Entreprise de télésecrétariat médical : comment sortir de la bulle de travail ?  

En tant que chef d’entreprise de télésecrétariat médical, votre quotidien est très mouvementé. Vous devez gérer plusieurs tâches en même temps. Tout d’abord, vous devez élaborer une stratégie commerciale pour votre entreprise. Puis, vous avez l’obligation de prospecter de potentiels clients. De plus, vous animez les réunions. 

Bref, vous devez vous assurer de la bonne marche de vos activités. En plus de ces activités, vous devez également recruter de nouveaux collaborateurs, notamment des télésecrétaires médicales. En effet, actuellement, vous faites face à un manque de main d’œuvre disponible sur le marché. 

Votre entreprise connaît également un taux de turnover élevé. De ce fait, vous devez également vous occuper des départs et des arrivées de vos employés. Toutefois, la gestion administrative de votre entreprise prend beaucoup de temps. Or, ce n’est pas votre mission principale.

Face à cette situation, vous êtes constamment sous pression. Cela peut vous ralentir dans votre productivité. De ce fait, que faut-il faire pour surmonter votre stress et pour bien gérer votre entreprise ? Voici quelques conseils utiles qui peuvent vous aider.

Pourquoi est-il nécessaire de bien gérer le stress ?

La création d’une société est une aventure à la fois passionnante et éprouvante. En effet, les échecs et les réussites vont toujours se succéder au cours de votre vie professionnelle. Le secteur médical est beaucoup plus exigeant, car en tant que propriétaire d’une entreprise de télésecrétariat médical, votre premier rôle est d’assister les professionnels de santé pour le bon fonctionnement de leurs activités.

En effet, lorsqu’une télésecrétaire médicale accompagne un médecin généraliste ou un médecin spécialiste dans son quotidien, le praticien peut se focaliser entièrement sur le traitement ou la consultation de son patient. Bref, votre service est d’une grande utilité pour les unités de soin. Malheureusement, votre charge de travail est trop élevée. 

En conséquence, cela provoque du stress dans votre quotidien. Cette réaction est tout à fait normale. En effet, selon une étude de l’entreprise OpinionWay en 2017, 72 % des dirigeants d’entreprise éprouvent du stress. Ce chiffre n’est pas particulièrement étonnant, car ces personnes sont confrontées à de nombreuses situations stressantes dans leur vie quotidienne. 

Bien que le stress puisse être bénéfique pour augmenter les capacités physiques et psychiques, il peut également représenter un véritable danger pour la santé sur le long terme. Raison pour laquelle il est important d’apprendre à le gérer.

Trop de stress peut impacter la pérennité de votre entreprise de télésecrétariat médical

Se lancer dans le monde de l’entrepreneuriat est loin d’être de tout repos. C’est pourquoi, diriger une permanence téléphonique médicale peut être stressant même quand tout va bien. Plusieurs causes peuvent expliquer cet épuisement professionnel :

•  Surcharge de travail.
• Mode de management.
• Augmentation des efforts requis.
• Incertitude sur la pérennité de l’entreprise.
• Changement d’organisation.
• Mauvaise gestion des ressources humaines, etc.

Par ailleurs, ces facteurs de stress peuvent engendrer des risques psychosociaux. Vous pouvez être plus dur avec vous-même et vos employés. Votre superviseur, vos télésecrétaires médicales, votre formateur, bref votre équipe peut également ressentir votre stress. Par conséquent, cela va provoquer plusieurs effets :

•  Augmentation du taux d’absentéisme.
• Arrêt de travail.
• Turn-over plus important.
• Burn-out (épuisement professionnel)
• Problèmes de santé physique et mentale : douleurs musculaires, anxiété, dépression, trouble cardio-vasculaire, hypertension, etc.
• Manque de concentration et difficulté à prendre des initiatives.

Pour éviter ces impacts négatifs, il n’existe pas de remèdes miracle. Il faut savoir vous organiser et revoir vos priorités. C’est ce que nous allons expliquer ci-après.

Il faut apprendre à déléguer certaines tâches

En tant que dirigeant d’une entreprise de télésecrétariat médical, vous devez penser à la fidélisation de vos employés. En effet, avoir une équipe opérationnelle vous permet de garantir la continuité de vos activités. Votre service de secrétariat téléphonique médical propose :

• Accueil téléphonique personnalisé.
• Gestion des appels téléphoniques (appels urgents, demandes d’informations, consultation, etc.)
• Prise de rendez-vous et gestion des agendas médicaux. 
• Transmission des messages en temps réel. 
• Traitement des courriers, etc.

Par ailleurs, il est également important de vous focaliser sur le développement de votre entreprise. Pour cela, il ne faut pas simplement compter sur vos télésecrétaires médicales. Il faut savoir déléguer. Cette solution paraît simple. Pourtant, vous pouvez avoir plus de complications à la mettre en pratique.

En effet, vous avez du mal à lâcher prise. Vous avez tendance à tout contrôler en permanence. De plus, il est difficile pour vous de trouver un prestataire compétent qui peut répondre à vos exigences. Pourtant, sachez que la sous-traitance vous apporte beaucoup de bénéfices, notamment en termes de réduction de stress, mais pas que.

L’externalisation de vos missions de secrétariat vous libère de nombreuses contraintes administratives. Vous ne vous occupez plus de l’administration du personnel, de la rémunération et du recrutement de nouveaux collaborateurs. Tout est pris en charge par l’entreprise sous-traitante.

Entreprise de télésecrétariat médical : les avantages de recourir à un prestataire

Déléguer vos activités signifie que vous faites appel à un sous-traitant pour gérer vos missions de manière ponctuelle ou régulière. Ce sous-traitant peut être un call center médical ou un freelance. Cependant, un travailleur indépendant peut uniquement gérer un petit projet. Autrement dit, il ne peut pas gérer un volume d’appels important.

Or, un centre d’appels possède une plateforme téléphonique pouvant traiter un nombre d’appels entrants élevé. De plus, le standard téléphonique est ouvert du lundi au vendredi ainsi que les jours fériés. Outre la flexibilité que cela apporte, l’externalisation de services vous permet de ne pas penser aux responsabilités secondaires. 

En effet, ces tâches forment une source de stress inutile. De plus, leur gestion vous fait perdre beaucoup de temps. Toutefois, sachez que le prestataire a ses méthodes de gestion. Bien évidemment, il va toujours appliquer à la lettre vos consignes. 

Les télésecrétaires médicales dédiées vont également suivre les directives des praticiens. Néanmoins, un véritable expert connaît votre métier plus que vous. C’est pourquoi, il faut lui faire confiance dans sa méthodologie de management.

Chef d’entreprise de télésecrétariat médical : accordez-vous du temps

Tout d’abord, vous devez savoir qu’un état d’épuisement survient lorsque votre esprit est trop chargé. C’est pourquoi, il est important de ne pas se laisser absorber dans vos difficultés. Bien que vous disposiez de très peu de temps, il faut avoir un moment de répit. 

En prenant le temps de vous reposer, vous pouvez recharger les batteries et vous éloigner du stress professionnel. C’est également le moment d’aérer votre esprit. Ainsi, vous pouvez trouver de nouvelles idées pour améliorer les stratégies de votre entreprise de télésecrétariat médical.

Durant ce temps, vous pouvez également réfléchir à l’avenir de votre entreprise et faire le point sur sa santé et celle de votre équipe. En général, le voyage est le meilleur moyen de se déstresser. En guise d’exemple, vous pouvez visiter un autre pays, sortir en dehors de la ville, camper près d’un lac, faire de la randonnée, nager au bord de la mer… Bref, l’objectif est de se déconnecter du travail.

En prenant du recul, vous améliorez votre santé mentale. Par ailleurs, pendant vos jours de congés, vous pouvez transférer votre service de permanence téléphonique médicale à un prestataire extérieur. En effet, comme nous l’avons dit plus haut, l’outsourcing est une solution à envisager pour gérer des missions de courte durée ou pour un projet à long terme.

Chef d’entreprise de télésecrétariat médical : exercez une activité sportive

Le sport doit également faire partie de votre routine quotidienne. En effet, pratiquer une activité physique est un excellent moyen de libérer votre esprit. Il est prouvé que la pratique d’un sport peut réduire l’anxiété et la dépression. 

Pendant ce temps, vous pouvez vous recentrer sur l’essentiel et repousser toutes les pensées négatives. De plus, cela vous aide à trouver rapidement le sommeil. Par ailleurs, vous pouvez le pratiquer à la maison, en salle ou encore en pleine nature. 

Pour cela, vous pouvez par exemple courir, nager, marcher, faire de l’équitation, faire du vélo, etc. A chacun sa vertu !

Les sports aquatiques

Les sports qui se font dans l’eau ou sur l’eau ont un effet relaxant sur le corps. En effet, l’eau permet de relâcher les tensions et apaiser les douleurs. L’effet d’apesanteur permet de solliciter tous les muscles sans éprouver la notion de fatigue.

Les sports d’endurance

Une simple marche, une course à pied ou faire du vélo permet de faire le vide dans l’esprit. Pendant la séance, tout le système cardiovasculaire s’active. Cela permet de libérer toutes les endorphines. Par ailleurs, à la fin du parcours, vous ressentez plus d’apaisement et de calme intérieur.

L’équitation

L’équitation est un sport doux. Cela implique de collaborer avec un cheval, un animal doté d’une grande sensibilité. Pour le dompter, il faut savoir maîtriser son calme et être à l’écoute de l’animal. Ce sport permet d’enseigner le sens de l’autorité et de développer la relation de confiance.

Le yoga

Le yoga nécessite de faire des exercices de relaxation. C’est à la fois une activité sportive et une discipline spirituelle. Par conséquent, cela permet de diminuer la fatigue. De plus, vous vous recentrez sur vous-même. Grâce à ses vertus calmantes, vous pouvez relâcher votre corps et soulager les problèmes de dos par exemple.

Se préoccuper de votre santé mentale implique également d’être attentif à celui de vos employés. En d’autres termes, les astuces que nous avons citées plus haut ne sont pas uniquement bénéfiques pour vous, mais également pour votre équipe. De ce fait, il ne faut pas négliger votre santé mentale pour le bon fonctionnement de votre entreprise de télésecrétariat médical.