En quoi l’externalisation du standard téléphonique peut-elle aider votre établissement de santé ?

Cela fait maintenant quelques années que l’externalisation du standard téléphonique est à la disposition des professionnels de santé. On parle là du service qui assure la réception des appels entrants ainsi que le traitement des demandes par téléphone. Tel un accueil physique, cette fonction est cruciale pour transmettre une image positive de votre établissement. Généralement, elle est assurée par une secrétaire en interne, ou à distance.

Cependant, faites bien attention, les patients n’apprécient pas le fait d’être accueillis par une secrétaire débordée. C’est-à-dire, celle qui les fait attendre trop longtemps. Non seulement c’est un signe de manque de professionnalisme, mais cela génère également de l’inquiétude et un sentiment de mécontentement chez les patients.

A cet effet, il est primordial que vous misiez sur la qualité du standard téléphonique médical. Dans cet article, nous allons vous proposer une solution pratique pour optimiser ce service.

Les principales difficultés de la gestion du standard téléphonique

La fonction d’un standard téléphonique est l’un des services chronophages de divers types de professions, y compris le médical. Toutefois, c’est une tâche importante. Elle est accomplie par la secrétaire ou les professionnels de santé eux-mêmes. De ce fait, pour être certain de son efficacité, il faut mettre en place une meilleure organisation au niveau du service client et satisfaire les attentes des patients. Externaliser peut être une alternative très intéressante.

Cependant, de nombreux personnels médicaux ont des difficultés à maîtriser cette fonction. Et cela peut impacter directement l’image de l’établissement de santé, surtout lors d’un pic d’activités. Le fait que votre ligne téléphonique soit en surcharge dérange beaucoup les patients. A cet effet, le standard  téléphonique médical doit être capable de gérer simultanément plusieurs appels, tout en garantissant la qualité. Ce qui s’annonce être un peu difficile pour une gestion en interne.

Externalisation du standard téléphonique : pour des patients satisfaits

Actuellement, il existe plusieurs manières d’entrer en contact avec une entreprise. Cependant, le contact par téléphone reste le plus privilégié, et cela se remarque très bien dans le secteur du service client médical. A cet effet, les professionnels de santé se doivent de mettre en place un accueil téléphonique de qualité. Étant ainsi le reflet de votre professionnalisme et la vitrine de votre unité de soin, opter pour son externalisation est la garantie d’une bonne réputation.

Le centre d’appel médical chargé de cette fonction propose diverses solutions aux services du quotidien des professionnels de santé. Tout d’abord, ils proposent des télésecrétaires médicales expérimentées capables de réceptionner les appels avec efficacité, malgré l’importance des flux. Elles sont formées aux spécificités de chaque praticien, et seront en mesure de travailler selon leurs directives.

Faire appel au télésecrétariat médical pour une organisation allégée

Les avantages ne s’arrêtent pas là. L’externalisation du standard téléphonique vous permet également de vous concentrer davantage sur vos patients. Aussi, c’est un moyen efficace pour organiser les absences et les congés de vos équipes en interne. Et par-dessus tout, la pratique permet d’anticiper les périodes où vous prévoyez la période de débordement d’appels. L’externalisation du secrétariat médical dispose de plusieurs fonctionnalités pour y faire face.

Bref, les prestataires externes interviennent selon vos besoins et selon vos directives. De la réception des appels jusqu’à la prise de rendez-vous médical, en passant la transmission des appels et la gestion des agendas médicaux, elles sont d’une grande aide au quotidien des professionnels de santé. Et même, elles peuvent assurer un service de permanence téléphonique médical en dehors des horaires de travail classiques.

Externalisation du standard téléphonique pour réduire les dépenses

C’est un fait, la maîtrise des coûts est l’une des raisons qui font que l’externalisation intéresse de plus en plus les professionnels œuvrant dans le secteur médical. Quelle est la raison de ce succès ? Une mise en place en interne nécessite de nombreux équipements tels que les casques, les ordinateurs, et les matériels de bureau. Les frais d’installation, les charges salariales ainsi que les coûts d’embauche n’en sont pas exclus.

De ce fait, une externalisation du standard téléphonique vous évite de payer tous ces frais. En effet, vous serez en mesure de faire davantage d’économies en vous libérant de tous ces coûts. D’ailleurs, de nombreux centres de contact client proposent des contrats sans engagement, et des prestations ajustables selon les besoins de votre établissement médical. De cette manière, vous n’aurez aucune dépense supplémentaire à prévoir. Vous ne paierez que les services demandés.

Pour garantir la sécurité des données confidentielles

Pour les professionnels de santé, la gestion des appels médicaux présente de réels enjeux en ce qui concerne cette confidentialité. Dans le cas où les praticiens décident de prendre en charge cette fonction, c’est certain qu’ils auront des difficultés à s’isoler pour répondre efficacement aux sollicitations téléphoniques des patients. Ainsi, cette confidentialité n’est pas entièrement garantie, alors qu’il s’agit d’un critère obligatoire dans un domaine aussi délicat que le médical.

A cet effet, la solution d’externalisation est la plus adaptée. Elle permet effectivement de respecter les le secret professionnel, et l’échange entre le médecin et son patient. De cette manière, vous éviterez le risque de fuite des données sensibles. Dans un call center médical, comme Serenity, ils utilisent des logiciels spécifiques, dédiés à la sécurisation des informations. Ils sont conformes aux lois en vigueur pour assurer la légalité des activités du médecin.

Externalisation du standard téléphonique : profit d’une personnalisation de l’identité sonore

L’externalisation du standard téléphonique donne la possibilité de bénéficier de quelques fonctionnalités qui ne sont pas disponibles pour une gestion en interne. En effet, elle propose de nouvelles prestations permettant de personnaliser votre accueil téléphonique médical, ainsi que les autres services dont vous souhaitez bénéficier. De manière générale, ces personnalisations concernent :

• Le message d’accueil ainsi que le répondeur
• Suivi des consignes des médecins
• Un accueil personnalisé
• Harmonisation des audio utilisés pour une gestion externe et interne.

Externalisation du standard téléphonique à Madagascar : est-ce une bonne idée ?

Ces dernières années, le secteur des nouvelles technologies en télécommunication sur la Grande-Île connaît un grand essor. En effet, De câbles en fibre optique et faisceaux hertziens sont actuellement disponibles pour permettre aux utilisateurs de profiter d’une connexion Internet très haut débit, supérieur à 100 Gigabit. C’est l’un des points positifs d’externaliser le standard téléphonique médical ainsi que de la relation client dans le pays. Un centre d’appel médical à Madagascar profite de cet avantage.

Tous les centres d’appels médicaux implantés à Madagascar recrutent des jeunes diplômés qui souhaitent acquérir une première expérience professionnelle. Ayant une parfaite maîtrise de la langue française, ils n’auront aucune difficulté à se lancer dans les métiers de la relation client médicale dans les centres d’appels médicaux. C’est une qualité permettant à ces centres de proposer des prestations francophones de qualité.

Externalisation du standard téléphonique chez Serenity

Notre centre d’expertise en secrétariat téléphonique médical à Madagascar, Serenity, soulage les professionnels de santé des tâches chronophages et récurrentes, pour améliorer leurs performances dans leurs secteurs d’activités. En effet, notre intervention permet d’augmenter le nombre de vos consultations, ce qui peut assurer la rentabilité de votre service. Bref, nous garantissons un niveau de compétences confirmé et immédiat pour optimiser la prise en charge de votre patientèle.

Expert du standard téléphonique externalisé, nous nous assurons de répondre aux appels de vos patients, de gérer les rendez-vous médicaux, de transmettre les messages aux médecins, et d’établir le planning médical selon les créneaux du médecin. Pour parvenir à mener à bien chaque tâche confiée à notre équipe, nous utilisons les logiciels les plus performants et efficaces : Doctolib, Maiia, Callibri et Ubicentrex.

Que gagnerez-vous en faisant appel à l’équipe de Serenity ?

L’équipe de Serenity est composée de télésecrétaires médicales à Madagascar maîtrisant les procédures et les outils nécessaires pour fournir des prestations de qualité. En effet, notre savoir-faire et notre expérience dans le secteur médical assure des compétences de premier ordre et une gestion performante de votre activité. De manière générale, notre prestation inclut :

• Un accueil téléphonique personnalisé pour chaque patient qui appelle
• Une réduction des temps d’attente lorsque les patients essaient d’entrer en contact
• Un niveau élevé de qualité d’écoute et de professionnalisme lors de l’échange
• Un accès non limité à l’agenda médical en ligne
• Une transmission des consignes aux télésecrétaires médicales expérimentées chargées de la fonction
• Une prise de rendez-vous en ligne pour faciliter la tâche aux patients et aux médecins
• Une prestation de qualité et entièrement francophone
• Un savoir-faire reconnu et apprécié depuis maintenant de nombreuses années

Bref, n’attendez plus d’être immergés par les appels téléphoniques intempestifs pour prendre la décision d’externaliser le standard téléphonique. Serenity peut vous aider en assurant le service de permanence téléphonique médical efficace, permettant de renforcer l’image de votre établissement.