Externaliser le secrétariat téléphonique médical, qui en a le plus besoin ?

Externaliser le secrétariat téléphonique médical n’est plus nouveau dans le domaine de la santé. En effet, de plus en plus de médecins ressentent le besoin de déléguer quelques tâches de télésecrétariat. De nombreux facteurs peuvent les inciter à se lancer dans ce procédé : évolution du comportement des patients, diminution des offres médicales, etc. Bref, un panel d’observation de pratique et conditions d’exercice démontre que la majorité des professionnels de santé français ont des difficultés à répondre aux demandes des patients.

Cette difficulté atteint des professionnels de santé, œuvrant dans diverses branches du secteur médical. Ce qui fait qu’elle peut autant affecter les médecins hommes que les médecins femmes. La surcharge a d’importantes conséquences de délai assez long, ce qui peut rendre les patients réticents. Cependant, chacun d’eux à leur propre manière de résoudre ce souci. Le but reste le même, mais la mise en œuvre est différente.

Comment procèdent-ils pour optimiser la relation avec les patients ? Lequel est le plus susceptible d’avoir besoin du service ? L’externalisation répond-t-elle toujours à leurs besoins ?  Cet article répond à toutes ces questions.

Médecins homme et femme : quelles différences ?

A part leurs essences naturelles, les vécus professionnels d’un médecin homme et d’une femme médecin est également un point important, prouvant leurs différences dans la pratique de leurs métiers. En effet, nombreux estiment que les femmes médecins sont plus compréhensives et attentionnées que les médecins hommes. On dit que c’est une nature chez elles. D’ailleurs, des études démontrent que leur capacité à bien équilibrer leur vie professionnelle et personnelle permet d’obtenir de meilleurs résultats que leurs pairs masculins.

Cette grande capacité garantit que les femmes médecins sont plus efficaces et performantes que les médecins hommes. C’est pourquoi la plupart d’entre elles parviennent à gérer elles-mêmes leurs activités médicales. Est-ce également le cas des médecins hommes ? Quoi qu’il en soit, il est toujours judicieux de se faire assister, surtout lors d’un pic d’activités, qui n’est pas du tout prévisible. Recourir à l’externalisation permet de résoudre ce problème d’inégalité. Les prestataires de services externes peuvent ajuster leurs services selon les besoins du médecin.

Les médecins femmes sont multitâches que les hommes médecins, est-ce vrai ?

De nombreuses circonstances ont démontré que les femmes étaient plus performantes que les hommes. Cependant, dans le secteur médical, est-ce toujours le cas ? Compte tenu du fait que la profession de médecin requiert d’être multitâche, chaque praticien devrait porter simultanément deux casquettes : l’une de médecin consultant, et l’autre de responsable de la gestion de la relation avec les patients. Par cette considération, les résultats peuvent faire valoir quelques points importants :

• Les avantages des femmes médecins : une femme médecin, capable de maintenir une belle performance bénéficie souvent d’une persistance de prouesse. C’est-à-dire que réussir l’incite de plus en plus à récidiver.
• Le bon sens de l’organisation : cette performance en multitâche ne tient pas à leur genre, mais une stratégie de bonne organisation qui est de faire moins de tâche en même temps. Par exemple, lorsqu’elle prend un patient en consultation, elle ne s’adonne pas à d’autres tâches, comme recevoir les appels d’autres patients. Et vice-versa.
• Un travail persévérant : bien s’organiser amène les femmes médecins à fournir plus de travail que les hommes. Ce surplus d’engagement participe aux meilleures performances des femmes.

Externaliser le secrétariat téléphonique médical : à quoi fait-on référence ?

Externaliser la gestion des appels est une pratique qui consiste à octroyer une partie ou la totalité de la permanence téléphonique d’un cabinet médical à des prestataires de service externe. Il s’agit d’un moyen utilisé de nos jours, dans le but de réduire le coût de lié aux appels téléphoniques entrants. Le service inclut toutes les missions de secrétariat médical, mais réalisée à distance par une télésecrétaire médicale. Bref, ce nouveau mode de travail est un moyen permettant aux médecins de mieux gérer son administratif en misant sur la flexibilité et l’économie.

Les professionnels de santé doivent exercer leur métier de praticien tout en se montrant disponible pour leurs patients afin d’assurer une bonne gestion de leur établissement de santé. Cependant, accueillir les patients est une fonction secondaire des praticiens. De ce fait, faire appel à une secrétaire médicale est plus qu’indispensable afin de garantir la qualité des services offerts aux patients.Cela permet également de préserver une bonne image du cabinet médical. Bref, la télésecrétaire médicale doit avoir une compétence accrue pour pouvoir exercer le métier et accueillir les patients dans les meilleures conditions.

La solution de l’externalisation, à qui s’adresse la solution ?

Si les femmes médecins sont aussi organisées, la solution d’externalisation s’adresse-t-elle uniquement aux hommes médecins ? La réponse est non. En effet, tous les professionnels de santé peuvent rencontrer les mêmes problèmes, surtout en cas de débordement d’appels ou de pic d’activités. Dans tous les cas, s’occuper de tout soi-même peut faire régresser rapidement les performances des professionnels de santé. A cet effet,  médecins homme ou femme, externaliser la gestion des appels médicaux donne accès à des secrétaires médicales à distance apportant :

• Une réponse au soulagement du secrétariat : cette solution assure une prise en charge rapide et de qualité des appels entrants, tout en optimisant le nombre de rendez-vous.
• Un apaisement de l’activité : gérer les appels téléphoniques peut s’avérer être compliquée à prendre en charge. Ainsi, recourir à l’externalisation donne l’assurance de de proposer à la patientèle un service d’accueil téléphonique de qualité et disponible.
• Une facilité de gestion du personnel : l’externalisation apporte une solution dans la gestion du personnel au quotidien. En effet, lors d’une absence à longue ou à courte durée, prévue ou non, la pratique offre une solution pour trouver des ressources en remplacement. Ces derniers sont déjà formés à la prise d’appel, dans le respect des procédures établies.

En quoi la solution allège-t-elle les professionnels de santé ?

Une secrétaire présente au cabinet médical peut s’occuper de l’accueil des patients ainsi que diverses tâches administratives. Cependant, il s’agit d’une solution coûteuse que tous les médecins ne peuvent pas se permettre. Or, le contexte médical actuel requiert la mise en place d’une solution souple et habile, avantageuse pour tous les professionnels de santé. L’externalisation répond à cette exigence :

• Un standard téléphonique médical accessible pour répondre aux appels téléphoniques : son intervention rend les médecins entièrement disponibles pour leurs patients. Cela leur évite de nombreux rappels à la fin de la journée.
• Un accueil téléphonique humanisé et personnalisé : externaliser l’accueil téléphonique médical permet de bénéficier d’un accueil humain, grâce à une télésecrétaire médicale qui saura faire preuve d’empathie et d’écoute envers les patients appelants. Au moment où les patients vivent un moment d’effroi, cet aspect prend tout son sens.
• Une organisation optimisée et pertinente : cette solution d’externalisation permet également de rester joignable en cas d’urgence. Aussi, il pourrait y avoir des appels importants provenant de leurs confrères. Selon les consignes établies par les médecins, un transfert d’appel est possible.

Externaliser le secrétariat téléphonique médical : la solution 100 % féminine proposée par Serenity

Principalement, le secteur du secrétariat médical est à dominante féminine. Chez Serenity, nous exploitons cet avantage pour offrir aux professionnels de santé l’assistance dont ils ont besoin grâce à une équipe composée entièrement de femmes. Le secteur médical est un domaine délicat et intéressant. Pour assurer que chacune de nos télésecrétaires médicales expérimentées puissent assurer chacune des missions, nous nous assurons particulièrement à ce qu’elles disposent des qualités suivantes :

• De l’empathie et être à l’écoute des patients
• Un bon sens relationnel et du travail en équipe
• Une grande adaptabilité face à la diversité des demandes des patients
• Quelques connaissances dans le secteur médical
• Une bonne connaissance des outils bureautiques
• Une maîtrise de la langue française
• Facilité en dactylographie, en orthographe et en expression orale

Pour se familiariser avec les activités de praticien pour lequel elles travaillent, une période de formation est prévue avant la prise de poste. De cette manière, les professionnels de santé ont à leur disposition des télésecrétaires médicales opérationnelles, efficaces, et dignes de confiance pour une gestion efficace des appels entrants au cabinet.

La solution d’externalisation s’adresse à tous les professionnels de santé, pas uniquement les médecins hommes. Se faire assister par des prestataires externes optimise les performances des médecins. Selon vos besoins, et les difficultés auxquelles ils font face,  les prestations peuvent s’ajuster. N’hésitez pas à remettre vos projets entre les mains expertes de Serenity.