquent, une entreprise de télésecrétariat doit fournir aux patients et à leurs familles un service client efficace et de qualité.

Quelles méthodes utiliser pour réussir un service client satisfaisant pour la fidélisation client et l’acquisition de nouveaux clients dans le domaine de la santé ? Focus sur 5 méthodes efficaces.

Service client médical : améliorer l’accessibilité par téléphone

Une urgence médicale peut survenir à tout moment. Les patients doivent savoir qu’ils peuvent contacter leur cabinet médical 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Traditionnellement, une télésecrétaire médicale en accueil téléphonique fonctionne comme le principal point de contact entre votre établissement et le public. Cependant, une réceptionniste interne ne peut travailler qu’un nombre d’heures par jour et un nombre de jours par semaine.

Avec un service de télésecrétariat médical, vous disposez d’une équipe formée prête à répondre aux appels à tout moment. Vous n’avez pas non plus à vous soucier de créer un système complexe de gestion d’agenda médical ou des rendez-vous. Le système de gestion de plannings médicaux est déjà en place. Tout ce que vous avez à faire est de mener vos activités comme d’habitude et de laisser vos télésecrétaires s’occuper du reste.

Améliorer l’accessibilité en ligne

Beaucoup de gens privilégient la prise de rendez-vous en ligne. Il fait gagner du temps. De plus, s’il est exécuté correctement, il limite le risque de mauvaise communication. Alors que de plus en plus d’entreprises passent au monde numérique, il est essentiel de rendre votre portail en ligne de télésecrétariat médical convivial pour fournir un excellent service client. Cependant, cela ne signifie pas que vous devez déplacer tous vos points d’accès en ligne.

De nombreuses personnes se sentent encore mal à l’aise d’utiliser Internet pour certaines procédures. C’est pourquoi la combinaison d’une conception de site Web fluide avec un service de permanence téléphonique abordable peut aider à réduire les erreurs. Cela aide également à rationaliser le processus de prise de rendez-vous et à améliorer l’accessibilité globale de votre entreprise.

Utiliser une approche « ascendante » du service client

La plupart des entreprises de secrétariat téléphonique médical mettent en œuvre une approche « descendante » du service client. Cela signifie que la direction définit le protocole de service client et transmet ces informations aux télésecrétaires qui interagissent directement avec les clients. Cependant, avec une approche « ascendante », la direction écoute les recommandations de ses employés à tous les niveaux pour élaborer un plan de gestion de l’accueil téléphonique des patients qui fonctionne mieux.

Coordonnez-vous avec votre personnel pour développer un service client qui fonctionne dans un environnement. Non seulement cela améliore le service client dans votre entreprise de télésecrétariat médical, mais augmente également la qualité des soins que vous prodiguez à vos patients.

Autoriser les patients à donner leur avis

Vous ne pouvez pas plaire à 100 % des gens à 100 % du temps. Cependant, ne laissez pas cela vous empêcher de développer de bonnes compétences en service client. Lorsque les patients ont une interaction négative avec votre entreprise, utilisez-la comme une expérience d’apprentissage. Comptez sur vos patients pour perfectionner votre service client. Le simple fait de demander à vos patients des avis donne un petit coup de pouce à un accueil téléphonique personnalisé et une gestion des appels entrant efficace.

Les patients et les clients aiment savoir que vous vous souciez de leur opinion. Donner aux patients plusieurs accès qui vous aideront à accumuler des données et à apprendre comment fournir un excellent service client dans le secteur de télésecrétariat médical, pour évaluer votre service client :

• site Web ;
• sondage téléphonique ;
• questionnaire en personne.

Garantir la responsabilité à tous les niveaux

Le service à la clientèle souffre lorsqu’un organisme de soins de santé manque de responsabilité. Si une télésecrétaire médicale sait qu’elle ne sera pas tenue responsable de ses actes, elle est plus encline à fournir un service client médiocre. De plus, la responsabilisation peut aider votre entreprise à identifier les domaines dans lesquels elle peut s’améliorer. Lorsqu’un problème de service client survient, un système de responsabilité permet d’atténuer les problèmes plus rapidement.

Plutôt que d’ignorer ou de rappeler au personnel vos politiques de service client, suivez le problème jusqu’à sa source. Dressez une ligne personnalisée pour aider chaque télésecrétaire médicale à être plus responsable. Tenez les parties responsables et évaluez la situation pour voir s’il s’agit d’un problème systémique au sein de votre entreprise.

En fin de compte, vous voulez que vos patients et clients soient heureux. Vous n’avez qu’à vous concentrer sur l’amélioration de l’accessibilité, de la responsabilité et de la communication au sein de votre service de secrétariat. Chez Serenity, les télésecrétaires sont formées pour traiter chaque appel avec soin et assurer la satisfaction des patients.