Externalisation d’appels médicaux : quelles améliorations apportent-elles aux médecins ?

L’externalisation d’appels médicaux est l’une des principales fonctions responsables du bon fonctionnement d’un cabinet médical. Pour les professionnels de santé, médecins généralistes ou spécialistes, il existe diverses raisons de faire appel aux services d’un secrétariat téléphonique externalisé. Cependant, chacune d’elles poursuit le même objectif : assurer une prise en charge rapide et une gestion optimale des appels entrants, tout augmentant le nombre des patients sollicitant leurs services.

Par ailleurs, le besoin de soulager l’activité chargée du secrétariat en interne est également une raison valable pour que les médecins décident d’externaliser la gestion des appels médicaux. En effet, dans la pratique du métier, ces secrétaires médicales sont occupées à de multiples tâches administratives. A cet effet, la prise en charge de la gestion des appels téléphoniques peut être une difficulté pour elle. Cependant, une mauvaise prise en charge peut impacter négativement le développement de l’activité médical, et même l’image de l’établissement.

Une externalisation d’appels médicaux peut radicalement changer la manière de faire et d’être de l’établissement pour des résultats beaucoup plus satisfaisants. Découvrez dans cet article les améliorations que cette pratique peut apporter aux professionnels de santé et à leurs activités.

Un petit retour sur l’externalisation d’appels médicaux

Externaliser les appels médicaux est une option à la fois fonctionnelle et économique à pour les professionnels de santé. Le processus consiste à effectuer à distance les missions d’une secrétaire médicale sur place. Tout se fait sur un plateau dédié avec plusieurs autres télésecrétaires médicales. 

Ces dernières ne gèrent pas les dossiers personnels des patients. Étant le premier contact des patients lorsqu’ils souhaitent prendre un rendez-vous ou avoir un conseil, les télésecrétaires médicales se doivent de fournir un service de qualité. Et par-dessus-tout, elles gardent la même lignée avec chaque patient, tout en entretenant une relation de confiance avec les professionnels de santé.

Externalisation d’appels médicaux : vous n’aurez plus à embaucher

Grâce à l’externalisation d’appels médicaux, c’est-à-dire, le transfert de la gestion des appels entrants vers des prestataires de services externes, les médecins n’ont plus à se soucier des obligations légales liées au contrat de travail. Il peut s’agir de la déclaration d’embauche, la fiche de paie, les obligations sociales, etc.).

Par ailleurs, les professionnels de santé ne perdent pas de temps à recruter, à s’entretenir et à former les nouveaux recrus. Cela leur permet de gagner du temps pour se concentrer sur l’essentiel de leurs activités. Et enfin, ils n’auront pas à supporter les charges matérielles supplémentaires à ce recrutement (matériels informatiques, logiciels, matériels de bureau, etc.). 

Externaliser pour optimiser la flexibilité économique pour le cabinet médical

Particulièrement dans le secteur médical , les activités des professionnels de santé ne sont jamais constantes. En effet, elles peuvent varier selon les circonstances. A un certain moment, les cabinets médicaux rencontrent un pic d’activités et les occupations des médecins s’accroît. Mais aussi, ce n’est pas rare que l’unité de soin fasse face à une période de ralentissement où le nombre de patients diminue considérablement. Bref, une externalisation d’appels médicaux permet d’adapter les offres et les demandes.

Comment ça se passe ? Pendant les moments de pics d’activités, avec les prestataires externes, il est possible de maximiser les ressources pour assurer l’atteinte des objectifs. Dans le cas d’un ralentissement, les médecins n’ont pas besoin de licencier du personnel. Il peut réduire les les effectifs du membre de l’équipe externe. Une fois que les activités commencent à rebondir, externaliser les appels médicaux donne la possibilité d’augmenter à nouveau, et sans contrainte, leurs effectifs.

Externalisez et vous ne serez plus obligé de former

Une fois que les professionnels de santé décident d’embaucher une secrétaire en interne, ils seront dans l’obligation de lui consacrer une période de formation. Ce qui ne lui est pas vraiment bénéfique : il va y passer du temps et y consacrer un budget dédié pour les supports, tout en laissant leurs patients sans leur fournir les prises en charges dont ils ont besoin.

Cependant, lorsque les professionnels de santé décident d’externaliser la gestion des appels entrants, ils auront à leurs dispositions une équipe de spécialistes. Cette dernière est composée d’experts, maîtrisant chaque facette du métier, et promet une prise en charge de qualité. Les médecins n’auront qu’à leur faire part et de leurs directives et les télésecrétaires médicales expérimentées sont directement opérationnelles.

Un seuil de rentabilité qui s’améliore

La pratique de l’externalisation permet de disposer d’équipements d’immobilisation ainsi qu’un personnel performant sans pour autant devoir faire un important investissement. En effet, il revient aux prestataires de services en télésecrétariat médical de disposer de ces matériels, ainsi que de ces équipes à niveau pour pouvoir faire face à la concurrence. Ainsi, il ne reste plus qu’à choisir le collaborateur approprié pour les missions, et de les rémunérer en fonction des termes du contrat.

D’un point de vue économique, ces professionnels de santé profitent d’une réduction des risques liés à des coûts fixes grâce à des charges variables. En raison de cet avantage, ils améliorent facilement leur seuil de rentabilité. Et pour couronner le tout, tout ce qui est lié à la dotation, à l’embauche et aux avantages sociaux des employés ne sont plus à la charge des médecins.   

Externalisation d’appels médicaux pour réduire les problèmes

Lorsqu’une secrétaire médicale travaille au sein d’un établissement de santé, elle sera chargée, non seulement de la gestion des appels entrants, mais toutes les autres tâches administratives contribuent au développement de l’activité médicale : rédaction et transcription des résultats médicaux, gestion des courriels, etc. Cette fonction peut très bien ternir les services offerts à la patientèle, les convaincants par la suite à ne plus solliciter les services des professionnels de santé.

Fort heureusement, ce n’est pas le cas lors d’une externalisation d’appels médicaux. En effet, la pratique épargne les professionnels de santé des problèmes et des mauvaises surprises liés aux incidents de travail, aux mauvaises réalisations, ainsi qu’aux coûts supplémentaires. Le contrat d’externalisation stipule tout, y compris les obligations des deux parties vis-à-vis de la collaboration.

 Externalisation d’appels médicaux pour une assurer la disponibilité totale

Tout d’abord, externaliser les appels téléphoniques permet aux professionnels de santé d’être totalement libres pour s’occuper de  leurs patients. D’ailleurs, leurs principales missions se concentrent sur ces derniers. Prendre en charge cette fonction de gestion peut leur prendre du temps supplémentaire, et même nuire à leurs principales attributions.

Par ailleurs, le processus permet également de bénéficier d’un service de permanence téléphonique médical. De quoi s’agit-il ? Les prestataires externes seront en mesure de proposer des services aux patients, même en dehors des horaires de bureaux habituels. Il y en a même qui proposent un service 7/24. Dans tous les cas, la collaboration va se dérouler en fonction des ententes entre les deux parties.

Externaliser pour bénéficier de nouvelles prestations

Une externalisation donne la possibilité aux médecins de transférer les activités de la relation client à des spécialistes. Certes, ce domaine n’est clairement pas leur secteur de spécialisation. Cependant, dans le cadre d’une externalisation d’appels médicaux, ils n’auront pas à s’inquiéter du résultat final. Entouré d’une équipe experte dans le domaine, la production de résultats satisfaisants est au rendez-vous, quelle que soit les complexités qui peuvent se présenter.

Mais les avantages ne s’arrêtent pas là. Le processus permet aux professionnels de santé de collaborer avec des partenaires qui peuvent les aider à gagner de nouveaux marchés. C’est une autre manière d’accroître la valeur apportée à leurs patients, tout en gagnant en expertise et la reconnaissance de ces derniers.

Externalisation d’appels médicaux pour assurer une amélioration constante du service

Généralement, lorsqu’il s’agit d’une externalisation de la gestion des appels médicaux, les centres d’appels médicaux sont ceux qui sont les plus concernés. En effet, ces derniers emploient une multitude d’accords basés sur leurs expériences, ainsi que leurs pratiques usuelles. Cela permet d’améliorer encore plus l’efficacité des prestations qu’ils proposent.

Mais pas que. Ces structures spécialisées ne se concentrent pas uniquement sur la réception téléphonique des patients ou encore sur la programmation de rendez-vous. En effet, ils  effectuent des recherches constantes dans le but d’améliorer leurs services. Bref, en considérant chaque critère imposé, ils seront en mesure de travailler en suivant de très près les préférences et les degrés de de satisfaction des professionnels de santé ainsi que sa patientèle.

Externaliser la gestion des appels médicaux avec le bon prestataire

Bien évidemment, tous les prestataires de services ne se valent pas tous, il faut être minutieux et ne rater aucun détail. Chez Serenity, nous avons mis en œuvre un plan de travail précis et efficace, pour faire en sorte que l’externalisation des appels médicaux soit une expérience unique et satisfaisante pour les professionnels de santé :

• Nous proposons des solutions de gestion d’appels allant de l’accueil téléphonique jusqu’à la gestion du planning médical.
• Notre équipe utilise des logiciels performants et innovants pour mener à bien les missions que les professionnels de santé confient. Nous utilisons principalement : Doctolib,  Maiia, Callibri et Ubicentrex.
• Nous disposons d’une équipe compétente, formée au télésecrétariat médical pour fournir une prise en charge de qualité et professionnelle à la patientèle.
• Notre local a été particulièrement conçu pour qu’aucun bruit ne vienne déranger les télésecrétaires médicales lors de l’échange avec les patients. 

Pour une externalisation d’appels médicaux réussie, le bon prestataire sera celui capable d’assurer le standard téléphonique de tous types de cabinet médical. Serenity met à disposition des professionnels de santé une équipe dédiée composée de nombreuses télésecrétaires médicales compétentes, capables de produire une qualité d’appel assurée.