Prise de rdv médical : l’externalisation répond à vos besoins
Selon les statistiques de l’Observatoire CEGOS en 2017, 82 % des entreprises en France ont déjà eu recours à l’externalisation. Dans le domaine de la santé, la prise de rdv médical fait partie des activités les plus externalisées. En effet, cette tâche est cruciale pour tous les professionnels médicaux et paramédicaux.
Pourtant, elle peut devenir rapidement fastidieuse et chronophage. Et pour cause, un cabinet médical doit répondre à de nombreux appels et courriels pour planifier les agendas des médecins. C’est pourquoi, les professionnels de santé choisissent de l’externaliser à des centres d’appels situés à l’étranger, comme un call center à Madagascar.
Par ailleurs, les établissements de santé ne sont pas les seuls à recourir à cette méthode. En France, les permanences téléphoniques médicales choisissent également d’externaliser certaines de leurs activités, notamment la gestion des rendez-vous des patients.
Une prise de rendez-vous externalisée apporte de nombreux avantages. Mais pourquoi opter pour la destination Madagascar ? Nous allons examiner cela de plus près.
Externalisation de la prise de rendez-vous médical : pourquoi Madagascar ?
Aujourd’hui, de plus en plus de professionnels de santé se tournent vers les spécialistes en télésecrétariat médical pour les aider à améliorer l’expérience des patients et à gagner un avantage concurrentiel. Ces spécialistes se trouvent généralement dans les destinations dites « offshore ».
Madagascar fait partie de ces pays de choix pour externaliser les services de secrétariat médical. Tout d’abord, par rapport aux autres pays, un prestataire de service de prise de rendez-vous médical à Madagascar propose un tarif largement inférieur.
Puis, les spécialistes dans ce domaine ont une compréhension approfondie des besoins et des exigences des permanences téléphoniques en France, les patients ainsi que les établissements de santé. Enfin, Madagascar possède une main d’œuvre compétente et formée.
C’est pourquoi, les donneurs d’ordre confient leurs missions afin de bénéficier d’une prestation de qualité à coût abordable. Par ailleurs, une entreprise de secrétariat téléphonique peut gérer de nombreuses activités :
- Les appels téléphoniques entrants.
- La prise de rdv médical.
- La gestion des urgences.
- Le traitement des courriels.
- Le transfert de message, etc.
La réduction des coûts
Comme nous l’avons dit précédemment, le premier avantage d’externaliser la prise de rdv médical à Madagascar est la réduction des coûts. En effet, un centre d’appels médical malgache propose des tarifs largement inférieurs à ceux des calls center situés dans les pays occidentaux tels que la France.
En optant pour cette solution, une permanence téléphonique médicale peut économiser de 50 à 60 %. Cela est dû en grande partie à la faible rémunération des salariés, à la vie moins élevée et à la faible valeur de la monnaie locale par rapport aux devises internationales.
De plus, l’externalisation offshore permet de ne plus acheter des équipements bureautiques ni de matériels informatiques. Grâce à tout cela, l’établissement de soins de santé ou le dirigeant de télésecrétariat réduit ses coûts de production et augmente sa marge de bénéfice.
Par ailleurs, une entreprise de télésecrétariat médical à Madagascar peut offrir une grande variété de prestations :
- Planification des emplois du temps des médecins grâce à un logiciel de gestion de rendez-vous.
- Rappel ou annulation des rendez-vous.
- Gestion des urgences et des listes d’attente.
- Prise en charge des demandes d’informations médicales.
Prise de rdv médical externalisé : amélioration de la productivité
L’offshoring ou le transfert d’une activité vers un pays étranger souffre de plusieurs préjugés. On considère que cette solution est uniquement nécessaire pour diminuer ses dépenses. Pourtant, recourir à ce procédé ne se limite pas simplement à cet objectif.
En guise d’exemple, un centre d’expertise en télésecrétariat médical à Madagascar travaille avec un personnel hautement qualifié et formé dans la prise de rdv médical. Les secrétaires téléphoniques à distance ont une connaissance approfondie de la langue française.
Ainsi, elles peuvent assurer une communication fluide avec les patients et les professionnels de santé francophones. Par ailleurs, les agents travaillant dans une plateforme téléphonique peuvent traiter un nombre plus élevé d’appels que le personnel interne d’un établissement médical.
Enfin, les professionnels de l’externalisation à Madagascar sont formés à la conformité réglementaire. De ce fait, les rendez-vous sont gérés dans le respect des normes de qualité et de sécurité. En outre, une prise de rdv médical externalisé est un moyen pour améliorer la qualité des services et la productivité.
Externalisation de la prise de rdv médical : une disponibilité accrue
Outre les avantages économiques, l’externalisation offshore à Madagascar peut augmenter la disponibilité des unités de soin pour les patients. En effet, le standard téléphonique n’est pas uniquement ouvert du lundi au vendredi. Les patients peuvent accéder à ce service 7j/7.
En effet, un centre d’appel à Madagascar peut travailler à des heures différentes des établissements médicaux situés dans d’autres fuseaux horaires. Autrement dit, ils peuvent répondre à des appels téléphoniques et organiser les consultations et les rendez-vous en dehors des heures de bureau habituelles.
En proposant un service de prise de rendez-vous en continu, les cabinets médicaux, les cliniques et les hôpitaux fournissent un service de qualité supérieure à leurs patients. Il est à noter que les assistantes médicales à distance peuvent prendre les rendez-vous par téléphone, par e-mail ou via le logiciel de réservation en ligne.
L’agenda médical du praticien est mis à jour en temps réel. Enfin, la sous-traitance peut se faire de manière régulière ou ponctuelle (débordement d’activité). Lorsqu’une secrétaire téléphonique médicale est occupée, l’appel peut basculer automatiquement vers le call center externalisé.
Une meilleure expérience pour les patients
Une autre grande force de l’externalisation de la prise de rdv médical à Madagascar est également l’amélioration de « l’expérience patient ». Dans le secteur médical, l’expérience patient a le même principe que l’expérience client. C’est le résultat de chaque interaction du patient avec l’établissement de santé.
Cette expérience peut être négative ou positive. Cela dépend grandement de l’accueil téléphonique médical. Généralement, ce service repose sur les qualités et les compétences des télésecrétaires médicales. Ces dernières doivent offrir un accueil chaleureux aux patients.
En effet, même si la communication se fait à distance, le sourire s’entend par téléphone. Puis, un patient a vécu une bonne expérience, car le télésecrétariat lui a fourni un service personnalisé. Outre le contact humain, il se sent écouté et compris par son interlocuteur.
Grâce à leur empathie, leur sens de l’écoute et du relationnel, les télésecrétaires médicales à Madagascar réussissent à offrir une expérience patient positive. Un patient satisfait va recommander les services du cabinet médical. Par conséquent, recourir à un professionnel permet d’améliorer l’image de marque de l’établissement de soins ou de la permanence téléphonique.
Prise de rdv médical externalisé : une gestion administrative moins contraignante
Il est connu que les permanences téléphoniques en France ont du mal à compléter leurs équipes. C’est pourquoi, les dirigeants de ces entreprises sont occupés dans la gestion RH. En externalisant leurs activités, notamment la prise de rdv médical, ils peuvent se focaliser sur leur cœur de métier.
En effet, la recherche de candidats, la diffusion des offres d’emploi, l’entretien, la gestion des arrivées et des départs sont des tâches qui monopolisent leur temps. Grâce à la sous-traitance auprès d’une permanence téléphonique offshore, ils délèguent une partie de leur service administratif.
Un responsable recrutement se charge de trouver les meilleurs profils. Outre le processus de recrutement, l’entreprise de télésecrétariat gère tout ce qui concerne la gestion administrative du personnel. Cela concerne le salaire, les congés, les plannings, les charges sociales, etc.
Pour finir, en cas de prise de congé ou d’arrêt-maladie, une équipe dédiée peut assurer la continuité des services. Les rendez-vous sont gérés efficacement. Ce qui réduit le risque d’erreurs et de double réservation. En outre, l’outsourcing de la prise de rendez-vous rend plus facile la gestion complète des cabinets médicaux.
Externalisation de la prise de rendez-vous médical : des exemples chiffrés
Si vous hésitez encore à faire appel à un service de télésecrétariat médical à Madagascar, nous allons illustrer les avantages de ce service par le biais de ces données chiffrées :
- Coûts salariaux : les salaires des employés malgaches sont plus bas que ceux en Europe. En 2021, le salaire mensuel à Madagascar était d’environ 188 Euros, tandis qu’en France, il est de 1554 euros par mois.
- Volume d’appels : une étude réalisée par le site WebMD a révélé que les centres d’appels médicaux peuvent traiter jusqu’à 5 fois plus d’appels entrants qu’un secrétariat téléphonique classique.
- Plage horaire : les entreprises de permanence téléphonique à Madagascar sont souvent disponibles 24h/24 et 7j/7, offrant ainsi une plus grande disponibilité pour répondre aux besoins des patients.
- Compétences : la politique de recrutement d’une entreprise de télésecrétariat exige que les secrétaires téléphoniques soient diplômées de l’enseignement supérieur. Elles doivent également posséder des compétences linguistiques et techniques et une connaissance du fonctionnement de l’environnement médical en France.
Quelques conseils pour bien choisir l’offre adaptée à vos besoins
La prise de rdv médical à Madagascar est une pratique courante. C’est pourquoi, les télésecrétariats sont de plus en plus nombreux à évoluer sur le marché. Pour vous aider à comparer les différentes offres et choisir le secrétariat médical externalisé adapté à vos besoins, voici quelques conseils à suivre :
- La spécialisation de l’entreprise de télésecrétariat : peut-il accompagner un médecin spécialiste ? Ses services sont-ils uniquement dédiés aux médecins généralistes ?
- Les prestations offertes : certains calls center se limitent à la réception des appels. D’autres peuvent effectuer la prise de rdv médical par internet et réaliser d’autres tâches administratives.
- La compétence linguistique : il est très important de travailler avec une équipe sachant parler couramment la langue de communication des patients. De ce fait, demandez au prestataire des informations sur les compétences linguistiques de ses employés (superviseur, formateur, télésecrétaires).
- La disponibilité : c’est un critère important lorsque vous décidez de recourir à une permanence téléphonique à l’étranger. Il faut s’assurer que l’entreprise soit disponible pendant les heures d’ouverture du cabinet médical et qu’elle possède un service back-up en cas d’absence d’une télésecrétaire.
- La qualité des services : il faut demander au sous-traitant de vous expliquer comment il traite les appels et les urgences, comment il gère les rendez-vous médicaux, comment se passe le management d’équipe, etc.
- Le système de facturation : il faut vérifier que le mode de facturation vous convient. Est-ce à la tâche, au forfait ou au nombre d’appels entrants ?
En résumé, la prise de rendez-vous médical à Madagascar est la solution à envisager pour réduire les coûts, offrir plus de flexibilité, améliorer la planification des rdv et résoudre les problèmes liés à la pénurie de main d’œuvre. Si vous envisagez cette solution, il est important de trouver un prestataire compétent, fiable et transparent. Cela vous assure une qualité de service optimale et la satisfaction de vos clients.
