Agenda médical externalisé : faites le bon choix !

Aujourd’hui, il est rare que les professionnels de santé gèrent eux-mêmes leur service de secrétariat. En effet, les fonctions administratives les éloignent de leur cœur de métier. De plus, ce sont des tâches assez fastidieuses. C’est pourquoi, ils font appel à une permanence téléphonique.

Cependant, les entreprises de télésecrétariat médical font également face à un problème majeur : le manque de personnel. Ce phénomène est très fréquent dans le secteur de la santé. Or, sans secrétaire médicale, les médecins ne peuvent pas voir leurs emplois du temps et organiser leurs journées.

Puis, sans les plannings bien organisés, il n’est pas envisageable de faire une consultation. De ce fait, une secrétaire médicale est utile pour gérer l’organisation du cabinet médical. C’est pourquoi, de nombreux professionnels médicaux en France ont décidé de recourir à un agenda médical externalisé.

En quoi cela consiste-t-il ? Comment cette pratique fonctionne-t-elle ? Qui peut gérer cette fonction ? Autant de questions auxquelles nous répondons dans cet article.  

Externaliser le planning médical : quel est le principe ?

Lorsqu’un professionnel de santé décide de recourir à un agenda médical externalisé, il va confier les tâches secondaires, mais essentielles à un prestataire externe. Ce prestataire propose un service de secrétariat médical à distance. De ce fait, il se charge de l’ensemble des activités administratives, notamment de l’organisation des agendas médicaux.

Pour remplir les emplois du temps des praticiens, il faut noter les rdv des patients. Par ailleurs, il est rare qu’un patient vienne dans l’établissement médical pour demander une date disponible pour une consultation ou pour obtenir des informations. Aujourd’hui, ils n’ont plus besoin de se déplacer. Ils peuvent contacter le secrétariat via le téléphone ou prendre un rendez-vous par internet.

C’est pourquoi recourir à un télésecrétariat médical devient la première alternative pour les professionnels médicaux et paramédicaux. La secrétaire médicale endosse le rôle d’assistante virtuelle. Bien qu’elle travaille dans un service administratif, elle contribue à l’amélioration des soins de santé ou healthcare. En effet, un bon accueil téléphonique permet de soulager le patient et de le satisfaire.

En France, une entreprise de télésecrétariat peut faire appel à un prestataire externe lorsqu’elle a du mal à gérer son personnel ou son budget. Dans ce cas, les dirigeants de ces entreprises ont trois choix :

• Nommer une télésecrétaire médicale indépendante.
• Externaliser vers un « call center made in France ».
• Opter pour un centre d’expertise en télésecrétariat médicale à l’étranger.

Agenda médical externalisé : faire appel à un freelance

Les télésecrétariats médicaux en France ont du mal à recruter des secrétaires téléphoniques, car aujourd’hui de nombreuses personnes privilégient le travail en freelance. Cette tendance s’est accrue depuis la période de covid-19. En effet, le télétravail était une norme pour tous les employés pouvant effectuer leurs activités professionnelles en dehors des locaux de leurs entreprises.

Par conséquent, de nombreuses télésecrétaires ont travaillé depuis leur domicile. Puis, elles se sont habituées à ce nouveau mode d’organisation. Au début, il était difficile d’instaurer les habitudes du télétravail. Mais au fur et à mesure que le temps passe, on se rend compte que le travail à distance a des vertus évidentes. Tout d’abord, il permet d’éviter la fatigue et de gagner du temps.

En effet, il diminue le temps dans les transports. L’employé n’a plus besoin de se réveiller très tôt. De ce fait, il a plus d’énergie pour affronter sa journée de travail. Par la suite, le télétravailleur arrive à mieux organiser son temps en restant chez lui. Enfin, il peut partager plus de moments avec sa famille. Tout cela pousse les télésecrétaires médicales à travailler en tant qu’indépendantes.

Par ailleurs, si vous souhaitez externaliser la gestion de vos agendas médicaux, vous pouvez opter pour ce premier type de sous-traitant. Toutefois, il faut savoir qu’un freelance ne peut pas gérer un grand projet. En d’autres termes, il ne peut pas traiter un volume d’appels élevé. De plus, pour augmenter sa rémunération, il va travailler pour deux ou plusieurs clients. De ce fait, votre activité n’est pas prioritaire.

Agenda médical externalisé : travailler avec un prestataire onshore

Faire appel à un prestataire externe est un phénomène courant en France. Si vous êtes réticent à recourir aux services d’un freelance, vous pouvez opter pour un agenda médical externalisé en collaborant avec un prestataire français. C’est ce qu’on entend par « externalisation onshore ». Autrement dit, la sous-traitance se fait à l’intérieur de votre pays de résidence.

Ce type d’outsourcing a bien évidemment un coût. Et pour cause, le salaire est plus élevé que dans les destinations offshores. La qualité de service dépend également de l’entreprise avec qui vous allez travailler. Par ailleurs, il ne faut pas penser que tous les prestataires en France sont fiables. Vous pouvez également tomber sur un mauvais sous-traitant. D’où l’utilité de faire le bon choix qu’il s’agisse d’une externalisation offshore ou onshore.

L’avantage reste bien évidemment la proximité. En cas de problème, votre prestataire peut se déplacer dans vos locaux. Le secrétariat à distance s’occupe également de l’agenda médical du médecin généraliste, médecin spécialiste, chirurgien et tous les professionnels de santé. Pour faciliter l’organisation du cabinet médical, les télésecrétaires utilisent un logiciel de gestion de rendez-vous.

Il s’agit d’un agenda médical en ligne, accessible par les patients. Cet outil permet de gérer les réservations sur internet. Il permet également d’effectuer des rappels automatiques. Le patient peut choisir un créneau horaire à n’importe quel moment, car l’agenda est disponible 24h/24 et 7j/7. En France, l’agenda doctolib est l’outil le plus utilisé par les télésecrétariats médicaux.

Agenda médical externalisé : recourir à un call center offshore

Si vous souhaitez recourir à un agenda médical externalisé, la dernière solution est de faire appel à un call center offshore. Il s’agit d’un centre d’appels qui est basé dans un pays étranger. Aujourd’hui, on trouve de nombreux call center qui sont spécialisés dans un domaine précis. A Madagascar, par exemple, il existe plusieurs centres de contact client travaillant dans le domaine de la santé.

Une plateforme téléphonique médicale gère plusieurs activités. Comme votre télésecrétariat, les agents traitent les appels entrants, les rendez-vous, les urgences médicales, les plannings des médecins, le transfert d’appels et les messages. Grâce aux nouvelles technologies et à une connexion internet, les activités de secrétariat médical peuvent se faire à distance sans souci.

Par ailleurs, les télésecrétaires sont formées à votre métier. Ainsi, elles peuvent répondre aux demandes des patients. Ces derniers auront l’impression de parler avec une personne de son pays. En guise d’exemple, si vous êtes une permanence téléphonique médicale en France, vous pouvez sous-traiter votre service auprès d’un call center francophone à Madagascar, à l’île Maurice ou dans les pays du Maghreb.

Dans ce cas, les patients vont interagir avec des étrangers. Pourtant, la communication est fluide et les interactions se passent normalement. Et pour cause, des professionnels compétents répondent à leurs appels. De ce fait, il ne faut pas s’arrêter au terme « offshore ». Vous pouvez bénéficier d’une prestation de haute qualité à condition de collaborer avec un bon prestataire.

Pourquoi choisir un centre téléphonique offshore ?

Pour alléger votre charge de travail

Un agenda médical externalisé vous permet de gagner du temps. En effet, vous n’avez plus à gérer les départs et les arrivées des employés. Le centre téléphonique externe prend en charge la gestion des ressources humaines et tout ce qui concerne l’aspect administratif. Ainsi, vous disposez du temps nécessaire pour vous focaliser sur le développement de votre entreprise.

Pour améliorer votre productivité

En ayant recours à un centre d’expertise en télésecrétariat médical, votre activité est plus rentable sur le long terme. Et pour cause, vous pouvez augmenter l’effectif des salariés. Cela s’explique par le coût de la main d’œuvre. En guise d’exemple, la rémunération d’une télésecrétaire en France équivaut à trois télésecrétaires médicales à Madagascar. Ce qui vous permet d’être plus performant.

Pour effectuer un investissement moins important

Confier l’organisation et la planification des rendez-vous médicaux à un télésecrétariat offshore est également un moyen de réduire vos dépenses. En effet, vous n’avez plus de charges salariales à payer. Puis, il n’est plus question de louer des bureaux ou d’entretenir un local. Grâce à l’externalisation de service, vous obtenez une solution clé en main.

Pour maintenir un service de qualité

Un centre d’appels médical connaît votre métier. Pour garder une bonne image, il va sélectionner une équipe compétente pour gérer vos missions. C’est pourquoi, aucun appel n’est négligé. Une télésecrétaire médicale dédiée doit répondre de manière satisfaisante au patient. Ainsi, le cabinet médical, la clinique ou la maison de santé peut élargir sa patientèle et fidéliser les patients existants. Cela peut pousser les autres établissements de santé à faire appel à vos services.

Comment faire le bon choix de prestataire ?

Parmi les trois types de partenariat, il est judicieux de faire appel à un expert qui possède le savoir-faire et l’expertise dans votre domaine. Néanmoins, il est important de rappeler que votre choix est déterminant dans la réussite ou l’échec de l’externalisation. Pour diminuer les risques d’erreurs, sachez évaluer le professionnalisme du sous-traitant.

N’hésitez pas à échanger avec lui. Vous pouvez parler de vos besoins, vos attentes, vos objectifs et vos doutes. Outre la communication, il faut également se renseigner auprès des autres clients. Avoir des avis externes est essentiel pour connaître la fiabilité du prestataire. De plus, cela vous permet de gagner du temps dans votre recherche et dans votre prise de décision.

Par ailleurs, le lieu d’externalisation est aussi un point à ne pas négliger. Si les patients sont majoritairement des français, votre partenaire doit se trouver dans un pays francophone. A Madagascar, par exemple, la langue française est très pratiquée dans le domaine professionnel. C’est pourquoi, les patients n’arrivent pas à faire la différence entre une secrétaire téléphonique en France ou une télésecrétaire malgache.

Pour finir, il faut rédiger une liste de critères pour comparer facilement les offres. Ainsi, vous pouvez finaliser votre choix. Voici une liste non-exhaustive des éléments concernant le prestataire :

• La connaissance du secteur de la santé.
• L’expérience dans le domaine du secrétariat téléphonique médical.
• Une domiciliation exacte.
• Une prestation sur-mesure en fonction de vos attentes.
• Des outils compatibles avec les vôtres.
• Des profils de télésecrétaires conformes à ce que vous recherchez.

En résumé, plusieurs choix s’offrent à vous pour externaliser la gestion de vos agendas médicaux. Mais la solution la plus évidente est de recourir à un télésecrétariat médical offshore. Cela permet de rester productif, diminuer les charges administratives et optimiser vos coûts.