Prise de rendez-vous des patients : les différentes possibilités

La prise de rendez-vous des patients est la seule activité génératrice de revenu d’un cabinet médical. En effet, sans les rendez-vous des patients, le cabinet médical n’a pas lieu d’être. De ce fait, il est important de le gérer efficacement. Pour ce faire, il faut commencer à choisir un outil de communication. En effet, nous vivons dans une ère technologique où les moyens de communication font partie de notre vie quotidienne. Dès lors, il n’est plus question de se déplacer pour prendre un rendez-vous chez son médecin.

Aujourd’hui, les patients ont deux manières de contacter un établissement de santé pour une consultation ou un examen médical. D’un côté, ils peuvent téléphoner et parler à une secrétaire médicale. Et d’un autre côté, ils peuvent effectuer une réservation en ligne en quelques clics. L’une comme l’autre présente des avantages considérables pour le patient et le cabinet médical.

De ce fait, quelle solution faut-il privilégier ? Nous allons découvrir dans cet article le fonctionnement de la prise de rendez-vous à distance dans le secteur médical.

Prise de rendez-vous des patients : la solution classique

En premier lieu, lorsqu’un patient souhaite obtenir une consultation chez son médecin, son premier réflexe est de décrocher le téléphone. En effet, la prise de rendez-vous des patients par téléphone est la solution la plus classique et rapide. De ce fait, comment ça fonctionne ? Tout d’abord, le patient trouve le numéro du cabinet médical sur internet, un annuaire en ligne ou sur le site web du cabinet. Par la suite, il va composer le numéro et une secrétaire médicale prend en charge son appel.

Aujourd’hui, le secrétariat en interne se fait de moins en moins. En effet, les établissements de santé optent pour une externalisation des appels médicaux pour plus d’efficacité et de productivité. De ce fait, dans ce cas, la télésecrétaire médicale dédiée propose au patient un créneau horaire selon la disponibilité dans l’agenda professionnel du médecin. Enfin, il suffit au patient de confirmer son rendez-vous ou de trouver un autre créneau si la date ne lui correspond pas.

Quels sont les atouts d’une permanence téléphonique externalisée ?

Le service de permanence téléphonique du télésecrétariat externalisé gère la prise de rendez-vous des patients. Bien que ce service s’effectue à distance, il privilégie le contact humain. C’est pourquoi, les patients ne cessent d’utiliser ce moyen de communication. En effet, ils se sentent plus en confiance lorsqu’ils parlent avec une télésecrétaire médicale. De plus, en cas d’urgence, celle-ci peut les rassurer et répondre à leurs demandes en temps réel.

Par ailleurs, en externalisant son secrétariat téléphonique, un cabinet médical réalise des économies. En effet, un télésecrétariat externalisé coûte moins cher qu’un centre d’accueil téléphonique en interne. De plus, une permanence téléphonique médicale fonctionne comme un service client. Son objectif est de satisfaire les patients et de gérer efficacement la relation client. C’est pourquoi, ce service doit être disponible sur une plage horaire plus étendue.

Prise de rendez-vous des patients : la solution numérique

Avec l’avancée du numérique, il existe une autre alternative à la prise de rendez-vous des patients. Il s’agit de prendre un rendez-vous en ligne que ce soit sur internet ou sur un agenda médical en ligne. Par ailleurs, cette solution permet aux patients de trouver un créneau horaire disponible à n’importe quel moment et n’importe où. En effet, il suffit de se connecter à internet sur un appareil mobile (smartphone, laptop, tablette) pour avoir une consultation auprès de son cabinet médical.

C’est le côté pratique de la prise de rendez-vous en ligne qui séduit les patients 2.0. Par ailleurs, pour leur permettre de bénéficier de ce service, le cabinet médical a deux possibilités. Tout d’abord, il peut s’inscrire sur une plateforme de prise de rendez-vous en ligne comme doctolib ou maiia. D’un autre côté, le cabinet peut proposer la réservation en ligne sur son site internet. Par ailleurs, l’option choisie dépend du budget de l’établissement de santé.

Pourquoi faut-il s’intéresser à la prise de rendez-vous en ligne ?

Tout d’abord, comme susmentionné, la prise de rendez-vous des patients effectuée par internet apporte plus de flexibilité et de praticité. Pour le cabinet médical, c’est une opportunité de moderniser la gestion des agendas des médecins. En effet, les rendez-vous pris en ligne se synchronisent automatiquement sur les agendas des praticiens. Par conséquent, ces derniers peuvent consulter partout et en temps réel leur planning hebdomadaire voire mensuel.

Le plus grand avantage de la solution numérique reste la diminution du taux d’absentéisme. En effet, les plateformes proposent d’envoyer un rappel pour que les patients n’oublient pas leur rendez-vous ou pour qu’ils ne se trompent pas d’heure et de date. Par conséquent, l’augmentation des rendez-vous honorés améliore la santé financière du cabinet médical. Enfin, les patients privilégient cette solution, car ils peuvent trouver toutes les informations complètes en ligne.

Prise de rendez-vous des patients : est-il possible de combiner ces deux solutions ? 

La prise de rendez-vous des patients est un outil pour gérer la relation entre les patients et le cabinet médical. Quel que soit le canal utilisé, l’objectif reste le même, c’est-à-dire la satisfaction des patients. Ainsi, en offrant une expérience positive, le cabinet médical aura une bonne image auprès de sa patientèle. Par ailleurs, pour satisfaire pleinement les demandes des patients, il est possible de proposer la solution classique combinée à la solution numérique.

En d’autres termes, un cabinet médical peut proposer à la fois un service de permanence téléphonique et une prise de rendez-vous en ligne. Pour ce faire, il faut faire appel à un centre de contact client spécialisé dans le domaine de la santé comme Serenity. En effet, ce centre d’appel à Madagascar peut prendre en charge à la fois ces deux services. La télésecrétaire médicale à Madagascar peut :

• répondre aux appels des patients
• modifier les créneaux horaires sur l’agenda en ligne
• interagir avec les médecins en se connectant sur l’agenda partagé

En somme, la prise de rendez-vous des patients par téléphone ou en ligne est un outil pour gérer la relation patientèle. Par ailleurs, votre établissement de santé peut choisir l’une de ces deux possibilités ou alors combiner ces solutions en faisant appel à un centre d’expertise en télésecrétariat médical à Madagascar tel que Serenity.