Gestion de rendez-vous médicaux externalisée : la solution à votre problématique

En tant que dirigeant d’une permanence téléphonique médicale, vous recherchez toujours des moyens de réduire vos coûts tout en garantissant une qualité de service aux patients. L’externalisation offshore peut être la solution efficace pour atteindre vos objectifs. Vous pouvez déléguer une partie ou la totalité de vos activités à un prestataire externe. Actuellement, la prise en charge de la gestion de rendez-vous médicaux et des appels téléphoniques peut se faire à distance

Cette fonctionnalité est dû à l’évolution technologique et aux compétences des prestataires offshores. Par ailleurs, Madagascar est devenu en quelques années une destination phrase de l’externalisation.

Et cela, grâce à son infrastructure technologique de pointe, de ses coûts de main-d’œuvre compétitifs et de ses travailleurs qualités. C’est pourquoi, on estime qu’il existe plus de 200 centres d’appels ou centre de relation client à Madagascar.

Ces structures opèrent dans différents secteurs tels que la finance, l’e-commerce, l’assurance, les télécommunications, y compris les services de secrétariat médical à distance. Malgré ce chiffre, bon nombre de chefs d’entreprise dans le domaine de la santé se montrent réticents à externaliser à l’étranger, particulièrement à Madagascar.

Cet article n’a pas pour but de changer vos idées, mais de vous informer sur certaines réalités pour que vous puissiez améliorer votre stratégie de développement.

Pourquoi faut-il déléguer la gestion de rendez-vous médicaux ?

Avant d’entrer dans le vif du sujet, il faut comprendre les raisons pour lesquelles vous devez penser à externaliser votre service de permanence téléphonique. La principale raison concerne la difficulté à recruter du personnel en France. En effet, les dirigeants d’entreprise passent la majorité de leur temps dans la gestion des ressources humaines, notamment le processus de recrutement.

Pourtant, vous ne devez pas vous éloigner de votre activité principale au risque de retarder le développement de votre société. Mais pourquoi avez-vous du mal à trouver des télésecrétaires médicales ? Cela s’explique par les éléments suivants :

• Pénurie de main d’œuvre qualifiée : les employés travaillant dans les télésecrétariats médicaux privilégient le travail à distance. Puis, la nouvelle génération travaille moins longtemps pour un même employeur.
• Charge de travail élevée : les secrétaires téléphoniques médicales en France s’occupent souvent de répondre à un grand nombre d’appels entrants et de demandes de patients. Ce qui peut être stressant et exigeant.
• Rémunération : pour attirer les meilleurs talents, la rémunération est un critère déterminant. Pourtant, le métier d’assistante virtuelle médicale est moins payé que d’autres emplois. C’est pourquoi, il est difficile de fidéliser le personnel.
• Flexibilité : le service de secrétariat médicale à distance propose des horaires irréguliers. Raison pour laquelle les candidats préfèrent des emplois avec des horaires stables et prévisibles.
• Stress professionnel : la fonction d’une télésecrétaire médicale est variée. Elle doit atteindre des objectifs tout en gérant les urgences et les patients en détresse. Voilà pourquoi les profils sont réticents à accepter des postes avec une grande pression.

Externaliser la gestion de rendez-vous médicaux en offshore : quelles sont vos craintes ?

Bien que l’externalisation offshore soit une pratique courante, certains chefs d’entreprise hésitent à y recourir. Et pour cause, ils ne veulent pas se lancer dans l’inconnu. Pourtant, la condition sine qua non pour réussir un projet d’externalisation est le choix du prestataire.

En d’autres termes, si vous choisissez un centre d’appels médical compétent et fiable, vous êtes sûr d’obtenir des résultats plus que satisfaisants. Mais alors, quelles sont les raisons qui vous font hésiter ? Voici quelques éléments de réponse à cette question.

Barrière linguistique

Pour offrir un accueil téléphonique de qualité, il faut avoir une communication efficace avec les patients. Les agents de centre d’appels offshore peuvent ne pas avoir une maîtrise suffisante de la langue pour assurer cette qualité de communication. Par ailleurs, cela peut entraîner des malentendus et des erreurs.

Conformité réglementaire

Les règles et réglementations en matière de confidentialité des données médicales peuvent varier d’un pays à l’autre. Or, vous devez vous assurer que toutes les informations des patients sont protégées conformément à la loi. A contrario, les professionnels de santé peuvent vous poursuivre en justice.

Qualité de service

La qualité de service concerne notamment la formation des télésecrétaires, la gestion des problèmes, le management d’équipe et la capacité du secrétariat externalisé à répondre rapidement aux demandes des patients. En effet, cette qualité influe sur l’image de votre entreprise.

Réputation

Les call center offshore ont parfois une mauvaise réputation en termes de manque de professionnalisme, d’expertise et de pratiques commerciales douteuses. Cela peut nuire à la réputation des entreprises qui externalisent leurs services.

Comment surmonter vos appréhensions concernant la gestion de rendez-vous externalisée ?

Il est important de souligner que si le problème de recrutement persiste, vous devez fermer vos portes par manque de personnel. Pour éviter cela, vous pouvez proposer des salaires plus compétitifs, un environnement de travail sain et des horaires flexibles.

Cependant, ces solutions nécessitent un coût. C’est pourquoi, vous devez recourir à l’externalisation de services. Un planning médical externalisé est le meilleur moyen de réseauter avec des talents internationaux et d’accroître votre permanence.

Par ailleurs, il est tout à fait normal de ressentir certaines préoccupations lorsqu’on se lance dans une nouvelle aventure. Toutefois, sachez que la sous-traitance à l’étranger est la solution pour bénéficier d’une bonne gestion des agendas des médecins tout en réduisant vos coûts.

Différence culturelle

Bien que la barrière linguistique soit une préoccupation légitime, un centre téléphonique à Madagascar peut recruter des télésecrétaires ayant une excellente maîtrise de la langue et une expérience avérée dans le secteur de la santé.

Normes de qualité

Il est important de souligner que les entreprises offshore sont également soumises à des normes de qualité strictes et des audits réguliers pour garantir que les services fournis répondent aux attentes des clients. De plus, elles suivent des indicateurs précis pour suivre la performance de leur équipe et de leurs activités.

Flexibilité

Contrairement en France, les services de télésecrétariat médical à l’étranger permettent de bénéficier d’une plus grande flexibilité au niveau des horaires. En guise d’exemple, les télésecrétaires médicales à Madagascar répondent aux demandes des patients 7j/7 (du lundi au vendredi). Bien évidemment, elles travaillent selon un système de rotation le week-end.

Réputation

Comme nous l’avons évoqué précédemment, vous pouvez toujours tomber sur des prestataires moins qualifiés même en optant pour un centre d’appels onshore. C’est pourquoi, votre décision d’externaliser ne doit pas dépendre de la destination, mais de l’expertise et du savoir-faire du prestataire.  

Gestion de rendez-vous médicaux à Madagascar

L’externalisation n’est pas une nouveauté dans le secteur de la santé. Les professionnels médicaux et paramédicaux sont nombreux à sous-traiter la gestion des appels téléphoniques et la gestion des rendez-vous médicaux. En effet, malgré le développement des agendas médicaux en ligne, les patients apprécient toujours le contact humain.

De ce fait, vous aurez toujours besoin d’une équipe pour personnaliser la relation avec la patientèle. Par ailleurs, les logiciels pour cabinets médicaux complètent la solution de télésecrétariat. En effet, la combinaison de ces services permet de simplifier la prise de rendez-vous et d’améliorer la satisfaction des patients.

Par ailleurs, Madagascar est une destination à privilégier pour l’externalisation de services. Avec une population de plus de 25 millions d’habitants et une grande partie parlant français, la Grande île de l’Océan indien peut offrir des avantages significatifs pour les permanences téléphoniques médicales en France.

Enfin, externaliser la gestion de la prise de rdv à Madagascar vous permet de bénéficier des avantages du couplage du télésecrétariat et de l’outil de prise de rendez-vous. Les logiciels de suivi en ligne sont nombreux. Mais l’agenda doctolib reste le plus populaire.

Pourquoi opter pour un secrétariat téléphonique doctolib ?

Un centre d’appels à Madagascar utilise un logiciel de planification de rendez-vous pour se conformer aux habitudes des patients en France. Selon une étude, 1 français sur 2 utilise la plateforme doctolib. Et pour cause, il est plus facile de prendre un rendez-vous et de connaître les disponibilités du cabinet médical en temps réel.

Les médecins généralistes, spécialistes, les chirurgiens apprécient également l’utilisation de doctolib. Grâce à cet outil, ils peuvent gérer leur agenda en ligne et recevoir des notifications en temps réel. De plus, les fonctionnalités permettent de mieux filtrer les demandes urgentes.

De ce fait, si vous optez pour Madagascar comme destination d’externalisation, collaborez avec un centre d’appels doctolib. Cette entreprise offre une solution de prise de rendez-vous en ligne aux patients. Ainsi, ces derniers peuvent réserver une date sans tomber sur le répondeur ou sur une ligne téléphonique occupée.

Les télésecrétaires médicales peuvent également envoyer facilement des rappels de rendez-vous et offrir un meilleur support aux patients. Pour finir, vous avez accès à une expertise spécialisée, car le personnel est formé à l’utilisation de l’agenda doctolib ainsi qu’aux pratiques de gestion de la relation patient.

En conclusion, bien que vous soyez réticent à externaliser en offshore, il est important de reconnaître les avantages potentiels de cette pratique. Avec la bonne sélection de partenaire, vous pouvez surmonter les défis et tirer parti de ces bénéfices. En gardant une perspective claire et une attitude positive, vous pouvez vous tourner vers un centre d’appel médical à Madagascar pour améliorer la gestion de rendez-vous médicaux et votre rentabilité à long terme.