Répondeur personnalisé : le système qui facilite le travail d’un centre d’appel

Pour les entreprises, un répondeur personnalisé peut aider à améliorer sa crédibilité et démontrer sa compétence. Il est souvent la première étape vers le développement d’une relation commerciale fructueuse. Pour les établissements médicaux, un message d’accueil personnalisé peut donner le ton à la façon dont les patients perçoivent votre entreprise.

En fait, le répondeur personnalisé est le synonyme du service vocal interactif ou SVI. En effet, c’est une fonctionnalité automatisée du système téléphonique d’entreprise qui interagit avec les appelants. Ce système recueille des informations en leur donnant des choix via un menu. Il effectue ensuite des actions en fonction des réponses de l’appelant via le clavier du téléphone ou de sa réponse vocale.

Nous verrons, en premier lieu, dans cet article, le fonctionnement du répondeur personnalisé. Explorons ensuite à quoi il sera utile pour un centre d’appel médical.

Comment fonctionne le répondeur personnalisé ?

Un répondeur personnalisé fournit des réponses vocales préenregistrées pour :

• les situations appropriées ;
• la logique du signal du clavier ;
• l’accès aux données pertinentes ;
• la possibilité d’enregistrer une entrée vocale pour une utilisation ultérieure.

Le système SVI peut transférer un appel à un être humain grâce à l’intégration du couplage téléphonie informatique (CTI). De plus, il peut également afficher les données relatives à l’appelant sur un écran.

Le système de répondeur personnalisé utilise également le DTMF (Dual Tone Multi-Frequency) comme ligne de communication entre un téléphone et un ordinateur. Ce sont des signaux multifréquences à double tonalité qui représentent les boutons sur un clavier. Après, l’ordinateur capte les signaux grâce à une carte de téléphonie.

À quoi sert le répondeur personnalisé ?

Les SVI sont utilisés par les centres de contact pour acheminer les appels en fonction des choix effectués par l’appelant. Grâce à ces choix, il peut déterminer si l’appelant souhaite contacter le service de facturation, l’équipe de support technique, ou souhaite simplement parler à un opérateur humain.

Il est également utilisé pour fournir des informations telles que des promotions, des mises à jour ou d’autres informations ou instructions importantes. Un exemple consiste à informer les appelants que le système enregistrera les appels et leur demandera s’ils souhaitent continuer.

Répondeur personnalisé : les avantages pour un télésecrétariat médical

Le répondeur personnalisé est utilisé efficacement dans les établissements médicaux. En général, les personnels l’emploient pour :

• les informations sur les bibliothèques de médicaments et de santé ;
• les renouvellements d’ordonnances ;
• les dossiers d’historique ;
• les relevés de notes médicaux ;
• les services d’information sur les patients ;
• les pré admissions automatisées ;
• les dossiers des comptes des patients ;
• la planification et le rappel des rendez-vous ;
• les résultats de laboratoire et de nombreuses autres applications.

Parmi ses avantages, le SVI soulage le personnel administratif et les médecins des interactions routinières avec les patients. De plus, il aide les organisations de soins de santé à accroître leur efficacité, leur productivité et leur rentabilité.

Service de réponse efficace pour un établissement médical

Vous voulez transmettre confiance et professionnalisme dans tout ce que vous faites dans votre établissement médical. Cela commence au moment où un patient vous appelle. Ils peuvent se confronter à des signaux occupés, à des appels sans réponse ou à un personnel peu serviable. Cela se reflète mal sur vous et votre capacité à gérer un cabinet efficace et organisé.

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