Gestion des agendas médicaux : comment avoir une bonne organisation ?  

Les professionnels de santé sollicitent votre permanence téléphonique pour de nombreuses raisons. Ils vous confient la gestion des agendas médicaux, les appels téléphoniques de leurs patients, la gestion des consultations et des urgences. Bref, ils vous transfèrent leurs activités de secrétariat. C’est pourquoi, votre quotidien n’est pas de tout repos. Pour satisfaire vos clients, vous devez assurer une prestation à la hauteur de leurs attentes.

Par ailleurs, vos télésecrétaires médicales ne sont pas de simples assistantes administratives. Elles sont vos ambassadrices et vos porte-paroles. De ce fait, si vous souhaitez véhiculer une bonne image auprès de vos médecins clients ou les établissements de santé, vous devez vous entourer d’un personnel compétent. Malheureusement, il est de plus en plus difficile de recruter de la main-d’œuvre dans le secteur médical.

Quelle solution faut-il entreprendre pour maintenir une bonne réputation ? Comment avoir un meilleur rythme de travail ? On vous explique tout dans cet article.

Le quotidien d’un chef d’entreprise de télésecrétariat médical

Entreprendre dans le domaine de la santé est une réelle aventure. Rien n’est acquis. Vous apprenez de nouvelles choses tous les jours. En même temps, vous pouvez commettre des erreurs. Malgré cela, vous avez une organisation quotidienne à respecter. En tant que chef d’entreprise de télésecrétariat médical, vous serez amené à assumer de nombreuses fonctions :

• Élaborer une stratégie pour votre entreprise.
• Recruter des collaborateurs (télésecrétaire, superviseur, formateur, contrôleur qualité, informaticien, comptable, logisticien, responsable recrutement, etc.)
• Déléguer des tâches et des responsabilités.
• Animer les réunions.
• Veiller au bien-être de votre équipe.
• Prospecter de nouveaux clients.

En quelques mots, vos missions consistent à gérer, vendre et produire. Bien évidemment, vous ne pouvez pas réaliser toutes ces tâches à la perfection. En effet, il y a de fortes chances que vous rencontrez certaines difficultés durant votre parcours. Ces difficultés ont poussé certains à abandonner leur projet d’entrepreneuriat en cours de route.

Raison pour laquelle il faut améliorer les trois éléments cités auparavant pour développer votre activité. Par ailleurs, c’est votre équipe de télésecrétaire qui doit s’occuper entièrement de la partie production. Ce département se charge de la gestion des appels entrants, la prise de rendez-vous, la gestion des agendas médicaux et d’autres tâches administratives.

De votre côté, vous devez uniquement faire un suivi des activités. Cependant, par manque de personnel, vous devez tout gérer. Cela peut avoir un impact dans la croissance de vos activités. De ce fait, comment faire face à ce problème d’organisation ?

Les difficultés que vous pouvez rencontrer au quotidien  

Comme nous l’avons dit précédemment, vous allez faire face à de nombreuses difficultés dans votre vie entrepreneuriale. Cependant, celle qui va vous hanter jusque dans votre sommeil, concerne la trésorerie. Le paiement des prestataires, la récupération du paiement des clients, la rémunération des salariés… Vous devez penser à tout et gérer tous les imprévus.

Puis, la gestion du personnel est aussi une tâche complexe. En tant que dirigeant d’une permanence téléphonique médicale, vous devez avoir une forte expérience en management d’équipe avant de monter votre business. En effet, cette qualité est essentielle si vous souhaitez pérenniser votre activité.

Toutefois, force est de constater que vous passez trop de temps dans la gestion de vos ressources humaines. Bien évidemment, il ne faut pas négliger cet aspect, mais cela ne doit pas être votre principale préoccupation. Enfin, les activités commerciales peuvent entraver votre quotidien. Vous devez avoir un fort tempérament commercial pour convaincre vos clients de collaborer avec votre entreprise.

De ce fait, même si votre équipe travaille dans un centre d’appels offshore, vous devez savoir comment agir avec vos clients pour les rassurer et leur donner confiance. De cette manière, ils vont accepter un partenariat à long terme avec votre société.

Les services rendus aux professionnels de santé

Un télésecrétariat médical propose un service d’assistance aux professionnels médicaux et paramédicaux. Vous pouvez également travailler avec divers établissements de santé tels qu’un cabinet médical, une maison de santé, une clinique ou encore un hôpital. Par ailleurs, la gestion des agendas médicaux fait partie des tâches principales de votre entreprise. Votre équipe doit :

• Répondre au téléphone.
•  Prendre les rendez-vous.
• Offrir des conseils aux appelants.
• Faire un rappel des horaires de rendez-vous, etc.

Bien que la prise de rendez-vous médicaux soit une tâche chronophage, elle est essentielle à votre activité. Tout d’abord, essentielle, car le médecin généraliste ou spécialiste peut organiser sa journée selon l’emploi du temps. Il peut également voir en amont les consultations qu’il doit effectuer. Puis, la gestion des plannings médicaux ne concerne pas les patients.

Autrement dit, son organisation n’a pas d’impact sur l’expérience que le patient va vivre durant son parcours de soin. C’est pourquoi, si vous souhaitez satisfaire une patientèle, il faut miser sur l’accueil téléphonique. Un télésecrétariat externalisé peut prendre en charge la gestion des rendez-vous grâce à l’utilisation de logiciel de planification pour les cabinets médicaux.

Gestion des agendas médicaux : opter pour la solution numérique

Une secrétaire médicale à distance doit gérer le standard téléphonique pendant les jours ouvrés (lundi au vendredi) et le weekend (samedi et dimanche). Pourtant, vous avez du mal à recruter du personnel dans ce domaine. Pour pallier votre problématique, la solution est de choisir un agenda médical en ligne. Grâce à cet outil, vous n’avez pas besoin de recruter plusieurs secrétaires téléphoniques médicales.

En effet, tout se passe en ligne. Tout d’abord, le patient peut consulter les créneaux horaires disponibles de son médecin en seulement quelques clics. De plus, l’agenda est consultable à n’importe quel moment, même en dehors des heures d’ouverture de bureau. Puis, vous avez une base de données clients centralisée dans un même logiciel.

Par conséquent, vous pouvez partager ces informations avec les autres départements du cabinet médical. Enfin, l’agenda en ligne agit comme un assistant virtuel. En effet, il peut envoyer des rappels de rendez-vous aux patients. Grâce à cette fonctionnalité, l’établissement de santé diminue le nombre de rdv non honorés. Ce qui est bénéfique pour sa santé financière.

Gestion des agendas médicaux : recourir à la sous-traitance

Pour mieux vous concentrer sur l’aspect commercial et la gestion de votre entreprise, vous pouvez recourir à une solution très efficace : la sous-traitance à l’étranger. En effet, vous pouvez confier une partie ou la totalité de vos activités à un prestataire offshore. L’externalisation de la prise de rdv médical offre un confort maximal dans la gestion du temps.

L’assistante médicale à distance va gérer les rdv selon les plages horaires communiquées par le praticien. Elle aura pour mission de :

•  Filtrer les appels selon les consignes de vos clients.
• Traiter les appels urgents.
• Modifier les agendas médicaux des praticiens via un outil de gestion de réservation comme doctolib.
• Transférer les messages.

Outre le gain de temps, vous profitez également du savoir-faire d’un véritable expert. En effet, ce dernier connaît votre métier et s’approprie toutes les ressources nécessaires pour mener à bien votre service de permanence téléphonique. Toutefois, pour bénéficier de ces avantages, il est très important de bien choisir votre prestataire.

Gestion externalisée des agendas médicaux : quelle valeur ajoutée pour vos clients ?

Un médecin généraliste, spécialisé, un kinésithérapeute, un dentiste, un pédiatre, un infirmier… Tous les praticiens qui veulent offrir une meilleure qualité de soin à leurs patients, doivent être accompagnés par des secrétaires médicales. Aujourd’hui, grâce au développement technologique, la secrétaire médicale peut gérer les activités même en étant à des milliers de kilomètres de l’unité de soin.

De ce fait, la distance ne doit pas être un frein à l’externalisation. Il faut surtout trouver un centre téléphonique qui peut gérer les interactions avec les patients. Si les patients sont français, il est préférable d’externaliser vers un télésecrétariat francophone. Ainsi, la communication peut se faire facilement. A Madagascar, la main d’œuvre maîtrise parfaitement le français à l’oral et à l’écrit.

De plus, en y externalisant vos plannings médicaux, vous bénéficiez d’un meilleur rapport qualité/prix. Par ailleurs, il est à noter que le métier de télésecrétaire médicale à Madagascar est souvent prisé par des femmes. Grâce à leur empathie, leur écoute active et le sens du relationnel, elles peuvent véhiculer une image professionnelle et contribuer à une meilleure gestion des agendas médicaux.

Bien choisir votre télésecrétariat médical

Lorsqu’un cabinet médical décide de vous confier les tâches de secrétariat, il veut gagner du temps dans la gestion de son établissement. De ce fait, il attend que la télésecrétaire soit fiable, empathique et à l’écoute des patients. C’est pourquoi, vous devez bien choisir votre équipe externe. Elle doit refléter la valeur de votre entreprise et montrer votre professionnalisme.

• Pour cela, vous devez vérifier certains points :
• Le secrétariat médical externalisé doit proposer une formation à son équipe.
• Les télésecrétaires médicales doivent se familiariser avec la spécialité du professionnel de santé.
• L’entreprise de télésecrétariat doit utiliser des outils performants (outil CRM, logiciel de planification de rdv, connexion internet à haut débit, PC, casque, appel à l’étranger).
• L’équipe doit savoir communiquer avec les patients afin de différencier les urgences médicales et les autres motifs (exemple : demande de renseignements, ordonnance, dossiers administratifs, etc.)

Pour assurer votre service de permanence téléphonique, vous devez également vérifier si votre équipe externe peut travailler sur une plage horaire plus flexible. Enfin, vous devez savoir comment le centre d’appels peut assurer une continuité de votre service en cas d’absence, de congé ou d’arrêt maladie d’une télésecrétaire. Bref, choisissez une entreprise qui répond à vos exigences et ceux de vos clients.

Si vous vous sentez submergé par vos tâches administratives, il est temps de penser à les déléguer. Dans ce cas, vous pouvez faire appel aux services d’un call center médical à Madagascar. Cette solution vous apporte plus de flexibilité, du temps et une meilleure organisation.