Permanence téléphonique médicale : comment améliore-t-elle l’expérience des patients ?

Ces derniers temps, on entend toujours parler de la permanence téléphonique médicale. En effet, tous les établissements devront prioriser la mise en place de ce service, étant donné que le téléphone est devenu le moyen de communication le plus répandu et le plus utilisé en ce moment. Par ailleurs, aucun patient n’apprécie des minutes entières et un nombre incalculable de sonneries sans jamais obtenir de réponses. De nombreuses questions peuvent se trotter dans leurs esprits: le cabinet va-t-il prendre ses appels ? L’interlocuteur saura-t-il répondre à leurs demandes ? Que devront-ils faire ensuite si le cabinet ne leur répond pas ? Garantir un service de permanence téléphonique leur permet de ne pas rester dans cette incertitude.

Dans le but d’optimiser au maximum l’expérience client médical, les professionnels de santé doivent miser sur une bonne communication grâce à cette permanence téléphonique médicale. Elle a comme objectif de rester disponible pour répondre aux questions et aux attentes des patients. Dans cette optique, ce service devient un réel atout pour les professionnels de santé dans la mesure où il contribue beaucoup à l’optimisation de l’expérience client. Et ce, pour la première fois où le patient entre en contact avec le cabinet médical.

Quelles influences cette permanence téléphonique médicale aura-t-elle sur l’expérience client ? Quels sont ses enjeux ? Comment Serenity aide les professionnels de santé à mettre en place un service de permanence téléphonique efficace et performant ? Découvrez tout dans cet article.

L’expérience client : c’est quoi ?

Il est difficile de déterminer une définition exacte de l’expérience client. En effet, il peut changer d’un client à un autre. Cependant, on peut l’expliquer comme suit : il s’agit de la sensation et des émotions ressenties par le client tout au long de son interaction. Il est possible de délivrer une expérience client mémorable grâce à un service de permanence téléphonique.

Cette expérience client accompagne les patients tout au long de leur parcours. En effet, quand elle est positive, elle génère de la satisfaction, de la fidélisation des patients, les incitants même à s’engager sur le long terme. Assurer sa qualité fera de lui un levier de croissance et de rentabilité infaillible pour le cabinet médical.

Quels sont les enjeux de l’expérience client ?

Le marché actuel devient de plus en plus concurrentiel, dans la mesure où l’attente des patients n’a jamais été aussi élevée. En effet, à part les besoins d’instantanéité, ils sont également de plus instables. Cette incertitude convie les patients à se tourner vers les concurrents, et rompre le fil de l’expérience client.

A cet effet, aucune erreur ne peut être tolérée. En effet, la moindre expérience négative peut entraîner une perte de la clientèle. Pour ne pas en arriver là, soigner cette expérience s’impose comme un enjeu majeur pour les établissements de santé. Des patients très satisfaits peuvent générer deux fois plus de revenus que des patients moyennement satisfaits.

Permanence téléphonique médicale : qu’est-ce que c’est ?

Mettre en place une permanence téléphonique peut changer la vie d’une entreprise. En effet, elle assure l’accueil téléphonique des patients ainsi que la gestion des appels du cabinet médical pendant des horaires définis. Assuré par des secrétaires médicales à distance, c’est à travers ce service que se fait le premier contact entre le cabinet médical et ses patients.

Actuellement, l’externalisation de la permanence téléphonique se pratique de plus en plus. Pourquoi ne pas suivre cette tendance ? La solution permet effectivement de ne plus répondre aux appels téléphoniques sur place. La réception se fait à distance, depuis un centre d’appel, selon les consignes imposées par les professionnels de santé.

Les enjeux de ce service

L’instauration d’un service de permanence téléphonique médicale découle d’une décision stratégique visant à améliorer la gestion des appels entrants dans un cabinet médical. Mais pas que. C’est également un moyen efficace de renforcer la compétitivité du cabinet médical. Voici les enjeux que les cabinets médicaux doivent connaître :

• Une meilleure qualité de traitement des appels entrants grâce à la prise en charge des télésecrétaires médicales professionnelles, efficaces, et suffisamment formées.
• Un important gain de temps au moment de la réception des appels : les appels sont rapidement pris en charge et menés selon les procédures établies.

Permanence téléphonique médicale pour améliorer l’image du cabinet médical

Être coupé régulièrement au cours de la journée par la sonnerie de téléphone n’est vraiment pas favorable pour les activités des professionnels de santé. En effet, ce désagrément ralentit naturellement leurs productivités. Ainsi, ce sera l’image de l’établissement de santé qui va en payer le prix. Les potentiels patients ne seront pas convaincus par un médecin qui ne se concentre pas sur leurs problèmes de santé.

Recourir à l’externalisation du service de permanence téléphonique peut résoudre ce problème. En effet, un centre d’appel médical permet aux médecins de gagner du temps. Mais pas que. Ce choix permet également d’améliorer l’image et les services de l’établissement. Il y aura des standards téléphoniques disponibles pour répondre à chaque appel.

Permanence téléphonique pour assurer la disponibilité du cabinet médical

On ne peut pas prévoir les urgences. C’est pourquoi les médecins doivent toujours concevoir un moyen permettant d’assurer une disponibilité, si possible, à temps plein. En effet, lorsqu’un patient a un souci, c’est certain qu’il va chercher à joindre un médecin par le canal le plus rapide : le téléphone. A ce moment, s’il constate qu’il ne parvient pas à joindre le médecin, c’est certain qu’il va en chercher un autre.

Pour éviter de faire face à de telle situation, la permanence téléphonique serait une bonne alternative. En effet, elle permet au cabinet médical d’être joignable à tout moment, même en dehors des heures de bureau. Grâce à cette disponibilité, non seulement vous gagnez face à la concurrence, vous parvenez également à inciter les potentiels patients à vous contacter en leur proposant une prise en charge à tout moment.

Permanence téléphonique médicale pour récupérer les patients perdus

Un appel manqué est synonyme d’un potentiel patient perdu. En effet, l’unité de soin perd une opportunité de développer sa patientèle. Dans la plupart des cas, au moment où le patient constate que personne ne répond, il y a de forte de chance qu’il ne veuille plus rappeler. Ils préfèrent tenter leurs chances avec d’autres établissements.

Les périodes de fermeture ou les périodes de congés sont souvent les moments où les médecins perdent des patients parce que personne ne répond au téléphone. Dans cette situation, l’externalisation du service secrétariat téléphonique médical permet de bénéficier d’un service de permanence. Pendant que les médecins et les équipes en interne se ressourcent, la patientèle se développe.

Permanence téléphonique : répondre rapidement aux sollicitations des patients

Étant paniqué avec leurs problèmes de santé, aucun patient n’a apprécieront d’attendre encore plusieurs minutes au téléphone. En effet, le fait d’attendre ne fait que créer encore plus de frustrations. Le mieux que les médecins peuvent faire dans ce genre de situation est de réduire au maximum le temps d’attente des patients.

Faire en sorte que les appelants obtiennent rapidement une réponse à leur question est très important. En effet, cela aiderait beaucoup à avoir une bonne perception du cabinet médical, ainsi que les activités du professionnel de santé. Bref, décider d’externaliser la permanence téléphonique donne accès à des télésecrétaires médicales qui répondent en totale autonomie aux questions des patients.

Permanence téléphonique médicale : garder l’humain au cœur de l’échange

Certes, le digital est innovant, mais l’humain, c’est toujours mieux. Ce n’est plus un secret pour personne, la digitalisation a le vent en poupe depuis la pandémie du Covid 19. Cependant, il faut faire attention, le digital ne résout pas tout. L’humanisation est indispensable dans certains domaines tels que la relation client.

La majorité des clients préfèrent des interactions avec des télésecrétaires médicales, surtout dans un secteur aussi délicat que le secteur médical. D’ailleurs, c’est la raison qui justifie le fait qu’un bon nombre de patients préfèrent encore appeler plutôt que d’envoyer un message. De cette manière, ce serait plus facile de créer un lien et personnaliser l’échange.

Externaliser la permanence téléphonique : une prise en charge qui fera toute la différence

L’accueil est une condition indispensable pour connaître le succès d’une relation client. En effet, la télésecrétaire médicale est la représentante du cabinet médical. Ainsi, être chaleureuse et souriante est primordiale lorsqu’elle échange pour la première fois avec un patient. Ces qualités aboutissent à l’établissement d’un bon échange entre les deux parties.

Par ailleurs, être pris en charge rapidement procure aux patients une sensation de considération. En effet, il se sentira plus serein en ayant quelqu’un qui s’occupe de son problème. De son côté, la télésecrétaire médicale se montrera efficace grâce en présentant de l’empathie et de la compréhension par rapport aux patients.

Besoin d’une permanence téléphonique médicale ? Serenity a ce qu’il vous faut

Etant conscient de l’importance de la permanence téléphonique vis-à-vis de l’expérience des patients, les solutions d’externalisation proposées par Serenity permet de :

• Diminuer avec les appels manqués
• Proposer un service client de qualité pour tous les patients, quelles que soient les circonstances
• Perfectionner la productivité des professionnels de santé en optimisant leurs temps
• Développer, de manière considérable la patientèle du cabinet médical

Faire le choix d’externaliser vers un call center médical à Madagascar est une excellente solution pour gagner du temps et soigner l’image du cabinet médical. L’accompagnement d’un professionnel est tout aussi la bienvenue. N’hésitez pas à faire appel à Serenity.