Secrétariat téléphonique médical externalisé : pourquoi faire appel à Serenity est-il avantageux ?           

Le secrétariat téléphonique médical externalisé est l’une des solutions les plus prisées par les corps médicaux pour gérer leurs appels. En effet, entre le secrétariat médical classique et le télésecrétariat médical, le choix des professionnels de santé est fait. La seconde option est la plus évidente. Elle est particulièrement adaptée aux praticiens, travaillant au sein d’une unité de soin, et qui souhaitent améliorer la gestion de leurs appels entrants.

Cette alternative a comme objectif d’éviter d’interrompre les consultations en cours et d’optimiser l’organisation administrative du cabinet médical. Pour ce faire, la pratique se base sur une offre très diversifiée qu’il est souhaitable de choisir essentiellement le bon prestataire de services en fonction des besoins et des exigences du métier.

Ce prestataire va permettre à l’entreprise de se positionner favorablement au sein de la rude concurrence qu’il y a actuellement sur le marché de l’externalisation. Comment un centre d’expertise aussi réputé que Serenity assure ce service ? Les réponses dans cet article.

Une petite présentation

Bien qu’on pense que les tâches les plus durs sont celles des professionnels de santé, on oublie souvent l’intervention et l’importance d’une secrétaire médicale dédiée. En effet, l’opinion générale de la patientèle dépend entièrement de son accueil et de son service. Ainsi, la secrétaire médicale est le pilier principal qui a entre ses mains l’image de votre établissement grâce à la qualité de ses prestations.

Le processus du télésecrétariat médical consiste à déléguer à un prestataire de service extérieur les travaux d’une secrétaire médicale classique, qui sont généralement : la réception des appels entrants, la gestion des rendez-vous médicaux, la gestion d’agenda médical, la prise en charge des courriers, la relance des rendez-vous médicaux, etc. Le service est actuellement fourni par deux types de prestataire : des prestataires indépendants et des entreprises de télésecrétariat médical.

N’ayez pas peur de déléguer avec Serenity

Une entreprise de télésecrétariat médical de qualité, telle que Serenity, est en mesure d’assurer la gestion des appels entrants,. Cette externalisation est justifiée par de nombreux avantages. Premièrement, il s’agit d’un service flexible qui peut répondre aux besoins spécifiques de chaque structure de soin. Effectivement, le secrétariat téléphonique médical externalisé dispose cet aspect « sur-mesure » qui le rend particulièrement intéressant.

D’un autre côté, cette fonctionnalité est également très intéressante pour éviter le surcoût. En effet, le donneur d’ordre aura la possibilité de ne payer que  les travaux effectués. Il peut choisir sa formule selon ses moyens et ses besoins. Bref, que ce soit au quotidien, ou encore pour faire face à un débordement ponctuel ou pallier une absence ou assurer une permanence du service de secrétariat médical durant une période déterminée, nous vous fournirons les services adéquats.

Secrétariat téléphonique médical externalisé : une solide structure de formation

Pourquoi suivre une formation est devenu indispensable dans le domaine du secrétariat médical à distance ? Tout simplement parce qu’il permet aux télésecrétaires médicales de s’adapter aux circonstances évoluant du domaine. En effet, il est important qu’elles restent opérationnelles, et parviennent à suivre la cadence de cette évolution. Par ailleurs, elle permet également à l’établissement de proposer des services de qualité, grâce à les compétences de ses agents.

C’est justement pour ces raisons que chez Serenity, nous ne manquons pas de former chacune de nos télésecrétaires médicales avant la prise de poste. Il est à souligner que nous recrutons uniquement des agents expérimentés pour assurer la qualité du service. Après l’entretien de sélection, le client le finalise pour valider la candidate, et la formation peut commencer. Généralement, elle dure entre une à deux semaines selon les compétences de la télésecrétaire.  

Secrétariat téléphonique médical externalisé : un challenge pour chaque télésecrétaire médicale

Engagement accru, amélioration de la satisfaction, perfectionnement continu, amélioration de l’efficacité,… bref, il y a de nombreux avantages à motiver le personnel. En effet, des employées motivées sont en mesure d’accroître la productivité d’une structure et atteindre un niveau de production beaucoup plus élevé. Dans le cas contraire, elle constitue à elle-même une perte de temps et de ressources, ce qui peut impacter la production en générale.

Chez Serenity, nous faisons bien plus que de simplement les rémunérer. En effet, nous avons mis en place des challenges trimestriels pour motiver l’équipe en place et attirer d’autres télésecrétaires médicales à intégrer notre équipe. Il peut s’agir d’un bon d’achat, d’un chèque-cadeau, ou bien d’autres encore. Le challenge se base généralement sur la qualité de leur travail et de leur assiduité. Les conditions, c’est qu’elles ne reçoivent ni de retour négatif, ni de remontée.

Secrétariat téléphonique médical externalisé : un encadrement d’équipe efficace

Les professionnelles travaillant chez Serenity justifient d’une grande expérience du métier et seront en mesure de fournir un travail de qualité. Les managers sont les principaux responsables de cette qualité. Leur rôle consiste à réussir à faire travailler une équipe composée de personnalités différentes dans le but d’atteindre un objectif commun. Cette fonction n’est pas toujours aussi évidente. Des qualités spécifiques sont attendues d’un bon manager.

Chaque opération de secrétariat téléphonique médical effectuée par Serenity se fait sous la supervision et l’encadrement d’une équipe professionnelle et une structure hiérarchisée, allant du Directeur de site, jusqu’au Responsable de Formation, en passant par le Responsable Opérationnel d’Activités. Ces derniers assurent la cohésion des collaborateurs, les conduisant à coopérer pour réaliser le projet qui leur est confié. Ils sont ainsi garants du développement des compétences de l’équipe et de l’épanouissement de l’intelligence collective.

Secrétariat téléphonique médical externalisé : le service back-up

Le service back-up constitue un levier de satisfaction et de fidélisation des patients. En effet, c’est une organisation de travail spécifique qui consiste à la disponibilité de quelques télésecrétaires médicales désignées sur une période et des horaires déterminées pour assurer la continuité du service. Ces dernières doivent pouvoir intervenir rapidement en cas de nécessité, voire même, d’urgence.

Les établissements de santé figurent parmi celles qui sont les plus concernées par ce service back-up. En effet, ils sont dans l’obligation de rester joignables en cas de besoin. C’est pour cette raison que Serenity propose ce service. Nous mettons en place une équipe dédiée qui s’occupe continuellement des missions même en cas d’arrêt maladie, d’absence ou de congé d’une télésecrétaire médicale. Ainsi, vous aurez la certitude que vos activités continuent sans interruption. 

En résumé, la prise en charge du secrétariat téléphonique externalisé par un professionnel sera une garantie sur la qualité du service proposé. Serenity vous prouvera l’efficacité de la stratégie qu’il a mise en place. N’hésitez pas à nous contacter.