Optimiser la gestion de l’accueil téléphonique des patients grâce à l’externalisation

La gestion de l’accueil téléphonique des patients requiert des compétences particulières. Il s’agit d’un service assurant un accueil de qualité à chaque appelant. Il a comme objectif de traiter au mieux les demandes des patients. Mais ce n’est pas tout. Il permet également de ne perdre aucun appel, et de les orienter vers le service ciblé. Certes, il existe plusieurs types de messages d’accueil pour répondre aux différentes attentes des patients. Mais rien ne vaut une interaction humaine avec une secrétaire médicale.

C’est pourquoi plusieurs raisons peuvent pousser à mettre en place un service d’accueil téléphonique : renvoi d’une image professionnelle, diminution de la sensation d’attente des patients appelants, une communication fluide et complète, etc. Bref, la qualité de ce service est décisive pour les patients. Il est conseillé de prendre en compte toutes les initiatives possibles pour un accueil téléphonique médical pertinent et efficace.

Quels sont les enjeux d’un accueil téléphonique des patients ? Quelles sont ses spécificités ? Comment optimiser la gestion de cette fonction ? En quoi son externalisation peut vous être bénéfique ? Découvrez tout dans cet article.

Les enjeux de l’accueil téléphonique des patients

L’accueil téléphonique médical tient une place importante dans le service client. En effet, il représente un geste stratégique essentiel qui peut influencer le comportement et la décision des patients de continuer ou d’interrompre l’interaction avec votre cabinet médical. De ce fait, chaque appel venant des patients est une occasion à ne pas rater pour les établissements de santé.

Le domaine médical est particulièrement délicat. Certes, le contact entre le standard téléphonique s’établit à distance. Cependant, l’accueil reste capital dans la mesure où c’est essentiel d’émettre une bonne impression. De ce fait, la gestion de l’accueil téléphonique des patients nécessite des savoir-faire particuliers permettant de réduire le souci des patients.

L’accueil téléphonique médical : ses spécificités

Le point de départ d’une bonne communication

L’accueil téléphonique est un outil de communication indispensable de la relation client de tous les établissements médicaux. En effet, lorsque le patient appelle, ses performances seront responsables de ses prochaines décisions.  Sont-elles assez satisfaisantes pour l’inciter à poursuivre leur parcours ? N’étaient-elles pas convaincantes ? Bref, il est important de s’assurer de sa qualité.

Pour proposer un service de qualité au cabinet médical

Une bonne gestion de l’accueil téléphonique des patients est essentielle dans le domaine médical. En effet, elle caractérise par un traitement rapide de chaque appel. Cette qualité inspire un sentiment de confiance, de compréhension et d’efficacité aux patients, ce qui garantit une bonne image de votre établissement de santé.

Gestion de l’accueil téléphonique des patients : des astuces pour le réussir

Répondre le plus rapidement possible

Dans le médical, chaque appel peut être une urgence. C’est pour cette raison qu’il est important de décrocher rapidement chaque appel entrant. Par ailleurs, cette rapidité peut également être une opportunité pour que vos potentiels patients ne se tournent pas vers les concurrents.

Adopter un ton positif

Quel que soit l’objet de l’appel, il est toujours important d’accueillir les interlocuteurs avec enthousiasme et attention. Cette sensation leur permet de se sentir à l’aise. Il existe de nombreuses façons de garantir cette qualité. Cela peut également dépendre des patients cibles.

Miser sur une bonne présentation

Lorsque le standard téléphonique médical s’adresse aux patients, il est important de se souvenir que la qualité vocale est cruciale depuis le début et tout au long de l’appel. De ce fait, faites en sorte que les patients sachent qu’ils sont en contact avec une télésecrétaire médicale dédiée adoptant un ton positif et avec une bonne présentation vocale.

Gestion de l’accueil téléphonique des patients : les autres éléments à considérer

La disponibilité

Chaque appel des patients se doit d’être traité de manière professionnelle et personnalisée. Cependant, lorsque les professionnels de santé sont assez occupés avec les consultations, ils n’ont plus la possibilité de garantir cette disponibilité, ainsi que la qualité de l’accueil téléphonique médical. C’est peut-être le temps pour le médecin de penser à l’externalisation de service. Il ne faut prendre aucun risque de perte de client.

Utiliser des vocabulaires professionnels

L’accueil téléphonique médical ne peut être confié à n’importe qui. Il faut que le prestataire chargé de cette fonction réponde à quelques critères. Cette capacité d’expression fait partie des paramètres les plus importants. En effet, il est primordial qu’il soit assez professionnel pour déterminer la crédibilité du cabinet médical à travers la qualité du vocabulaire utilisé.

Gestion de l’accueil téléphonique des patients : parvenir à conclure avec un patient satisfait

L’accueil téléphonique médical ne se limite pas au fait de décrocher le téléphone. Tout au long de l’interaction, il est important d’authentifier l’expérience des clients. Par exemple, la télésecrétaire médicale doit clore une conversation sur bonne note impliquant une positivité durable. De ce fait, elle doit s’assurer que le patient ait bien obtenu ce dont il avait besoin avant de raccrocher l’appel.

Aussi, il est important de demander s’il y a autre chose que le standard téléphonique peut faire pour pour les aider. En effet, il peut répondre à toutes leurs questions, et fournir des informations supplémentaires dont ils pourront avoir besoin, même s’ils ne demandent pas. Bref, seul un professionnel de la gestion de l’accueil téléphonique des patients peut garantir une intervention aussi satisfaisante. Voilà une autre raison qui devrait inciter les professionnels de santé à confier cette gestion d’accueil téléphonique à des experts.

Externaliser la gestion de l’accueil téléphonique des patients : est-ce une bonne idée ?

Êtes-vous un professionnel de santé qui souhaite optimiser votre accueil téléphonique ? Vous avez deux options : soit vous formez une équipe en interne qui prendra en charge cette mission, soit vous optez pour l’externalisation du secrétariat médical. Cette première alternative  vous permet de rester plus proche de votre patientèle. De plus, la communication entre vous et vos collaborateurs se fait plus rapidement et efficacement. Cependant, sa mise en place nécessite un important investissement.

Pourquoi opter pour l’externalisation de l’accueil téléphonique médical ? C’est une solution très bénéfique et qui peut offrir de nombreux avantages aux professionnels de santé. En effet, ils seront déchargés des coûts liés au fonctionnement du service ainsi que les équipements techniques nécessaires pour garantir l’efficacité des conseillers. Bref, entre les deux options, l’externalisation est l’alternative la plus intéressante.

Externalisation de la gestion de l’accueil téléphonique des patients

Optimisation des travaux des professionnels de santé

Cet accueil téléphonique fait partie des tâches du secrétariat médical. De ce fait, recourir à une entreprise de télésecrétariat permet aux médecins de se libérer de la gestion des appels téléphoniques. De cette manière, ils peuvent se concentrer sur les autres tâches à forte valeur ajoutée.

Réduction des coûts

Les dépenses liées au recrutement en interne affaiblissent l’efficacité du service. Aussi, elles peuvent faire diminuer le rendement des missions confiées au prestataire. Par contre, par rapport aux avantages produits, recourir à l’externalisation est considérablement moins coûteux. Le cabinet sera déchargé de toutes ces dépenses, sans créer un stress à la télésecrétaire médicale.

Des prestations sur-mesure pour garder le contrôle

Un autre avantage de cette pratique, c’est qu’elle permet de bénéficier d’un service sur-mesure. Avez-vous besoin d’une collaboration à long terme ? Sentez-vous le besoin de pallier le débordement de votre secrétariat téléphonique ? Un secrétariat téléphonique médical externalisé saura répondre à vos besoins spécifiques.

Confier la gestion de l’accueil téléphonique des patients à Serenity

Il est crucial pour les médecins de fournir un accueil téléphonique humain pour rassurer et fidéliser les patients. A cet effet, Serenity peut prendre en charge votre secrétariat médical externalisé à Madagascar. Mis à part la compétence des télésecrétaires médicales expérimentées, notre équipe garantit par la même occasion une permanence téléphonique sur une plage horaire plus étendue. C’est un véritable atout qui va vous aider développer votre activité.

Pour effectuer une bonne gestion de client médical, notre équipe à Madagascar travaille selon vos consignes. Nous utilisons des agendas médicaux spécifiques pour fluidifier et optimiser la relation entre vous et vos patients comme l’agenda Doctolib, Maiia, Callibri et Ubicentrex. En ce qui concerne le tarif, il varie selon les services inclus dans les prestations. N’hésitez pas à demander le devis de votre projet d’externalisation avec Serenity.

En résumé, l’externalisation de la gestion de l’accueil téléphonique à distance est un parfait mélange de l’automatisation et la qualité de l’intervention humaine, et cela, à moindre coût. N’hésitez pas à discuter de votre projet à Serenity.