Les 03 principaux types de télésecrétariat
De nos jours, aucune entreprise ne peut se passer du télésecrétariat. Il s’agit d’un service qui prend en charge toutes les tâches de secrétariat à distance. En effet, même si les fonctions liées à ce domaine prennent du temps, elles sont utiles au bon fonctionnement d’une entreprise. De plus, c’est un gage d’une bonne image de qualité au sein d’une entreprise ou d’une organisation. L’enjeu est de taille. C’est pourquoi, il faut se tourner vers des experts qui peuvent gérer efficacement ce service.
Pour cela, une entreprise a le choix entre deux solutions. En premier lieu, le télésecrétariat peut s’effectuer par une télésecrétaire à domicile. La seconde option est de recourir à un centre d’appels ou centre de contact client. En fait, le choix dépend du volume d’appels ainsi que du domaine d’activité de l’entreprise cliente. Lorsqu’il s’agit du télésecrétariat médical, les professionnels de santé confient généralement la gestion des appels des patients auprès d’un centre d’appel médical.
Par ailleurs, outre le secrétariat téléphonique médical à distance, nous avons relevé deux autres types de télésecrétariat. Il s’agit du télésecrétariat administratif et du télésecrétariat juridique.
Le secrétariat à distance dans le domaine administratif
Aujourd’hui, le métier d’assistant administratif à distance connaît un grand succès auprès des freelances. En effet, c’est un travail qui peut se faire à domicile. De plus, cela ne requiert pas de formation spécifique. Toutefois, il est indispensable de connaître les fonctions de base du secrétariat. Il est à noter qu’un télésecrétariat administratif gère toutes les tâches reliées à la direction.
Ce type de télésecrétariat externalisé est polyvalent. Tous les secteurs d’activité (finance, bâtiment, logistique, assurance, etc.) peuvent faire appel à ce service. Les tâches d’une télésecrétaire administrative consistent à rédiger des comptes-rendus et des synthèses, organiser les réunions, assurer le standard téléphonique ou encore gérer la comptabilité de l’entreprise donneuse d’ordre.
Le télésecrétariat juridique
Le télésecrétariat juridique est un service proposé par une entreprise de télésecrétariat spécialisé dans le domaine juridique. Cette solution s’adresse aux cabinets d’avocats, notaires, huissiers, juristes. Grâce à l’externalisation, les professionnels dans ce secteur peuvent investir sur des ressources à forte valeur ajoutée. Par ailleurs, ce type de secrétariat gère également plusieurs fonctions.
Généralement, ce sont des tâches chronophages et répétitives. En guise d’exemple, on parle des travaux bureautiques comme les comptes-rendus, la frappe de courriers, la gestion des agendas professionnels ou encore la prise en charge des appels. Toutefois, pour devenir assistante juridique, il faut maîtriser certains outils et les techniques de secrétariat.
Le télésecrétariat médical
Le domaine de la santé a également besoin d’une secrétaire médicale dédiée. En externalisant les tâches administratives du secrétariat, les professionnels de santé ont plus de temps pour se consacrer à l’essentiel : le soin des patients. En effet, le télésecrétariat médical est une prestation effectuée par une entreprise spécialisée dans ce domaine. Les missions d’une télésecrétaire médicale sont multiples.
Il s’agit entre autres de gérer l’accueil téléphonique des patients, planifier les rendez-vous médicaux, organiser l’agenda médical en ligne. D’autres travaux de secrétariat s’ajoutent parfois à ces fonctions. Cela dépend du cahier des charges établi avec le donneur d’ordre. En somme, une télésecrétaire médicale dédiée doit assurer à distance la bonne gestion d’un cabinet médical.
Pour résumer, les tâches de télésecrétariat sont plus ou moins identiques quel que soit le domaine d’activité. Néanmoins, il faut connaître le fonctionnement de l’environnement médical pour pouvoir exercer dans le domaine du secrétariat téléphonique médical. Il en est de même pour le secteur juridique.
