Externalisation des appels médicaux : une stratégie moderne et efficace

Une époque moderne réclame des tactiques modernes. L’externalisation des appels médicaux est l’une d’entre elles. En effet, ce n’est pas toujours facile d’être un personnel médical. Le cabinet médical doit être rigoureusement organisé afin de garantir son efficacité et de fournir des services de qualité auprès des patients. Pensez à engager un secrétaire médical pour que vous ne perdiez aucun appel de vos patients.

L’externalisation des appels médicaux est une fonctionnalité qui exempte le médecin d’autres tâches comme la gestion de la relation avec les patients, l’établissement de son agenda, et de ses rendez-vous. Vous pouvez dire adieu aux appels manqués en ayant une secrétaire dans votre cabinet. Entretenez de bonnes relations avec vos patients en externalisant vos appels médicaux.

Faire appel aux services d’un télésecrétaire médical dédié serait une bonne alternative à expérimenter.

Qu’est-ce que l’externalisation des appels médicaux ?

Une personne malade n’aura jamais les mêmes tempéraments qu’une personne normale et en bonne santé. C’est pourquoi il est primordial de bien les accueillir au téléphone, tout en présentant du respect et de l’empathie. C’est-à-dire que la secrétaire médicale doit faire preuve de professionnalisme et d’humanité pour que les patients se sentent entre de bonnes mains en s’adressant à votre cabinet. Même l’agréabilité de l’accueil contribue beaucoup à la qualité de l’image de votre établissement.

Pour un cabinet médical, un hôpital ou une clinique, une externalisation d’appels est un procédé qui consiste à confier la gestion des relations avec les patients et quelques activités intrinsèques au fonctionnement de l’établissement à des prestataires externes. À la différence de la réinternalisation, le processus se fait sous contrat. Grâce à ce concept d’externalisation des appels médicaux, le prestataire est en mesure de bien accomplir les différentes missions liées au secrétariat, même en étant à des milliers de kilomètres du cabinet.

Quelle est l’importance du processus d’externalisation ?

Les maladies ou les malaises ne sont pas prévisibles. C’est pour cette raison que les personnels médicaux sont toujours aussi sollicités. Les appels qu’ils reçoivent sont très variés : prise de rendez-vous, accompagnement patient, demande d’ordonnance, prospection, demande de renseignement… Ce serait difficile pour vous d’être disponible et joignable à temps plein si vous persistez à tout gérer tout seul. Cependant, il est essentiel d’être à l’écoute et d’être minutieux lorsque vous prenez ces appels, surtout si c’est la première fois que le patient sollicite vos services.

En tant que médecin, la réception ou l’émission des appels ne font pas partie de votre domaine d’expertise. Aussi, cette fonction nécessite que vous soyez tout le temps à disposition des patients. Pour éviter que votre réponse soit dilettante, pensez à externaliser ce service d’accueil téléphonique médical. Assurer et gérer les appels téléphoniques de votre cabinet est la spécialisation d’un télésecrétariat médical comme Serenity.  Alors, n’hésitez pas à solliciter les services d’un spécialiste.

Quelles sont les caractéristiques de ce procédé ?  

Certes, le rapport humain reste un sujet capital lorsqu’il s’agit de bien entretenir les relations avec les clients. Toutefois, ce n’est pas toujours indispensable. Si la télésecrétaire médicale se démène pour mettre à profit ses diverses expériences professionnelles et s’engage à accueillir convenablement chaque patient, le courant peut bien passer entre les deux parties. Dans ce contexte, le contact physique n’est plus nécessaire puisque la télésecrétaire peut toujours aider le patient même en travaillant à distance.  En tant que professionnelle, elle sera disposée à accomplir pertinemment ses tâches pour garantir la qualité de l’accueil téléphonique médical.

Le télésecrétariat médical fait partie des activités qui sont les plus sous-traitées dans le domaine de l’externalisation. En décidant d’entreprendre ce processus, vous donnez la possibilité à la télésecrétaire de prendre en charge les appels téléphoniques de manière performante, sans autant accabler les fonctions de vos praticiens. Le prestataire se livre à différentes missions qui peuvent s’avérer être simples, mais demande quand même une certaine expertise. Tout le travail se fait en ligne. C’est pourquoi, la télésecrétaire devrait être assez performante, même en n’étant pas sous la supervision du praticien.

Quels sont les avantages de l’externalisation des appels médicaux ?

S’adresser à des professionnels vous garantira la fiabilité et la réussite du travail. Alors si vous songez à engager un professionnel de la relation client, trouvez une totale satisfaction auprès des prestataires externes. De nombreux avantages vous sont promis en choisissant l’externalisation des appels médicaux : 

• Gain en performance : les prestataires sont des professionnels dans le domaine du télésecrétariat médical. Vous optimisez ainsi votre temps en vous consacrant entièrement à votre activité.
• Développement des compétences : l’organisation du cabinet sera entre de bonnes mains. Les télésecrétaires médicales apporteront toutes leurs compétences dans la réalisation de votre projet. 
• Contrôle des coûts : c’est possible de dimensionner les coûts des services selon les performances de la télésecrétaire médicale. Cette réduction est également valable pour les masses salariales, les stocks, ainsi que les investissements que vous souhaitez faire.
• Gain de temps : Libérez-vous d’une activité fastidieuse grâce à l’aide d’un secrétariat téléphonique médical.

Bref, concentrez-vous sur le cœur de votre métier et profitez pleinement de tous les avantages de l’externalisation des appels médicaux.

Quand procéder à une externalisation des appels médicaux ?

De nos jours, l’externalisation des appels médicaux favorise la croissance de nombreux établissements de santé. En effet, les centres d’appels spécialisés dans l’émission et la réception des appels entrants effectuent les tâches pour eux. Ce n’est pas toujours évident de trouver le bon moment pour faire appel aux services d’une entreprise de télésecrétariat médical. Selon vos besoins et votre statut, externaliser l’accueil téléphonique médical de votre cabinet est toujours possible.

Envisagez de solliciter l’aide d’une télésecrétaire médicale en vue de garantir la qualité de vos services :

• Assurer la réception des appels entrants pendant les consultations.
• Prêter main forte à votre secrétaire médicale si elle est débordée par les tâches administratives.
• Garantir la permanence de l’accueil téléphonique, même en dehors des horaires de travail.
• Traiter quotidiennement les demandes des patients quel que soit le motif (appels urgents, prise de rendez-vous, demande de renseignements, etc.)

Avoir recours à l’externalisation n’est pas une obligation, mais plutôt une recommandation. Plus le nombre de patients pris en charge augmente, plus ils sont satisfaits. De ce fait vous n’avez plus besoin d’attendre que les demandes s’accumulent avant de procéder à cette stratégie.. Vous pouvez déjà entamer la procédure dès le commencement de votre activité.

Pourquoi recourir à un centre d’appels médical à Madagascar ?

En étant en constante évolution dans le domaine de l’outsourcing, la Grande-Île de l’Océan Indien est devenue une destination phare en termes d’externalisation des appels médicaux. Voici les raisons qui justifient ce choix :

• La qualité des infrastructures : le développement du secteur de l’outsourcing a permis à de nombreux Malgaches de s’intéresser aux différents métiers du web. Ainsi, de nombreux investissements ont été mis en place. Cela leur a permis de profiter des infrastructures de pointe, notamment pour l’accueil téléphonique médical.
• L’accommodation du décalage horaire : les échanges se font facilement, étant donné qu’il n’y a qu’une à deux heures de décalage entre Madagascar et la France.
• La panoplie de choix des prestataires : plusieurs entreprises d’outsourcing ont été créées à Madagascar. De nombreux contribuables disposant d’une solide compétence dans le domaine sont ainsi à disposition.
• Modération des prix des prestations : la rémunération des services à Madagascar est largement abordable par rapport à d’autres pays, et la qualité est au rendez-vous.

Comment réussir une externalisation d’appels médicaux ?

La réussite d’une externalisation des appels médicaux ne s’improvise pas. Pour ne pas avoir affaire à de mauvaises surprises, établissez quelques techniques d’externalisation :

• Aller aux nouvelles des prestataires disponibles pour le poste. Il est essentiel de s’informer le plus possible sur les collaborateurs avec lesquels vous allez travailler. Scrutez leurs profils si c’est nécessaire. C’est important d’avoir une assurance sur sa fiabilité.
• Bien définir vos objectifs : En fixant votre objectif, vous avez déjà une idée sur la qualité des résultats que vous allez obtenir. Les prestataires seront ainsi efficaces par rapport aux buts que vous avez fixés.
• Mettre en place des plans d’actions commerciaux pour mieux atteindre les objectifs. C’est aussi envisageable d’établir ce plan avec le prestataire de votre choix si vous avez la certitude qu’il est fiable.

D’autres stratégies sont également envisageables pour avoir une assurance sur l’efficacité de la sous-traitance. En effet, c’est recommandé d’accompagner l’externalisation avec la décentralisation. C’est-à-dire que l’externalisation du service d’accueil téléphonique médical permet aux cabinets de décentraliser les pays où les services y seront plus abordables. C’est une stratégie qui vous permettra de tirer parti d’une économie d’échelle.

Défiez toutes concurrences en adoptant le bon tour de main. Efficace et facile à réaliser, l’externalisation des appels médicaux est un projet à portée de tous.