Gestion du secrétariat médical : internaliser ou externaliser ?

Votre cabinet médical a deux choix pour réaliser les activités de secrétariat. Le premier est de les confier à un prestataire externe. Dans ce cas, on parle de secrétariat téléphonique médical externalisé. Puis, la seconde option est d’embaucher des employés pour s’occuper du service de secrétariat en interne. Aujourd’hui, de plus en plus de professionnels de santé choisissent un télésecrétariat médical externalisé. Toutefois, certains ont gardé la méthode classique.

Par ailleurs, quel que soit le mode de gestion de ce service, il reste un élément indispensable pour le bon fonctionnement de votre cabinet médical. En effet, une secrétaire médicale ou une télésecrétaire s’occupe des mêmes tâches. Elles prennent les appels des patients, s’occupent de la gestion des rendez-vous, transmettent les messages aux médecins et gèrent vos agendas médicaux. De ce fait, le choix n’est pas toujours simple.

Cet article a pour objectif de partager un résumé des atouts ainsi que des inconvénients de chaque option. Cela vous aidera à finaliser votre choix.

Secrétariat téléphonique médical internalisé

Certains établissements de santé font le choix de gérer leur secrétariat en interne avec un service spécialisé. En effet, l’internalisation est un moyen de garder les compétences en interne. Par conséquent, cela vous permet de garder le contrôle des activités. De plus, la communication entre les différents services peut se faire rapidement. Dans ce contexte, la secrétaire médicale se charge de l’accueil téléphonique et physique des patients. Cette pratique peut améliorer la relation patientèle, car la secrétaire échange directement avec les patients.

Cependant, un secrétariat téléphonique médical internalisé requiert une mise en place logistique et informatique. Outre les matériels et équipements, votre cabinet médical doit également considérer les charges salariales des secrétaires médicales. En d’autres termes, un service en interne nécessite beaucoup d’investissement financier. Fort heureusement, avec le développement des TICs, une autre solution est à envisager. Cette solution est plus rentable et économique sur le long terme. Il s’agit du secrétariat téléphonique médical externalisé.

Secrétariat téléphonique médical externalisé

Ici, le secrétariat interne est remplacé par le télésecrétariat externalisé. Là encore, deux choix s’offrent à vous. D’une part, vous pouvez déléguer cette activité à une secrétaire indépendante. Il s’agit d’une freelance qui travaille à distance depuis son domicile ou dans un espace de coworking. Son principal atout est le coût de sa prestation. En effet, une secrétaire indépendante ne paye pas beaucoup de charges. En général, elle supporte les frais d’entretien de ses matériels de bureau (ordinateur, casque, etc.). Elle doit également payer les frais de téléphone et de connexion internet.

Par conséquent, une charge moins lourde permet d’offrir un tarif à prix défiant toute concurrence. D’un autre côté, vous pouvez opter pour une entreprise de télésecrétariat médical. L’externalisation des appels médicaux se fait auprès d’un call center expert dans ce domaine. Le premier avantage est la disponibilité du service. Ensuite, un centre d’appel médical dispose de plusieurs ressources. De ce fait, il peut gérer un volume d’appels plus élevé. De plus, les télésecrétaires médicales sont expérimentées et formées. Par conséquent, elles peuvent gérer efficacement toutes les tâches à distance.

Externaliser le télésecrétariat médical : les aspects négatifs

Un secrétariat téléphonique médical externalisé n’est pas sans risques. Si vous optez pour une secrétaire indépendante, il faut bien choisir la personne qui accompagnera quotidiennement votre cabinet médical. En effet, cette solution comporte quelques aspects négatifs. Nous allons prendre le cas du télésecrétariat à Madagascar. Tout d’abord, un freelance malgache peut se heurter à des problèmes techniques comme la coupure d’électricité. En effet, cette situation est très fréquente dans ce pays. Cela entraîne un énorme retard et une baisse de productivité.

De ce fait, si la télésecrétaire médicale à Madagascar n’a pas de système de backup, elle aura du mal à exercer ses activités. De plus, aujourd’hui, de nombreuses personnes s’intéressent aux métiers du web. Certains ont adopté un statut légal pour inspirer confiance aux clients. Malheureusement, ce n’est pas le cas pour tous les travailleurs indépendants. C’est pourquoi, une secrétaire freelance ne peut pas faire une facturation en bonne et due forme. Pour un projet à long terme, cette solution n’est pas toujours idéale.

Pour une externalisation en toute sécurité, vous pouvez collaborer avec un centre d’appels offshore comme un call center à Madagascar. Celui-ci a des alternatives en cas de panne électrique. De plus, c’est une structure exerçant légalement ses activités, avec une équipe fortement motivée. Par conséquent, vous bénéficiez d’un rapport qualité/prix intéressant.